新时期事业单位档案管理的创新思路探究

田爽

摘要 现阶段，事业单位虽然不是国家的政府机构，但组织形式却与国家机构相似，具有一定的公益性。事业单位的档案管理对于事业单位的发展有着重要的作用，一方面可加强事业单位的登记管理服务和其他服务，另一方面也可提高事业单位的效率，便于认识和思想的统一。因此，事业单位应该加强对档案管理的重视，摒弃传统观念里档案管理只是抄抄写写的错误认识，处理信息时代和计算机时代下档案管理的新问题和新情况，以逐步实现事业单位档案管理的探索性和创造性。现本文就简要介绍了新时期事业单位档案管理的现状，并提出了几点创新思路，以期促进事业单位的进一步发展。

关键词 新时期；事业单位；档案管理；创新思路

中图分类号G2

文献标识码A

文章编号1674-6708（2016）156-0060-02

随着社会和经济的不断发展，事业单位也迎来了发展的新时期，档案管理的改革逐步被提上日程。这就要求档案管理不仅要做好资料和文件的收集，还应该为事业单位的规划和发展做好指导。因此事业单位的档案管理应从管理设备、手段、产品，甚至管理工作者的综合素质等入手，以实现新时期下档案管理的全面改进，符合时代发展的潮流，实现事业单位的可持续发展。

1 新时期事业单位档案管理的现状

1.1 事业单位不够重视档案管理，管理理念落后

首先很多事业单位的领导者将档案管理看作是资料的简单堆砌和汇总，认为档案管理可有可无，即员工在查找资料的过程中，自然而然就做到了档案的管理，实则不然，档案管理意识的薄弱一方面会影响员工的工作效率，查找资料和档案的过程耗费太多时间和精力，难免会抑制他们后期工作的积极性；另一方面则是人力、物力和财力方面没有足够的保证，导致资料在堆积的过程中越来越杂乱。此外是档案管理理念落后，很多员工只是机械地整理档案，导致收集的资料不能直接使用，很多时候领导选择相对有价值的资料还要再经过一定的筛选，足见档案管理过程的不规范性，而且不丢失内容和保密这样简单的工作要求也会降低员工工作的积极性，难以实现管理理念的突破和创新。

1.2 事业单位档案管理手段落后，业务基础偏低

首先目前事业单位档案管理的设施落后，硬件严重不足，难以满足新时期下档案管理的工作要求，再加上档案管理工作长期得不到领导的重视，资金注入偏少，难免会导致库房简陋，甚至堆放了很多易燃和易爆的杂物。其次是档案管理过程管理手段落后，现代化程度不够。现阶段计算机和其他高科技等都得到了快速的发展，但很多事业单位的工作人员依然采取最传统的资料整理方式，思维上的局限性造成了事业单位档案管理的严重不足。最后是档案管理的业务基础偏低，即很多事业单位都没有开展档案鉴定工作，员工只能擅自决定档案的保存和处理，最终只会埋下不安全的隐患。

1.3 事业单位档案管理制度不完善，缺乏对信息的有效利用

制度的完善是事业单位档案管理的重要步骤，而很多事业单位都存在制度混乱的现象，甚至出现了朝令夕改的情况，员工在规整档案的过程中常常会感觉到无从下手和模棱两可。首先是事业单位制度的制定流于形式，执行的效果较差。例如在针对一些外借资料时，管理人员按照相关的手续做好了外借的过程，却不关注资料的归还情况，甚至认为资料的归还不在自己的业务范围内。其次是制度的制定过程没有责任到人，缺乏激励和惩罚，极易导致工作人员懒散的状态，使得信息得不到有效的利用，例如对于比较重要的信息和资料很多员工怕担责任，就会你推我我推你，最终不了了之，等领导审查的时候，才会发现问题的重要性。最后是档案管理制度没有做到与时俱进，缺乏动态性，尤其是随着新时期信息量和工作量的加大，需要旧制度下形式和内容的改进，否则员工难以在短时间内做到对所有信息的规整，而且无法保证错误率。

1.4 事业单位档案管理人员水平和素质偏低

首先是事业单位在招聘档案管理人员的过程中，没有严格的选拔机制，甚至在招聘的过程中也没有要求学历和工作经验等，无意中降低了档案管理工作人员的专业水平和业务能力，尤其是一些事业单位还安排了在其他岗位被淘汰的人员来从事档案管理工作，即所谓的关系户，这难免会降低工作效率。其次是档案管理人员自身的综合素质偏低，具体表现为缺乏耐心，工作的过程中没有责任心，甚至在档案的收集和管理过程中都没有做到认真，时常会造成档案不能使用的现象，给其他部门的工作带来了负担。最后是事业单位档案管理部门缺乏留住人才的政策，一方面是薪资待遇达不到优秀员工的需求；另一方面则是缺乏专门的培训和外出学习的机会，导致很多人才只能保持原有的业务和能力水平，很难有实质性的突破，也难以达到他们终生学习的基本要求。这都需要事业单位加强对人才的培养，实现自身的长久发展。

2 现阶段事业单位档案管理的创新思路

2.1 创新管理理念，提高事业单位对档案管理的重视程度

在新的社会形势下，事业单位档案管理要想更加高效的运行，首先就应该创新管理理念，即事业单位的领导要加大对档案管理的宣传力度，使每个员工都认识到档案管理的重要性，进而鼓励员工积极主动发言，提出自身对档案管理的一些意见，在提高员工参与度的同时，也能激发出员工工作的积极性和主动性。其次是提高事业单位管理者对档案管理的重视程度，这就要求领导充分认识到每一位员工的作用，给予表现出色的员工一定的嘉奖，营造良好的工作氛围，使普通员工逐步认识到自己虽然是平凡的一员，但也应为事业单位的发展和进步贡献一份力量，尽可能地发光发热，实现自身价值的同时，也促进事业单位的发展。最后是实现事业单位档案管理的创新，善于借鉴国际上成功的案例，同时结合事业自身的现状，进行积极地改进，例如事业单位可以进一步创新建档模式，建立电子档案等，能够防止纸质档案的破损和不完整。

2.2 加大资金投入，引进先进的管理手段

新时期，档案管理工作的顺利开展离不开事业单位其他部门的协助，为使所有员工都能积极地参与到档案管理中来，政府应该通过多种途径加大资金的投入.一方面可为事业单位的档案管理引进新的管理设备和工具，另一方面也能为事业单位档案管理人员提供更多的实践和交流机会，全方面的开展档案管理工作。为此，首先做好工具的创新，这是创新管理手段的重要步骤，即要求档案管理人员充分利用新时期下计算机技术的适用性、可延伸性和兼容性，强化自身对计算机的操作能力，高效率地完成档案的自动化归档和电子化处理。其次是多种管理手段综合运用，对于比较复杂的档案就需要人工进行详细地汇总，而对于一些一般的文档，重复性较强而且用处不大的，就可以建立简单的电子文档，做好封存，对于特别重要的文档则做好电子备份和手写备份等，最好都能具体到固定的员工，便于档案的鉴定。最后是在对档案工作保密的基础上，做到对档案信息资源的开发，即充分利用新时期网络技术，紧紧围绕事业单位档案管理的核心工作，并不断总结工作经验，实现信息的准确性和真实性。

2.3 完善和创新事业单位档案管理机制，提高信息利用率

新时期事业单位档案管理制度的提出是保障档案管理工作高效运行的基础，这就要求制度的完善和创新必须是在事业单位特点和实际需求的基础上提出的。首先事业单位制度的制定和完善要符合国家的法律条文，在具备广泛平等性的基础上，既可以做到对内部员工的约束，也能实现对单位领导的约束，杜绝管理机制的形式化。一方面事业单位档案管理的制度要符合绝大多数员工的利益需求，最好能由员工自由讨论制定，另一方面则应具备灵活和机动的特点，便于制度的改进和创新。其次档案管理机制的完善和创新要具体到每一环节的每一分工，即要包括具体的工作准则、管理要求、应急预案和人性化的惩罚奖励等，这样有利于提高档案管理人员的警惕性，能够做到对档案的妥善处理和保密，甚至在很大程度上降低了档案管理风险。最后是档案管理制度应注重于信息安全管理制度的建设，当今社会是信息化的社会，这就使得很多电子文档极易受到网络病毒的攻击和入侵，信息安全制度能够起到全方位保护的作用。例如禁止移动端对电子档案的输入和输出、禁止非规定计算机访问电子档案网站等，通过更加多样化的手段来保证信息的安全。

2.4 加强员工内部培训，提高员工综合素质

首先事业单位在进行招聘的过程中，要做好人才选拔关，即积极引进专业的人才，不受到编制内的限制，一方面要求人才较高的文化水平，另一方面则要求人才过硬的专业知识，以实现人才为我所用。其次要建立完善的内部竞争机制，鉴于目前很多员工都有消极怠工的现象存在，事业单位的档案管理部门就可以设立末位淘汰机制，即定期对档案管理人员进行考核，对于每次业绩都不突出的员工，实施警告、教育和开除的机制，提高其他员工的重视。最后是定期对档案管理员工进行培训。对于新员工，要做好岗前培训，使他们尽快熟悉工作的内容和流程，也尽快了解哪些事情是工作过程中可以做的，哪些事情是不可以做的；对于专业素质较差的员工，则应该做好专业领域的培训，提高专业技能；对于消极怠工的员工，则要做工作作风方面的培训，提高他们为他人和社会服务的意识；而对于工作能力较强的员工，最好能根据他们自身发展的需求，提供更加多样化的培训，实现人才的成长。

3 结论

综上所述，事业单位的档案管理不仅对事业单位自身的发展起到了难以取代的作用，甚至对社会的发展也起到了很重要的意义。这就要求各事业单位的领导和工作人员不仅要在思想上提高重视，还应在实际的工作过程中，积极寻求新的解决思路和方法，以逐步提升事业单位的档案管理工作，从而使事业单位更加适应社会的发展和进步。当然，这需要事业单位领导和工作人员长期的探索和坚持不懈的努力，才能真正做好本质工作，为实现中华民族的伟大复兴贡献一份力量。