高校科研档案信息资源建设现状与对策研究

周丽琴（江苏理工学院社会科学处，江苏常州，213001）



高校科研档案信息资源建设现状与对策研究

周丽琴
（江苏理工学院社会科学处，江苏常州，213001）

［摘要］文章阐释了高校科研档案信息资源的内涵，通过对高校科研档案信息资源建设现状的分析，指出目前普遍存在的问题，在此基础上提出推进高校科研档案信息资源建设的途径和对策。

［关键词］高等院校科研档案信息资源建设高校档案科技创新

［分类号］G271

高校教师在从事专业教学工作的基础上，围绕学校人才培养、学科建设和社会经济发展，开展各类科学研究活动，这些活动所形成的科研档案中蕴藏着多种信息——科研档案信息，它们是非常重要的科技信息资源。这些信息对党和政府决策、社会管理、科技创新等都有着重要作用［1］。然而，目前大部分高校对科研档案信息资源建设还不够重视，资源建设的内容不够丰富、技术手段滞后，以至于科研档案信息资源的价值没能得到充分体现。因此，高校档案馆应加强与科研管理部门的合作，推进科研档案信息资源建设，提升科研档案的管理和服务水平，发挥科研档案的经济效益和社会效益。

1　高校科研档案信息资源的概念及其构成

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。科研档案中蕴藏着原始数据、技术秘密、科研成果和经验教训等，不仅反映科研工作的研究领域和研究方向，而且成为科研信息的一种存储形式。科研档案工作是科研工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，大力开发科研档案信息资源，能够推动科研工作和社会经济发展。

关于档案信息资源的表述，国内业界有多种说法。根据现有可查阅文献，笔者比较认同这样的表述，即档案信息资源是指以文字、图形、图像、声音、动画和视像等形式储存在档案和档案信息产品上并可供利用的信息资源［2］。这一概念体现了档案信息资源的本质是信息资源，同时表明档案信息资源的特质是源于档案本身和档案信息产品。由此得知，科研档案信息资源是指以文字、图形、图像等多种形式储存在科研档案和科研档案信息产品上的、可利用的科研信息资源。高校科研档案信息资源主要由学校、学术团体和教师个人在科研项目（课题）的综合管理、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等阶段形成的不同载体的文件材料，及其二次或多次开发的信息产品构成。

与一般档案信息资源相比，高校科研档案信息资源具有学术性、技术性、依附性、隐蔽性、有限共享性等特点。其中，学术性是指体现各种科学研究活动的学术价值，技术性是指含有大量的原始数据和技术秘密，依附性是指信息资源及其价值依附于科研档案及其信息产品，隐蔽性是指隐含在科研档案及其延伸信息产品中的灰色信息资源，有限共享性是指仅限于一定范围内或保密期满后共享。高校科研档案信息资源具有保存历史、传递学术信息、接续科研工作和科研人才，以及指导社会生产实践等多方面功能［3］。

2　高校科研档案信息资源建设和管理的现状

总体上看来，高校科研档案信息资源建设和管理取得了较快发展，主要体现在：一是随着高校档案管理体制的不断强化和完善，众多高校尤其本科院校设立了独立建制的档案馆，对包括科研档案在内的各种门类档案信息资源实行集中统一管理和开发利用，改变了过去长期沿用的分散管理体制，为科学管理和有效利用高校科研档案信息资源，确保高校科研档案信息资源的完整性、准确性和系统性，提供了可靠的体制保障。二是随着高校科研档案信息资源管理和开发利用等规章制度不断健全和完善，科研档案信息资源从形成积累、整合处理到开发利用等各个环节，从外观形式到内在质量等各方面都形成了一系列制度规定，高校科研档案信息资源建设和管理逐步走上了制度化、规范化轨道。三是随着高校科研档案信息资源管理业务建设不断深化和技术手段不断创新，特别是科研档案信息产品编研加工和科研档案信息资源数字化管理水平的日益普及，高校科研档案信息资源储备更加丰富，形式趋于更加多样，已经成为高校价值最重要、数量最众多的档案信息资源之一。

但是，我们也应当看到在高校科研档案信息资源建设和管理方面也存在着一些问题，主要包括：一是部分高校科研管理涉及科技处、人文社科处、技术转移中心等多个机构，而且相互之间沟通不够，对科研档案信息资源建设和管理的监管方面存在盲区和空白，出现管理不到位、制度不配套和要求不明确等现象，给高校科研档案信息资源建设和管理带来一定的影响。二是长期以来高校档案部门没有提前介入科研档案信息资源建设和管理，没有对相关项目（课题）所形成的档案信息资源的质量进行超前控制，“坐等”科研业务部门和人员向档案馆移交材料，存在着“你交我收、交多少就收多少”的状态，导致部分项目（课题）科研档案信息资源缺失，影响科研档案信息资源的质量，甚至造成无法挽回的损失。三是科研档案信息资源开发利用水平较低，当前各高校开发出来的科研档案信息产品数量少且品种单一［4］，不利于实现科研档案信息资源社会共享和科研成果转化为现实生产力，为提升生产力水平作出贡献。四是高校科研档案信息资源现代化管理水平较低，科研管理部门建立的科研管理系统与档案管理系统各自独立，互不兼容，以至于项目申报和成果申报阶段形成的数字科研信息无法转入档案管理系统中，科研部门只能把纸质材料交给档案馆，众多的科研档案信息资源尚未数字化，严重制约了高校科研档案信息资源的网上查阅和共享。

3　加强高校科研档案信息资源建设的对策

3.1加强科研档案信息资源建设的质量控制

科研档案信息资源建设是一个系统工程，需要运用全面质量管理理论，对其形成的各个环节实施质量监督检查，从而保证科研档案信息资源建设的质量。全面质量管理是以组织全员参与为基础的质量管理方式和管理理念，其原理是基于对质量形成全过程的控制，即质量环节的控制，并通过有效的质量体系为基础来实施和体现［5］。

（1）科研档案信息资源质量管理内容。科研档案信息资源质量管理的内容主要包括全过程的质量管理、全员的质量管理，这二者之间相互交叉、相互交融。从全过程的角度看，科研档案及其信息产品的质量产生、形成和实现的整个过程是由多个相互联系、相互影响的环节组成，每个环节都或轻或重地影响着最终质量。为了保证和提高科研档案质量，就必须对影响质量的所有环节和因素予以关注和实施控制。从全员的角度看，科研人员、科研管理人员与档案馆工作人员都参加到科研档案质量管理中，都要有强烈的质量意识，各司其职，形成一个协作、高效、严密的质量管理工作系统。

（2）科研档案信息资源质量环节控制。为达到质量控制的目标，首先要对科研初期的材料进行质量控制。科研人员认真对待课题申报书、实验数据等原始信息材料的撰写和记录，对形成书面材料、数字材料或实验样本负有学术责任。其次在科研管理部门的整理、立卷环节，科研项目与成果管理人员应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，对各种应予归档的材料，严格按照“四同步”管理法进行建档［6］，确保科研材料的前期质量。在组卷、移交档案馆前，由本部门的业务分管领导把关，同时有关部门之间增加相互沟通。再次是档案馆加强归档材料接收环节的质量审核验收。档案馆负责科研档案管理的工作人员，除了做好科研档案文件归档前的业务指导和监督外，还要加强接收归档材料的质量验收工作。因为高校科研档案的形式内容、载体类型正处于多样化快速发展期，特殊载体的文件质量已不像文字材料和图样材料那么直观。科研档案管理人员要认真研究、掌握各种载体科研档案质量的基本鉴别方法，对移交来的材料逐一核查，对于不规范的材料要退回修改，不齐全的要补齐。兼顾纸质和电子材料，妥善验收实体样本，确保归档科研文件或实物的质量。

3.2加快科研档案信息资源数字化建设

通过建立和完善科研管理与档案管理平台，增加数字存储设备和网络运行设备，提升科研信息保存和检索功能。从而为加快高校纸质科研档案的数字化工作提供基础条件，为科研档案信息网络建设提供有力的支撑。

（1）规范科研档案信息资源建设标准。高校科研档案的全面数字化建设只有在解决了科研管理信息化标准的问题之后，才能实现校内不同子系统之间科研信息数据的对接、传输和统一检索，实现本校科研信息数据与外单位科研档案信息资源的共建共享。因此，高校网络管理中心、档案馆、科研管理等部门要共同商讨具体的科研信息编码规范。在国家标准、教育部标准和行业标准的基础上，结合学校实际并兼顾各个标准之间的兼容性、一致性以及标准的可扩展性，形成一套符合科研档案的信息编码，方便科研档案信息资源的存储、检索和使用。

（2）扩大馆藏科研档案资源数字化的范围。针对馆藏科研档案的形式和内容，利用OCR技术、数字摄影技术、数据存储技术等信息技术，通过自建或业务外包方式，把纸质、声像等形态的科研档案转化成数字化的资源信息，以数字化形态保存在本地存储设备上，形成有序、可检索的目录数据库、图像数据库、全文数据库等科研档案信息资源库。对于在科研档案数字化过程中产生的及后期开发的档案信息产品，按照内容类别建立相应的专题科研档案信息资源库，便于全文检索。

（3）加强科研档案信息资源建设的社会合作。高校档案馆应当运用档案信息资源数字化技术手段，加强校内各部门之间的合作，从科研档案产生的源头出发，寻找可利用的途径，进行数字档案的整合，在实现校内数字科研档案的合作存储和批量、快速挂接的基础上，加强与本地区科研档案供给部门的合作，开展纸质科研档案数字化工作的技术、人员共享，进行相互间的科研档案目录信息共建，进行专题数字科研档案的分类合作存储，实现科研档案信息资源在更广范围内的共享。

3.3加大科研档案信息资源开发力度

随着高校馆藏档案数字化和信息化程度的提高，面对科技创新对信息资源的需求，高校档案馆与科研管理部门应从以下几方面努力开发科研档案信息资源。

（1）开发实用性强的科研档案信息产品。高校档案馆可利用网络技术、信息技术对科研档案信息进行深度开发，所开发的信息产品要能够为校内外科研人员申报新课题提供实践依据，为初始者的科学研究提供信息素材，以提高项目申报质量，既避免同一课题的重复研究，也利于同类研究的不断深入。对累积的科研成果档案材料进行系统梳理和编辑，以技术成果形式直接提供给本地企业，服务地方社会经济建设。

（2）编研品种多样的科研档案信息成品。由于科研档案内容十分丰富，不同专业、部门和人员对其需求各具特色，科研档案编研成品呈现出多样化的特点。在科研档案信息成品编研工作中，要根据本校学科特色和科研情况，调研本地区科学技术、企业创新、产品开发等领域的研究方向，以此为导向，在馆藏科研档案中查找到具有价值、符合开发需要的科研档案信息。依据科研档案信息的可靠性、先进性、适用性的标准，采用个人分析与集体研究相结合的方法，按初选、复选、定选三个步骤来遴选。对于筛选出的科研档案信息，及时开展编辑、加工等编研工作。

（3）研发具有学校特色的科研档案数据库。一般来说，高校在学科建设和科学研究方面都具有自己的特色，在哲学社会科学和自然科学的不同专业方向上形成了系列研究成果，并以科研档案的形式保存下来。高校科研档案信息资源的开发建设应充分挖掘本单位的特色科研成果材料，建立若干特色科研档案全文数据库。比如针对某一社科领域的研究建立科技智库，为政府决策提供信息服务；围绕本地区主导产业，结合学校科技创新成果，建立相关产业产品技术信息库。学校特色科研档案数据库建设是高校科研档案信息资源高层次、高水平的开发工作，高校档案馆应予以重视，并组织人员、技术力量和经费投入，确保信息资源开发工作的顺利进行。

参考文献

［1］国务院《国家突发公共事件总体应急预案》总则第三条.

［1］吴建华.科技档案管理学［M］.南京：南京大学出版社，2002.12：33-34.

［2］于晓庆.也谈档案信息资源概念［J］.档案与建设，2014（2）：13.

［3］袁增强.科研人员看档案工作［N］.中国档案报，2014-06-16（2版）.

［4］李小燕.对科研档案信息资源开发与利用现状的思考［J］.兰台世界，2013（8）87.

［5］马林，罗国英.全面质量管理基本知识［M］.北京：中国经济出版社，2001.7：30.

［6］国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定［Z］.国档发［1987］6号：2.

周丽琴，江苏理工学院社会科学处副处长、副研究员，管理学硕士，主要研究方向为科研管理、高等教育管理。

Study on the Status of Scientific Research Archives Information Resource Construction in Colleges and Universities and Its Countermeasures

Zhou Liqin
（Jiangsu University of Technology，Changzhou，Jiangsu，213001）

Abstract：This paper illustrates the connotation of scientific research archives information resources of university，analyses the status of its construction，and points out the common problems at present. On this basis，the article puts forward some ways and countermeasures to promote the construction of scientific research archives information resources in colleges and universities.

Keywords：Colleges and Universities；Scientific Research Archives；Information Resource Construction；University Archives；Technology Innovation

［作者简介］