论新形势下大学档案管理工作的变化

童静

（湖南财政经济学院，湖南　长沙　410205）

论新形势下大学档案管理工作的变化

童静

（湖南财政经济学院，湖南长沙410205）

高校学生档案完整记录学生大学校园生活、学习和社会实践等方面的内容，是对学生整个大学生涯学习生活的重要总结.高校学生档案的记录不仅是学校记录学生学习表现的一手资料，也是国家依此挑选和使用人才的根据，更是学生走向社会企业要查看的重要档案和人才任用依据.因此进行学生档案的有效统计和管理工作，特别是教学档案管理，不仅能够记录学生的学习活动，使所有的学生资料管理形成系统，也对高校教学实践等工作的改进和教学质量的提高具有巨大帮助.

新就业形式；高校学生档案；管理工作；意义思考

高校学生档案是高校所有管理工作的重中之重，也是高校对学生管理的主要方式；其次它是高校学生在自我简历的书写和用人单位人才选用参考的重要数据材料，对学生未来的发展起着至关重要的作用.由于当前国家不再分配工作，实施自主择业的就业政策，因此学生档案和简历的记录成为得知人才学历水平的重要依据.高校科学、合理的档案管理有利于以后资料的方便查找，有利于学生档案作用的发挥，也有利于维护学生自身利益和社会用人企业的档案查询工作.

1　高校档案管理的特点

高校档案，特别是高校教学档案的管理及其重要，它具有以下几个特点：由于教学是教师教和学生学之间的结合，因此教学档案不仅仅掌握在教师手中.教学档案分散在教师、学生和高校管理者的手中，材料也具有分散的特点；高校教学档案由于科目的繁多，包括自然科学、社会科学和新兴的边缘科学等多种科学，同时还涉及招生计划、分配措施、专业设置、教学安排、教师管理、学生管理等方面，因此具有复杂的特点内容；高校教学活动的主要目的是培养具有高等学历的相关专业人才，通过专业的教学模式对学生进行培养，因此有必要建立完整的教学管理档案.

2　高校档案管理在高校管理中的重要性

高校档案管理特别是教学档案管理，对高校教育管理工作有着巨大的帮助.教学档案管理推动高校基层教学改革，基层教学管理的发展.教学档案管理的步骤如下：教育工作者从存在的教学材料中摸索经验，把传统教学中老旧的部分抛弃，改换全新的档案管理模式.通过对教学过程、教学方法等方面的改革，全面的提升教育管理水准.除此以外教学档案的管理使管理人员能够及时掌握学生信息，以及及时的接受教育信息的反馈工作.这样不仅对高校学生的学习管理工作有巨大的帮助，而且能及时发现学生学习中的问题.高校根据学生的学习特点进行培养，能够使学生发挥自己的特长，最大限度的实现自我的价值；教学档案管理是教学管理工作的基础.教学档案管理工作，能够详细而准确的提供高校学生的学习程度和身体素质等方面的资料，教育工作者在获得学生问题后，可以采取相应的措施改革教学方式，提高学生的学习成绩；高校教学档案能够长期有效的保管学生学业信息.教学档案只是学生学习管理的形式之一，同时还存在着其他的教学管理方式.在学生的学籍丢失以后，学生教学档案就会发挥其巨大的作用.由于学籍档案长期留存的特性，学生能在多年以后对自己学籍和学习方面的情况进行查询，也是企业查询学生的学历和学习情况的重要根据.

3　新形势下高校档案管理工作的意义

（1）高校学生档案管理对学生本身，就具有极大的促进作用.学生档案的管理促使学生审视自身的缺点和不足，比如：学习方面，生活方面等等，从而有目标、有计划的进行改变.学生档案管理的主要内容是：完整的记录学生在学校的学习生活状况，促进学生在德智体美劳等方面的全面均衡发展，对学生个人成长和未来就业起着至关重要的作用.学生档案管理能够有效的应对学生管理、人才选拔、就业和教学质量的提升等一系列的问题，全面而具体的给出整个高校体制运行的基本框架.通过对学生能力、水平和学习结果的考察，使老师和其他教育管理人员能够妥善的调整工作中的失误和不足之处.最重要的是它在管理学生的基础上，间接的调动学生学习、实践和参加公共活动的积极性，促进学生在竞争中成长，在成长中鼓励的良性学习机制.学生在查看自己的学习档案后，能够根据不足之处努力改正，同时也能看到别人的长处去学习，还能照顾到那些学习有困难的同学，互帮互助共同提高，这就是高校档案管理工作的最终意义.

（2）高校学生档案能使企业事业单位详细而准确的掌握招聘人才的学历和相关的学习情况.学生的最终归属是社会的就业，因此学生在进入之前的学习必不可少；同时学生在进入社会后，需要掌握一系列的专业技术，才能获得自己想要的报酬.学生专业技术评判以创造效益的大小为最终的标准，因此学习档案的提供能使企业快速的确定人才优势，根据人才专业特长分配和选择适合其发展的工作，保证人才都能够物尽其用.因此企业单位需求是高校学生档案建设依据的重要因素之一，除此之外还要看人才自身的素质文化水平和专业技术能力，而学生档案的查看只是选拔人才的基础，最重要的是能力的培养和腰围企业带来持续的效益收入，这是目前企业关注的重点之一.随着经济的迅速发展人才急剧增多，与此同时带来就业困难的问题，而大学学历的普及化使企业在人才的选择上也困难重重.因此高校学习档案能够使企业单位看到学生在大学的表现，甚至是学生一些不为人知的一面，这有利于企业对学生的全面了解.学生在就业的过程中，首先要注重自己的外表形象，同时还要展现优良的素养，使自我在众多的人才中脱颖而出，在企业苛刻的要求下完成自己的任务.

（3）档案材料积累和档案工作进行有利于企业的长久发展.学生档案管理为学校教育事业的发展，相关专业水平和方向的选择提供大量的现实依据，指明其存在的问题和未来发展的道路.学生档案管理能够在发现问题的基础上，指出其需要改革的方面和方向，包括教师和其他教育工作者需要改革的方面和方向.只有这样，才能从根本上改变原有老旧的教学模式和教学内容，激发学生的学习积极性和教师的教学积极性，深化教学质量和水平的革新，促进相关专业的完善和发展.在人才平民化的今天，高校的不断扩招和就业形势的日益严峻形成重要的矛盾，学生档案的建立和管理，从根本上杜绝学生那种不思进取，只是为得到大学文凭的思想；调动学生学习积极性的同时规范学生的行为，也使高校的管理制度和管理效果显著提升.通过学生档案管理的建立，充满人文和学术气息的高校新风气正在逐步形成，这为高校未来的发展奠定基础.

4　新形势下高校档案管理工作改革

4.1完善档案管理体制

学生档案管理体制仍处于发展阶段，粗放式管理现象时有发生，违规问题市场出现；同时学生档案的分类，移交手续后续办理工作也不专业，常出现档案流转错误和归类信息混乱的情况，因此档案的安全性和保密受到严重的威胁.如今严峻的就业形势下，很多毕业生选择把档案暂时留在学校的做法，这样一方面加大学校的工作难度，也是档案的分类管理工作受到挑战，因此新时期档案管理需要做全面彻底的改革.首先应该使档案管理人员重视档案的管理工作，通过宣传教育的方式使他们意识到档案关乎着学生的就业和未来，提高全体教育工作人员对档案的高度重视；其次是大学生对自身的档案有正确的了解，在填写、交纳档案的时候应该做到准确、规范，档案的资料要完整.最后运用《档案法》对全校师生及所有工作人员进行教育，鼓励学生将自身的档案带回自己的生源地的做法，同时让事业单位对学生的档案进行接收，使档案能够跟随学生完成自身一系列的政治活动，保证人才的全面稳定的发展.

4.2充实档案管理队伍

档案管理人员的增多的前提，是管理人员素质的全面提升.目前我们了解到学生档案管理人员的缺乏是高校普遍存在的现象，学生档案管理大多是由图书管理人员和辅导员兼职管理.及时有些学校配备少量的专业学生档案管理员，也很难满足日益增长学校扩张的需求，目前的学生档案管理工作进展令人堪忧.与此同时专业档案管理员的工作能力和专业程度并不像很多人想想象的那样高，他们在很多管理环节上都会存在这样那样的漏洞.而真正的专业档案管理员少之又少，他们不仅需要对学生档案进行分类管理，还要回制作学生档案表格，对不同的档案进行网络的统计和分类，这对专业档案管理员是一个极大的挑战.因此我们需要培养更多政治思想素质高、法制观念强、专业知识、外语水平过硬、计算机技术和信息处理能力强的复合型专业档案管理人员.只有这样高校的档案管理工作才能高校、准确、有序、快捷的进行下去，形成一个信息与规范并存的现代档案管理系统.

4.3扩充档案材料范围

高校学生档案分类管理能够体现学生多方面的知识和才能，如专业特长、思维活跃性、社会适应性和艺术修养等等.但目前的学生档案管理中很少提及学生的多方面才能，支队学生的学习情况进行简要的介绍.在以后的就业环境中，企业很难从学生档案管理中看到学生除学习之外的其他优秀特长，这对企业单位全面准确的了解人才带来严重的影响；也不能依据人才的优势特长进行职业岗位的分配，这对人才的全面发展是极大的浪费.所以学生档案的管理应该根据实际情况进行填写和总结，在遵循实事求是的基础上尽可能挖掘学生身上的长处，使学生在以后的就业当中能够真正的发挥自己的作用和价值.

5　结语

虽然学生档案管理仍处于刚刚起步的阶段，通过不断的改革创新，包括管理人员和管理模式上的创新，为未来高校教育管理和专业的发展奠定坚实的基础，也为企业的人才选拔和任用具有重要的指导意义.高校学生档案管理在国家法律的要求下，在社会各界人士的支持和帮助下，建立起规范而具体的网络档案管理体系.关于其未来的发展和前进的方向，我相信仍需要社会各界持续的努力和高校管理的深化改革才能实现.

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2016-05-22