知识管理在实际工作中的应用研究

◎北京航天自动控制研究所 常春 张云飞 刘迦明 周平

知识管理在实际工作中的应用研究

◎北京航天自动控制研究所 常春 张云飞 刘迦明 周平

随着型号任务的不断扩展与深入，效率与质量逐渐成为制约组织发展的难题，向管理要效益，提高组织的综合管理能力已成为航天各基层单位的重要研究方向。为充分利用组织中大量有价值的经验、成果，促进组织中资讯与知识的学习和共享，创新管理体制，北京航天自动控制研究所系统软件工程研究室自行研发了一套独立的基层单位综合管理平台一一知识管理系统。该系统是将管理思想和IT技术相融合，将组织中通过学习、实践所获得的认知、经验进行分类整理，集知识库管理、知识发布与积累、组织文化管理、投票选举于一体的知识管理系统，通过“分类存储、组织管理、学习/共享、再利用/创新”4个步骤实现知识的有效利用；将组织中大量离散的知识资产归纳整理成为集“个人、班组、科室”3个层级及“标准、质量、知识、产品化”4个方面的管理模式，由最初的静态管理过渡为动态管理，促进了知识的积累、共享与应用，提高了员工的工作效率。知识管理系统的核心部分就是知识的再利用与创新，通过知识管理系统的动态运转，大量的知识进入组织资产库，促进了知识的再利用，同时知识的积累与提炼加速了知识转化。

一、系统建设

1.总体思路

以现代知识管理为理论依据，以信息化手段为实现方式，北京航天自动控制研究所分析并构建了知识管理系统。该系统目前主要面向系统软件工程研究室，组织中包含软件研制标准、质量分析报告、专业开发小组、科研成果分享等大量知识资产，涉及从个人到科室、从科研成果到日常管理等多个维度。因此，系统设有标准/范例、质量管理、知识管理、组织管理、综合管理、软件产品化及问题交流7个版块，用户可以在首页登录并获得相应的查看和管理权限。

2.实施方案

项目以实际应用为着眼点，根据目前系统软件工程研究室的管理需求并结合已有的管理系统应用，研究所提出了知识管理的4个阶段（见图1）。目前，系统软件工程研究室已经达到第二阶段。

图1 知识管理的4个发展阶段

静态知识管理系统。这个阶段是知识管理的初级阶段，主要用于组织中大量标准规范、规章制度、文件档案、科研资料等各类文档的管理，实现分类存储及数据共享，以方便员工查找相关的资料。此阶段的常见应用如文档管理系统等。

动态知识管理系统。这个阶段是知识管理的发展阶段，主要的研究工作是如何动态解决工作中大量文档资料的版本控制、如何快速发布与反馈知识资源等，通过对知识体系的动态管理完成对组织知识资产的快速积累、共享及应用，更好地提高员工工作效率。此阶段的常见应用如知识管理系统等。

知识应用整合门户。这个阶段对知识的动态管理进行了进一步的细化，并实现了动态知识管理系统与门户网站的对接，达到了知识资产在流程执行过程中的关联和沉淀，形成了更加全面系统的知识管理应用。此阶段的常见应用如知识门户系统等。

智力资产管理系统。这个阶段是知识管理的升华阶段，将知识当作第四大资产进行全生命周期的管理，实现人力资本、组织资本、关系资本、知识资本的统一管理、评估与优化。

3.具体内容

知识管理系统在设计上采用分层结构，由数据层、服务层及应用层三部分组成，其中数据层为知识管理系统的数据管理层，负责结构化数据及非结构化数据的存储、访问及控制，并向上一层提供服务接口；服务层提供知识管理系统核心服务构件，如资产管理、内容检索等；应用层完成具体功能项的实现，并形成统一风格的界面展现。

目前，系统软件工程研究室知识管理系统主要包括7个功能模块，如图2所示。

图2 知识管理系统结构图

通过“分类存储、组织管理、学习/共享、再利用/创新”4个步骤来实现知识的有效利用，由最初的静态管理逐步转向动态管理，加速知识的沉淀、共享与应用，提高员工的工作效率。

分类存储。知识管理系统收纳、规整了组织中大量离散的知识、资产信息，如质量问题管理、科研成果管理、技术资料管理等。通过分类存储将其归纳整理成为3个层级4个方面的管理模式，集个人、班组、科室管理于一体，囊括标准、质量、知识、产品化工作。

组织管理。将党政工团及型号项目队伍、班组、兴趣小组等各类组织纳入知识管理系统的组织管理模块，实现组织信息、规章制度的共享，会议纪要、活动策划的在线编制以及新闻宣传、党费收缴的实时处理。

学习/共享。用户注册并登录后即可在终端进行浏览、下载与上传，实现知识的学习与共享，使组织资源得到有效的利用。以标准/范例板块为例，其分为软件生命周期、软件过程改进、软件产品化3个标准查询系统，可按照生命周期模型、过程改进阶段等多种模式查询相应的标准规范，下载组织中的优秀案例。同时，为提高基层员工培训及会议的有效性，系统提供了会议室预定、培训资料共享、培训考核、培训效果评价等功能，实现培训绩效全程追踪。

再利用/创新。知识的再利用与创新是知识管理系统的核心部分。通过知识管理系统的动态运转，大量的知识进入组织资产库，促进了知识的再利用；同时，知识的积累与提炼加速了知识转化，为创新提供了有力的资源保证，降低了组织运营成本，强化了核心竞争力。

二、应用成果

1.标准/范例与质量管理

从软件研制过程的角度，把各个阶段所需要的标准及规范罗列出来。一方面方便查找，另一方面具有针对性，可以提高对标准的执行和使用程度，利于标准的有效实施与改进。尤其是便于新员工学习，点开一个研制过程就有对应的研制标准和优秀案例可以参照执行。

在质量管理板块提供了全部质量问题的查询，防止别人的错误重犯，起到交流和举一反三的作用。将研究室与研究所内外跟软件研制有关系的问题报告按照缺陷分类录入系统中，为设计人员提供前车之鉴，对系统普通使用者提供按照型号、问题类别方式统计的信息，并可生成柱状图或饼状图，对研究室管理者额外提供可按人员的查询方式，为管理者决策提供数据依据。软硬件库的建设提供了软硬件调试、验证、测试环境等，既可统一资源，减少重复的需求，又可避免重复性的建设。

2.知识管理板块

该板块分为技术资料、科研成果、交流精华、图书管理、常用术语、固定资产投资和专业开发小组7个部分。技术资料部分是软件开发过程中使用到的技术方面（设计、研发、历史研发情况、前沿开发经验等）的展示；科研成果部分主要包括承担课题、专题研究和成果交流等；交流精华部分用于收集内部的技术、管理方面的会议和学习材料，提供给员工一个信息化的交流平台；图书管理部分收录了系统软件工程研究室近200本公用图书，不仅方便大家浏览、借阅图书，同时还有每本书的借阅记录，方便看过同一本书的人进行讨论和交流；常用术语部分展示了经常使用和相关联的术语，可以帮助理解达成统一意见，同时也利于专业领域的扩展；固定资产投资部分提供了一个固定资产建设、申报、实现情况的收集、展示平台，避免重复性申报，利于交流和借鉴，更好地把固定资产投资项目运用到型号中；专业开发小组部分主要是将前端、关键技术、高攻关的技术开发小组成果和进展情况作展示。

3.组织、综合管理与软件产品化板块

组织管理板块主要从党政工团、人力资源角度进行管理，包含了党政知识介绍、班组建设、组成、制度、活动几个方面的展示，方便员工进行查看和交流。

综合管理板块包含了规章制度、培训管理、行保管理、会议管理、设备管理、下载中心和投票7个部分，囊括了规章制度、培训教材、职业健康、会议管理及会议纪要等方面内容。

软件产品化板块提供了现有的软件复用构件的评价和下载，将可靠性、易用性、通用性用直观的形式进行展示。

三、效果与展望

在中国运载火箭技术研究院进行二次创业、市场化转型的大环境下，效率和质量显得尤为重要。北京航天自动控制研究所基于基层研究室的实际需求，着眼于航天行业特点，提出了一套独立的知识管理系统，并在系统软件工程研究室上线运行已3年，运行效果良好。

通过更好地组织信息、分享信息、使用信息，员工可以非常便利地在最合适的时间找到最合适的文档，并能找到拥有某种核心能力的最合适人员，使知识与信息的传达交流更有效，提升了基层单位的综合管理能力。未来，随着使用的不断深入，系统也将不断完善，新一版的知识管理系统即将上线，同时研究所也将着力推动知识管理激励机制的研究与构建，将知识管理的运营模式深入推广，为其它基层科研单位提供借鉴。