美术作品背后的故事——北京画院美术藏品普查工作侧记

□ 张 蕾、陈 倩、黄 戈（北京画院艺术部）

美术作品背后的故事——北京画院美术藏品普查工作侧记

□ 张 蕾、陈 倩、黄 戈（北京画院艺术部）

美术馆作为艺术类博物馆，承担着对于国家近现代以来视觉文化成果的研究梳理、收藏展示、公共教育的重要职责，它承载着国家的文化积累的使命。总体来看，我国美术馆事业仍处在起步阶段，尤其是在藏品管理方面还存在有待改进的地方，在文化行政主管部门日常管理及相关统计资料的基础上，文化部进行了全国美术馆藏品普查工作的调查，并确定了开展普查工作的政策依据。

由文化部组织开展的全国美术馆藏品普查工作，是一项以摸清全国美术馆藏品家底情况、提高美术馆专业化水平为基本目标，以调查国有美术馆藏品资源、采集藏品信息为基本形式，以数字化的影像采集技术、数据存储技术和网络技术为基本手段的工作。国家文化财产的清查工程，美术馆业务能力的提升工程和数字文化资源建设的基础工程，对于加强美术馆行业管理，提升美术馆公共文化服务功能，推动美术事业的繁荣发展都具有重要意义。

开展美术馆藏品普查，是一项复杂的系统工程，工作任务繁重，需要大批具备专业知识并经过专门培训的普查工作人员。此次普查使数据采集工作初具规模，标准体系初步形成，信息系统初成架构，人才培养初显成效，数据应用初步探索。此次普查工作历时一年半，期间遇到了种种的困难。

大部分试点美术馆开展了普查数据采集工作，由于缺少实践经验，在实际工作中难免存在一些问题。北京画院藏品多，工作量大，工作内容繁杂。此次普查需要普查队伍对藏品编码、藏品登记号、藏品名称、原名、类别、入藏日期、来源、创作年代、作者、质地、工艺技法、形态形制、主题、题识和印鉴、实际数量、尺寸、质量、完残程度、完残状况、保存状态、藏品著作归属权、藏品影像文件名、拍摄角度及规格等31个基本信息指标进行细致认真的核查和录入。普查中，调出藏品要通过入库、提用、出库三个环节，历时一年半的普查工作，经历了严冬酷暑。在普查工作中，每次都需要从库里调进调出藏品，工作的强度可想而知。

《全国美术馆藏品普查工作规程》要求：所有参与普查工作的普查员、数据审核员、数据管理员均应参加普查机构组织的专业培训，掌握普查工作的技术和规范，取得专门的普查培训证书。而在这方面的人才匮乏一直是我国美术馆行业所面临的实际问题，也是制约普查工作正常开展的瓶颈。目前，美术馆藏品管理人才队伍与普查工作的任务及时间要求具有较大差距，这就对普查人员培训工作提出了较高的要求。在普查工作前，普查队伍中的普查员都要经过严格的培训，积极阅读大量关于普查工作内容的知识，例如藏品的工艺技法、形态形制等。

文字普查员要具有一定的藏品知识与工作经验，能够熟练操作计算机，熟悉采集软件的应用。影像信息采集人员需要有一定的摄影技能与藏品知识，能够熟练操作摄影器材及计算机图像处理软件。数据管理员需要对藏品信息之间的逻辑关系进行核实，检查藏品作者与创作年代是否相符。普查队伍要多次阅读《全国美术馆藏品普查工作手册》里面的工作重点问题，普查工作人员都具有一定的技术基础，确保实现工作的无误差。

普查工作进行前，普查队伍要先对已拍过的2600件藏品的反转片进行扫描，避免藏品重复出入库对藏品带来的损伤，之后再对未扫描的藏品进行拍摄。在普查过程中也要严格遵守《北京画院藏品、藏品档案及藏品画库管理规定》，对画院藏品设立专库，专库钥匙由3名人员分别保管。在提用藏品时，经部门领导批准方能进入画库，严格执行3人同进库、同出库的规定，出入库环节完整，如实填写提用凭证，严格履行批准手续，以确保藏品的安全及普查工作的顺利进行，杜绝隐患的发生。

在普查过程中，采集藏品的影像信息是全国美术馆普查工作的一项重点工作内容。影像是藏品本体的重要信息载体，是普查档案的重要组成部分，是藏品信息数据的价值所在。这次普查，我们共拍摄了三万多幅作品，在准备工作上也下足了工夫。拍摄人员阅读了很多的拍摄知识，对于附属设备的准备，也是按照《全国美术馆藏品普查工作手册》上所要求的，例如，在选择背景纸颜色这一点上选择了灰色。同时拍摄小型立体藏品也使用了拍摄架，以保证藏品的稳定、牢固，以保障藏品的安全。在场地的选择上，我们也选择了封闭、不透光，便于布光的地方，在灯光方面也采取了色温标准，功率大且稳定的设备。同时也要确保拍摄场地无障碍。

在采集信息过程中，普查队伍严格采集藏品的信息，做到信息完整准确，不重不漏。所谓“不重”就是每件（套）藏品不重复登记。“不漏”则指凡是美术馆正式收藏的藏品，都要登记，不得遗漏。按照标准，认真填表；摘录信息，忠于总账；注重关联，钩稽正确；详细准确，避免空项。做到与影像文本正确关联。

此次普查工作共采集藏品7251条，并且多完成77件藏品的上传工作。

此次普查工作，普查队伍工作量大，人手少，但普查队伍的工作并没有因为人少而松懈，努力做好普查工作的每一步。

在数据审核过程中，按照《成本管理体系术语》给出的定义——审核是对记录以及事实陈述等信息进行客观评价的过程进行审核。根据美术藏品普查工作的要求，数据审核分为文字审核、影像审核、内容审核和关联审核。每个普查人员都要严格遵守《全国美术馆藏品普查工作手册》的规范要求进行操作。

为了保证美术藏品普查采集工作进度和数据质量，需要调配与之相应的数据审核员。数据审核员要熟悉美术藏品情况，熟练运用计算机，掌握美术藏品普查相关标准等。在普查工作之前，普查队伍中的数据审核员要做好相应的准备工作。

在藏品信息采集过程中，进行藏品信息的录入成表。普查队伍对每一件藏品信息严格检查，对七千多件藏品的信息进行逐个认真对查，对藏品的31个基本信息进行3次核查，以确保信息的完整准确，并对以往没有完整信息的数据进行补充和完善。整个藏品普查数据的形成是按标准、守规则的，并且满足了实体信息和点子数据的双重特性。

在普查工作过程中，普查人员要在兼顾其他工作的同时，还要在预计的时间内完成对于七千多件美术藏品的普查工作，实属不易。

开展美术馆藏品普查工作有利于保障国家文化财产安全，充分发挥美术馆藏品价值和作用，对于构建和完善现代公共文化服务体系、普及美术文化具有重要意义。

北京画院是全国美术馆藏品普查工作的试点单位之一，进入全面普查阶段后，除了完成日常工作，面对馆藏的七千余件藏品，任务可谓艰巨。北京画院典藏部工作人员是此次普查工作的主力，并另外聘请普查助理人员协助其工作。整个团队划分为4组：摄影组负责采集藏品影像；库房组负责安排作品出入库到摄影组拍照，并采集藏品的文字信息，将文字信息与图片信息整合录入采集软件；协调兼图片管理小组主要负责协调人员、调配设备、跟踪进度、把控质量、问题汇总等；审核组负责审核采集信息并上传至全国美术馆藏品普查办公室信息系统。

在硬件设备上，北京画院为普查工作专门配备了4套大型专业影像采集设备以及专门用于普查工作的电脑，建立了由服务器、NAS网络存储、大容量存储硬盘组成的藏品普查数据保存和系统备份，以满足“大型作品”“民间艺术”“国画、油画、雕塑”和“版画及综合艺术”4大类作品的信息采集工作。

此外，北京画院为确保藏品安全和信息安全，面对不同类型、不同体量、不同年代、不同质量的藏品，温湿度、光线等因素在普查过程中都必须考虑，以往我们说典藏人员要养成“慢性子”，就是要对藏品高度负责，每个过程都要认真细致地操作。尽管时间紧、工作量大，面对巨量的珍贵藏品，仍必须慎之又慎。

在时间紧，任务重，人员、场地有限的现实条件面前，北京画院典藏部主任经常挂在嘴边的是“安全”二字，每个普查团队人员都以认真的态度对待每一件藏品。

从普查工作的流程表上可以看到，团队工作流程大致分为：库房采集文字信息→作品出库拍照→拍照后安全回库→图片小组进行图片处理→处理后的图片返回库房与文字信息整合录入→审核员审核→上传至全国美术馆藏品普查办公室信息系统几个步骤。除了藏品自身的安全最为重要外，在普查过程中，我们也极为重视藏品信息的准确和安全。为了确保信息准确性，要求参与相关工作的人员做到对标准的理解及操作认识的统一。相关人员在普查工作过程中遇到问题必须记录下来，在讨论会上将自己遇到的问题提出来，商定统一解决办法，防止因理解的不同造成解决方法的偏差。而对于信息安全，画院主任曾说过，藏品信息属于重要的信息资源，在没有制定完善的发布及使用办法前不能泄露。为此，北京画院和外聘的工作人员签订了保密协议，与协作单位也签订了将信息安全作为重要内容的合作协议。

典藏部日常工作十分繁重，不仅承担着策划、实施藏品陈列展及日常出入库、新收作品交接整理等工作，还要满足日益增多的图片和作品外借需求。日常工作加上紧张的普查工作，整个典藏部工作人员一直处在高负荷的工作状态中。基于此，为了提高普查效率，普查团队根据工作特点，将同类库房的工作人员两两组合，一组在库房，一组在拍照，既保证工作人员有时间进行日常工作，又能保证普查工作的正常进度。

第三阶段是普查验收汇总阶段，主要任务是进行普查资料的整理、汇总、验收、评估、总结、数据库建设和公布普查成果。画院普查团队每个人都有着强烈的责任感，真正做到“严而又实”，按照标准仔细填写。根据“统筹规划、统一标准、统一平台、馆为单元、控制质量、交互共享”的原则展开工作。

通过此次普查工作的开展，普查队伍对普查的标准和规程有了更加深入的理解。普查人员将以此为契机，把此次的普查经验运用到北京画院的日后工作实践中，确保按时按质完成任务。