浅析大数据时代高校档案管理之价值提升

孙亚萍

（江苏省淮安技师学院，江苏淮安，22300123001）

浅析大数据时代高校档案管理之价值提升

孙亚萍

（江苏省淮安技师学院，江苏淮安，22300123001）

随着我国社会经济的不断发展和高等教育大众化的持续推进，高等教育规模和质量都取得了长足发展，随之而产生大量的高等教育信息，成为重要的档案资源，为高等教育事业的可持续发展提供有益的借鉴。高等教育数据具有信息量大、类型复杂、价值高等特点，对于档案资源的存储管理和利用提出了更高的要求。而大数据技术的产生和广泛应用，为挖掘高校档案资源价值提供了有利的契机，可以使档案资源更快地转化为知识资源，为档案工作有效开展提供有力的技术保障。

一、大数据时代高校档案管理的现状

近年随着互联网技术的快速发展，大数据已经日益广泛应用于各个生产环节和社会领域。在大数据应用的背景下，高校档案工作利用信息技术，可以为服务对象提供更加智能、富有个性和精品化的服务。我们在使用大数据技术对原有信息资源进行分类整理后，能够促使档案检索过程更加智能高效，为服务对象提供定制化、主题化的个性服务，面向目标群体开展档案信息推送活动，通过数据挖掘和有效分析为领导决策提供有力的数据支持。可以说，在大数据的应用中，传统档案资料的潜在价值将被有效激活，档案管理和利用中的一些问题得到有效克服，档案管理工作打开了新的、广阔的发展空间。

国家“十三五”规划纲要明确将实施大数据国家战略，深化大数据在各行业的创新应用，云计算、云存储等技术为信息的保存和流通带来极大的便利，同时也促使网络信息海量增长。高校档案管理工作在信息化过程中，也面临着信息量庞大、组成方式多元的现实问题，特别是服务对象对于信息的需求更加多元、精准、个性和专业，使传统档案管理和方式难以满足服务对象的需求，不能跟上信息化时代的步伐。

江苏省淮安技师学院利用网络技术不断提升档案工作水平，通过几年时间的努力，顺利完成了由纸质档案管理向信息化档案管理的深刻转变，将浩如烟海的档案信息进行数字化处理，并进行合理地分类整理。我们可以非常便捷地进行检索，能够满足档案查询、决策参考的需要，大大提升了档案信息的流转时效，促使档案管理工作更加科学化、专业化。未来江苏省淮安技师学院还将沿着数据化道路进行探索，提高数据分析的精度，为用户提供更加个性化的服务。

二、大数据在高校档案管理中的应用

1.大数据技术可以使档案资源充分发挥影响力。档案信息是高校管理、科研、教学、德育、后勤保障等各项工作的宝贵资源，我们可以从中发现各项工作的发展历程、利弊得失，借鉴过去好的做法提升当前的工作效果，吸取以往的教训避免再走弯路。高校的各项工作都具有一定的延续性，查询档案则是保障工作有效开展的必要前提。然而在当前很多高校中，档案工作并未得到应有的重视，由于管理者人为地忽视，档案仅仅作为过去事件的记载而留存，并未充分发挥决策咨鉴、经验借鉴的作用，这造成了宝贵信息资源的巨大浪费。而在大数据蓬勃发展的时代背景下，江苏省淮安技师学院初步运用大数据技术对档案信息进行整理和分析，在信息分析精度、效率和数据产出速度方面比以往有质的提升。随着人工智能技术和知识图谱等现代科技大量应用于档案管理中，从教学、科研、管理、学生工作、后勤工作等多方面入手，研究探索该领域的发展规律，将为今后高校的可持续发展与科学决策、管理提供有力的技术支撑。

2.在对用户信息进行分析基础上，主动提供个性化服务。在传统的高校档案管理中，工作人员根据来访者的需求进行档案查询，工作方式较为被动，不能满足人们对档案信息的个性化、全面化需求，而在大数据背景下，这种情况得到有效改善，档案管理者主动出击分析用户需求。转变工作方式，开创新的工作内容。当前越来越多的高校加入到智慧校园的行列，学校师生在校园网络中的管理平台、科研平台、教学平台、财务平台，以及图书馆、医院、食堂、门禁的网络终端上留下大量的使用痕迹，反映出师生学习、工作和生活的轨迹和需求。档案馆可以将这些信息进行收集整理，对用户的身份资料、使用时段等结构化信息和查询内容、下载行为等非结构信息进行分析，从而对用户的信息需求进行研判，在此基础上发挥档案馆信息汇总储藏的优势，实时从档案信息中遴选用户需要的内容，主动进行推送和介绍，这种变被动为主动的服务方式，促进了档案管理工作的革新。

三、高校档案管理存在的突出问题

一是管理思维陈旧、观念落后。当前网络技术发展日新月异，大数据技术的应用更将档案工作推向新的发展阶段。然而，一些档案工作者的思维未能跟上时代发展步伐，总是带着怀疑、抵触和挑剔的目光审视新技术的应用，固守传统的档案管理方式，不能主动学习大数据相关知识，在工作中也缺乏主动服务意识和个性化服务理念。思想观念的落后必然导致认知的不足，进而对档案馆的工作革新造成阻碍。

二是对档案资源的利用不足。一些档案馆受到传统管理思维局限，仅注重资料储存而不关注档案的利用，在管理考核机制中更多涉及档案整体储藏的量化指标，对档案利用的内容则涉及很少。在这种导向下，一些高校的档案工作者将主要精力投入到档案资料的搜集、归类、鉴别和储存上，以为将资料留存好备查就是完成工作任务，未能对档案资料的利用进行深入研究和思考，在档案数据化方面也较为消极。

三是档案管理工作缺乏主动性。当前很多高校的档案部门都存在着坐等用户前来查询的现象，这反映了档案工作者工作方法被动、服务理念缺失的问题，不利于档案资源发挥效用和档案工作发挥影响力，在高校各项事业发展中没有作出应有的贡献。

四、大数据时代高校档案管理价值提升的有效策略

1.大力提升工作人员的信息素养。大数据时代档案工作的有效开展，需要具有先进档案理念和过硬网络信息技术的人才，才能使高校配置的计算机、档案管理系统和大数据分析技术真正发挥效用。否则在一些学校中，由于相关人才的缺乏，先进的设备和信息工具处于闲置状态，不能为档案工作价值提升服务。为此，应重点加强对原有人员的培训，使之尽快更新工作理念，提升信息技术水平。

2.主动服务学校发展建设。档案工作人员不能坐等学校索要资料或师生上门查询，而要结合学校工作重点和师生在科研、教学方面的主要需求，运用大数据技术，主动研究用户需求，将档案资源盘活，逐渐成为学校各项决策的重要数据参考。例如当高校筹划校庆等大型活动时，档案馆就可以将历届校庆的活动程序、筹备过程、资金开支、人员分配等资料进行梳理汇总，为合理调动资源开展活动提供有力支持。又如高校在开展大型基建工程前，档案馆应将历史上的基建档案进行分析，将以往的经验和教训提供给学校领导作为参考。

3.采取有效激励措施促进工作转型。由于大数据技术的引入，档案馆的工作方式发生了很大改变，由储存为主转为应用为主，由被动等待转为主动出击，从边缘化部门向信息主要参考来源转变。为推动档案管理工作顺利转型，我们应以激励为主，引导工作模式、思路、方法的逐步改变。应将大数据技术的应用和服务理念融入人员考核和评职晋级中，用新的考核标准树立明确的导向，对技术掌握牢固、观念转变迅速的人员给予奖励，激发人员的工作积极性。

4.打造“教学科研——学校管理——档案工作”的价值链条。档案工作要想为学校的教学、管理等重点工作发挥促进作用，就要利用大数据建立有效的连接机制，促进档案工作与各项工作的有效联动，从而提升档案工作的价值。应与教务、科研主管部门联合，为每位教师安装设备终端，由教师自主上传教学和科研数据，保障数据获取的完整性，同时可以根据数据生成情况作动态分析。还可以与学生评价数据进行有效连接，实时跟踪教学工作目标的实施进度。档案大数据系统可以根据科研人员的项目内容和进展阶段，提供更加贴身的服务，随时推送教师所需的科研档案信息，将馆藏科研档案转化为促进科研的便利资源。

5.打造图书工作与档案工作的合作价值链条。图书工作与档案工作具有很大的相似性和互通性，二者可以通过建立大数据平台将彼此的数据共享，由此可以对利用者的个性化偏好进行更加全面准确的分析，为利用者提供更为全面的信息分享。例如北京大学的图书馆和档案馆就共同开发了SDA大数据平台，实现了一个界面统一检索图书和档案信息，给读者带来了很大便利。

［1］周枫.资源·技术·思维——大数据时代档案馆的三维诠释［J］.档案学研究，2013（6）.

［2］鲁德武.试述档案大数据的定义、特征及核心内容［J］.档案，2014（4）.

［3］周枫.国内档案学领域“大数据”研究述评［J］.档案，2014（6）.

［4］邓小军.大档案、大数据、大整合——访广东省中山市档案工作［J］.中国档案，2014（8）.