窥探人力资源档案信息化建设的有效路径

张利华

摘要：当前每个企业在对人力资源进行管理时都要开展规范的人力资源档案信息化建设活动，因为这样可以提升企业人力资源整体的管理能力和水准，还可以强化企业内部的核心竞争力。本文针对档案信息化管理的实际发展情况，论述了企业建设人力资源档案信息化的必要性，同时还梳理了人力资源管理与信息化建设之间的关联，通过分析人力资源档案信息化建设过程中存在的问题，提出了优化措施，皆是为了提升企业人力资源管理的整体水准。

关键词：人力资源；档案；信息化；措施

中图分类号：F272.92；G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）003-000-01

一、人力资源档案信息化建设的必要性

（一）和传统的人力资源档案管理模式相比较，人力资源信息化建设过程是一个全新的改革过程。人力资源信息化建设并不是一朝一夕可以完成的，在经历很长一段过程，投入大量精力后才能成功。通过人力资源信息化的建设不但可以减轻工作人员的工作压力，还能够合理解决繁琐数据带来的问题，在一定程度上将工作效率和水平提升。

（二）以往的人力资源档案管理不能和其他管理体系有效结合，而通过人力资源信息化建设可以促进档案管理与其他管理体系之间的有效连接，为其提供良好的信息资源，从而有效实现了数据共享。

（三）随着城市信息化建设的快速发展，当前企业在开展人力资源管理工作时主要以节省资源、加快速度、避免错误出现等标准实施，而且在开展人力资源管理工作时会有多方面的问题出现。人力资源信息化的建设不仅可以达成各项标准，还可以妥善解决各种问题，在一定程度上提升了管理的水平，将人力资源档案管理向着更加科学规范的方向推进。此外，工作量的有效减少在一定程度上满足了工作人员的需求，更好的带动了员工的工作热情。

二、论述人力资源管理系统与其信息化建设之间的关联

人力资源管理系统在开展各项人力资源管理活动的过程中创造了全新的人力资源档案资料，这就证实了人力资源管理系统与信息化建设之间有着不可分割的关联，两者之间互相促进。企业人力资源管理工作的水平高低直接取决于管理系统形成数据的准确性和可靠性。人力资源档案是人力资源管理中重要的组成部分，不仅承载着员工基础信息，更是人力资源管理信息系统中各模块关键的信息源，能够保证其管理系统研发和利用的有效性。对人力资源档案信息进行合理有效的利用，能够保证不出现反复重工的现象，从根本上节省了企业资源的浪费，有效保障了工作效率的提升。

三、建设人力资源档案信息化过程中存在的问题

（一）没有清楚认识档案管理信息化与档案资料数字化之间的差异。档案管理信息化顾名思义就是采用科学的信息技术，专业的信息人才对档案信息进行管理。档案信息化建设需要一定的时间，在档案信息化在发展过程中离不开员工和计算机技术的支持。可是目前还有多数企业没有清楚认识到档案信息化并不是档案资料的数字化这一事件，两者之间有着很大程度的不同，数字化是包含在信息化中的一小部分。

（二）档案信息化建设应结合企业实际的发展状况。建设档案信息化时要充分参照企业的可持续发展目标进行，因为档案管理信息化不能为企业带去直接的经济利益，带去的大多是社会效益。所以在建设档案信息化时不能只重视眼前的利益，要做出长远考虑。档案信息化建设不仅可以提升档案管理的工作效率，还能够为企业节约成本。档案资料和数据的管理是一项复杂繁琐的工作，新时期背景下在开展企业档案信息管理时采用全新的信息技术和手段是必然的，这样可以更好的保证档案管理的规范性，更好的服务于社会大众。

（三）随着我国社会的不断进步和发展，档案信息化建设也要跟随其脚步不断创新和发展。可是，我国大部分企业在开展档案管理工作时依然使用传统的管理方式，直接影响了企业的长远发展。因此企业应采用有效的措施对现有的档案管理方式进行改革创新，建立一整套规范有效的档案管理制度。

四、推进人力资源档案信息化建设措施

（一）健全完善人力资源档案信息化机制的建设，推进其发展速度。如果企业使用传统的人力资源档案管理模式开展工作，务必会增加工作人员的工作量，影响工作效率的提升。所以，管理人员应改变现有的管理模式，明确人力资源管理机制和档案信息化建设之间正确的关系，推进人力资源管理每个部门和岗位的团结合作和资源共享。此外，还应建设人力资源档案信息化的规划方案，建设以信息化、网络化和标准化为核心的管理体系。在进行人力资源档案信息的录入时要按照国建相关标准采用统一代码进行，企业为了保证目录输入更加规范合理，应采用人力资源档案网络形式下信息的储存和录入形式进行，从而达到人力资源管理系统和档案信息化系统在网络形式下可以共存和共享的目的，实现人力资源各个部分和岗位之间合理的整合与合作，促进信息化建设的顺利开展。

（二）不断优化业务流程，建设合理的人力资源档案信息化。在梳理人力资源管理体系的同时，企业还应该和软件供应商以及相关管理单位之间建立良好的合作关系，为了更方便与企业技术人员开发软件，企业应该将管理语言转变为技术操作人员容易理解的语言。企业应根据自身实际情况和各方面的综合因素选择软件产品，确保软件产品能够更适合于企业。此外，企业还要根据自身所属的行业类型以及所面对的客户群体和今后的发展战略目标，不断探索和建设适合企业自身的人力资源管理和人力资源档案信息化建设的管理系统，从而保证档案信息建设的合理实施。

（三）强化对人力资源档案信息化建设安全性和保密性的管理力度。企业在建设人力资源档案信息化时，应不断强化工作人员的保密意识，制定相应的规章制度和操作规范并充分落实到实际工作中。还要设置档案信息访问权限，这样可以避免有非法犯罪分子时机侵入。权限设置时可以通过用户或用户组设置目录、文件以及设备的访问权限，也可以通过网络锁定控制进行设定和自动锁定，这样能够更好的保证企业档案信息的安全性。此外，还可以通过设置动态口令和多道加密手段保证私密文件的安全，还要安置病毒查杀软件放置病毒侵入；为了避免出现档案或数据丢失现象，还要对文件资料设置备份和恢复制度。

参考文献：

[1]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011，29.

[2]许玫.论我国中小企业人力资源管理的信息化发展策略[J].中国商贸，2013，8.