高校档案馆个性化信息服务研究初探

孙 焱

(吉林工程技术师范学院，吉林长春 130052)



高校档案馆个性化信息服务研究初探

孙 焱

(吉林工程技术师范学院，吉林长春 130052)

互联网使全球进入信息交互时代，高校档案馆的工作也在互联网的影响下产生了更多用户需求和服务类别。根据这种实际情况，本文对国内外高校档案馆的工作现状进行分析和研究，参考国外的先进经验，对我国高校档案馆开展个性化的信息服务进行探讨。

高校档案；信息服务；个性化；策略

1 高校档案馆开展个性化信息服务的背景

高校档案馆作为高校的教辅部门，拥有海量的学术信息资源，承担着信息资源交流与服务的重要职责。美国数学家维纳曾明确指出，信息的价值在于传播而不在于储藏。也就是说，档案不被利用，就会失去保管的价值与目的。所以，高校档案馆理应为高校全体师生和社会大众充分服务。

传统的高校档案馆存在信息资源开发能力差、信息服务水平低、服务理念与服务导向落后等弊病，严重制约了高校档案工作的发展水平，束缚了我国信息资源的交互使用。根据用户需求，有针对性地分析与研究高校档案馆的信息服务运作模式、管理策略等，为社会各界提供信息量充足、多元化、个性化的信息咨询与应用服务，是知识经济时代背景下信息技术迅猛发展对高校档案馆提出的必然要求。

2 高校档案馆开展个性化信息服务的意义

高校档案馆蕴藏丰富的档案资源，记载着校情校史。资源档案记录着先驱们为建设学校付出的心血，记载着他们为学校的发展拼搏的历程。近些年来，以毕业生人事档案、学生学籍档案、教学档案为代表的高校档案信息资源的特色专题也呈现出广泛的社会需求。此时，个性化的信息服务方式应运而生。如果档案馆能够为广大师生和社会大众提供个性化的信息服务，将极大地提高我国高校档案馆的信息使用效率，彻底打破以往的被动储存数据资料、仅能提供学生学籍档案查询或教师人事档案储存等低层次的服务方式，营造出善于应用网络信息技术，主动根据用户的需求提供集成化档案信息服务的新局面。

3 国内高校档案馆个性化信息服务的现状

我国高校档案馆的个性化信息服务系统建设尚未完备，研究的学者数量和学术成果较少，这是一个亟待研究与开发的领域。我国高校档案馆信息服务主要存在以下几个方面的问题。

3.1 尚未形成对个性化信息服务的系统研究

个性化信息服务作为高校档案馆在新时代下的主要研究课题，还没有形成系统的理论。现有的公开发表学术论文的学者大多是高校档案馆工作的一线实践者，侧重对信息服务的功能解析与工作流程的描述，而缺乏对高校档案馆档案信息服务的运作模式、管理策略方面的研究。

3.2 信息服务观念滞后

传统的档案馆多以收集、整理、归纳、储存为工作任务和目标，所以，大多数高校档案部门工作人员的思路普遍停留在传统工作流程上，而没有及时地更新观念。现有的高校档案馆信息服务研究成果，普遍滞留在传统档案信息服务研究之上。需要注意的是，随着信息服务技术的更新、信息服务资源的拓展以及信息服务对象的需求振荡，高校档案馆的信息服务理应紧随时代，对服务对象和信息技术的变化作出应对。

3.3 信息服务技能缺乏

高校档案工作人员的专业技能和岗位素质尚无法适应信息化时代对档案利用服务提出的新要求。著名科学家钱学森曾经指出，“现代化的图书馆、档案馆的人员，应该是信息专家和信息工程师，是信息系统的建设者。”要想将现代信息技术融入档案信息服务工作中，档案部门工作人员必须具备敏锐的信息供给意识、系统的档案服务专业知识以及高超的信息服务技能。但就当前的情况来看，高校档案馆现有的工作人员无论从知识结构还是业务能力上，都和现代档案馆工作人员应该具备的水平相距甚远。现代档案馆对工作人员的档案专业知识、档案编研能力和计算机应用能力均提出了较高的要求。

4 国外高校档案馆在个性化信息服务方面的经验

我国的个性化信息服务起步较晚、成果较少，因此，借鉴国外高校档案馆信息服务的经验来研究我国高校档案馆信息服务的创新模式，是高校档案工作者可以选择的一个工作思路。如美国采用档案、图书和资料一体化管理模式，信息服务对象很广泛，并不局限于本校师生，全球各地的人都可以通过互联网浏览高校网站并查找所需信息。他们的个性化信息服务方式主要通过数字档案信息服务来实现。其高校档案网站中，网站指南版块最能体现其服务方式的个性化。网站指南主要包括以下四个方面。

(1)在线咨询。随着网络信息服务的深入，在线交流的即时通讯效果得到了广大用户的普遍认可。用户可以在工作时间内通过网络直接与对方工作人员在线上进行即时通话。他们通常设有一个“提问我们”的图标，用户点击后会弹出一个对话框，只要在工作时间便可以实现与对方的即时交流。网站明确标示在线交流的有效时间，用户可自行掌握交流的有效时段。这种方式十分方便快捷，有利于档案工作者更好地理解用户需求，也有利于那些拥有难以描述的或非常见的特殊问题的用户更加清晰地表述自己的意见，充分体现以“以用户为中心”的服务思想。

(2)帮助功能。由于单个网站设有较多的超链接，用户在浏览时经常会被无关信息吸引进而打断，从一个位置超链接到另一个位置，多次移动以后，常常会忘记自己最初的访问目标。针对这种现象，美国高校档案网站专门开设了一个“帮助”栏目，对浏览者进行有效的引导；在标题栏下方提供与用户提出的问题相关或者存在联想的题目，并按特定顺序展示，方便其他浏览者提取使用。常见问题，在帮助栏中即可快捷找到答案；如果问题属于特殊性问题，用户可以通过邮件、电话、传真等手段向档案馆咨询。

(3)索引。国外网站惯对网站的资源建立索引，一般而言，是按英文首字母A-Z顺序排列的。信息之间不需要建立逻辑关系，其功能是向用户提供访问特定内容的入口。只要将关键词的首字母输入，即可搜索到被允许打开的任何界面，更加直观、便捷。

(4)输出与利用。国外的档案馆会向用户提供多种形式的输出和利用方式。多种形式的输出方式，包括“保存至本机”、“打印”、“输出到终端”、“发送短信至手机”以及“发送电子邮件”等。用户还可以订阅某一档案内容，订阅后，将会及时获得所订阅栏目的最新动态。

美国高校档案馆在个性化信息服务方面能够带给我们很多参考和借鉴。对其高校档案馆的信息服务展开研究，有利于国内档案馆开拓信息服务的视野，做好信息服务工作。

5 个性化信息服务的策略

高校档案馆要实现个性化信息服务的推广，应该整合资源，尽快建立起档案、图书、资料的一体化管理模式，并加快数字化建设的进程。

5.1 提高档案工作人员素质

高校档案部门可以通过送教辅人员出去进修或者引进档案管理专业人才，充实与更新档案馆工作人员队伍，使其获得突出的档案编研能力和专业的档案学管理知识。

5.2 提供资金和政策扶持

高校应该给予档案工作部门极大的支持，配备完善的硬件，再辅以政策倾斜，给档案部门完善个性化信息服务广开绿灯，使其尽快建立完备的信息系统，尽早实现丰富的个性化服务功能。

5.3 构建以用户为需求的数据库

档案馆数字化是帮助实现个性化信息服务的有效手段。参照美国国家档案局的ADD检索经验，我国应在档案检索工具上增强研发能力，满足不同层次的用户使用和查询需求，真正做到信息服务个性化。将档案馆内无需保密的的科技成果、教研成果以及信息资源等全部以数字化的方式输入网络，并定期审核开放的档案目录和文图信息，最大限度地满足不同访问者的需求，实现档案信息的共享。尤其是以学生档案、本校师生科研成果、人事档案、学历认证、以时间轴为序编订的校园新闻纪事等各类资源，需要尽快实现全文可搜索、可浏览、可复制等形式的服务，使高校档案馆的资源物尽其用，将信息服务扳入“个性化”的轨道。

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[2]邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].哈尔滨:黑龙江大学,2010.

[3]曹玲,王榕,颜祥林.分析与借鉴美国常青藤高校数字档案信息服务模式[J].数字与缩微影像,2013(3):30-34.

2016-06-15

孙 焱(1980- )，女，馆员，从事档案管理研究。

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2095-7602(2016)08-0145-03