北美档案工作的历史探讨

胡金涛（南京大学信息管理学院，江苏南京，210023）



北美档案工作的历史探讨

胡金涛
（南京大学信息管理学院，江苏南京，210023）

［摘要］北美档案事业作为国际上当代档案事业的标杆，其发展历程不是一帆风顺的，有很多经验教训值得我们研究和借鉴。文章基于北美著名档案刊物The American Archivist中的文章，研究北美档案工作的发展历史，探讨了北美地区对档案工作的基本认识、北美档案工作历史问题及应对措施，以期为我国档案事业的发展提供借鉴。

［关键词］档案事业档案工作档案价值北美

［分类号］G279

1　引言

档案工作由来已久，但真正意义上的近代档案工作始于法国大革命中资产阶级性质的档案工作改革。“档案的人权宣言”——法兰西穑月七日档案法的诞生，标志着档案管理模式的转变和近现代意义上档案管理工作的开始。法国是近现代档案工作的开创者，但随着时间的推移，北美地区成了西方乃至世界范围内档案工作的“领头羊”，涌现了谢伦伯格、特里·库克等近现代著名档案学者，开创了深刻影响当代档案管理工作的理论和实践方法。作为西方档案工作的典型代表和当代档案事业的“标杆”，北美档案事业非常值得我们去回顾与研究。本文以北美档案学界著名刊物The American Archivist原版文章为基础，其中不乏发表于1975年的珍贵文献，利用文献调研法，对北美档案工作的历史和现状进行了初步探索，以期为当代我国档案事业的发展提供一定的借鉴。

2　北美对档案及档案工作的基本认识

在对档案工作和档案事业进行探讨之前，要先研究档案的价值和作用。因为档案工作的目的，就是实现档案的价值和作用，只有清楚地认识档案的作用，才能发现实践工作中存在的问题。

2.1对档案的普遍认识

一般认为，档案是知识与权威的代表，同时它也有严格的内部控制，具有很强的政治性。档案馆收集档案，确定保管范围，销毁不需要保管的文件材料，并保存有价值的档案，最终将档案提供利用。这一切活动都体现了两种形式上完全对立的职能。北美档案学界对档案馆有一种形象的比喻，即神殿与监狱。但不管是神殿还是监狱，它都代表着一种力量或者权力，也就是说，档案体现了一种力量或者权力。

北美十分重视档案的历史文化意义。美国有学者认为：历史不是实体存在的，由于人类的大脑记忆是暂时的，历史只能长期存在于流传下来的档案文件中，如果一个政党控制了所有的档案，那么它也就控制了这个民族和国家的历史。历史上有很多谜和真相到现在还不能为人所知，很大程度上是因为我们找不到相关的原始档案材料。越来越多的人意识到，档案在记录历史上发挥着不可取代的作用。实际上，北美地区对档案历史凭证价值的认同和重视远远高于我国。在美国著名系列电影《星球大战》中，有这样一句台词，“If an item does not appear in our records，it does not exist（档案中不存在，那么现实中也就不存在）”。这句话虽然不够客观，但有很强的现实意义，这是档案权威的生动体现［1］。

2.2档案的三种价值比喻

北美档案学者曾对档案价值和作用开展了广泛而深入的探讨，其中广为人知的，莫过于谢伦伯格的文件双重价值论。此外，还有很多档案学者对档案和档案工作的价值与作用进行过探讨，其中Randall C. Jimerson对档案价值和作用的研究十分生动，蕴含了其对北美档案和档案工作的深刻理解。

Jimerson运用了三个比喻向我们形象地展示了历史上的北美档案工作实况。首先，档案馆像一座神殿（Temple）。档案工作最基本的作用是记录和反映历史，它支配着社会集体的历史记忆。档案收集与鉴定是构建社会记忆，联系历史与现实的重要过程。而作为档案工作者，我们最重要的任务就是为后代保留有价值有意义的历史。这就像古代社会的神殿一样，控制着知识，支配着社会公众对历史的记忆与看法。神殿意味着权威与不朽，对于历史记忆而言，档案也是如此。而对于历史档案，我们很难证实它记录内容的真实准确性，只能明确它是何时以何种方式存在。尽管档案填补了历史记忆的空白，但在实际操作中，档案中所记载的信息是不会有明显变化的，但我们的理解和解释却在不断改变，人们的关注点也在不断变化［1］。

其次，档案馆像一所监狱（Prison）。这个比喻可能稍有不妥，却完美诠释了档案及档案工作的特性。档案的开放与保密是缺一不可的，不能重此轻彼。但档案工作的保密性往往被过分强调，以至于被用来维护当权者和精英阶级的某些不合法的利益。而我们对档案工作的期待却是要维护公共利益与公众权利。

从形式上看，档案馆里锁着一箱又一箱的文件，像极监狱里被监禁的囚犯。布满监控设备的阅览室，甚至还有武装保安时刻监视着你的一举一动。这和囚犯与亲友相见的接见室没有什么区别。不要以为这是假的，这是30年前美国国会图书馆手稿部的真实情况。而实质上，这体现了一种控制。档案工作者拥有对档案的解释说明权，因此控制了这些“被囚禁”的档案对于利用者的意义和内涵。我们知道，在奴隶社会和封建社会，档案仅仅为统治阶级的利益服务。在现代社会档案则要对整个社会所有阶层和团体的人负责，档案要保护公民权利与公共利益［1］。

最后，档案馆也像一个餐厅（Restaurant），利用者希望在档案馆寻找知识和事实。档案工作是一项服务性的工作，要为其他生产生活领域服务。某种意义上，档案工作者的角色和服务员的角色是相似的，档案工作者是档案与利用者不可缺少的中介［1］。

3　北美档案工作的历史问题

在认识了理论上档案作用的三种形态后，与实际工作相比较，北美档案工作主要存在三个问题。

首先也是最主要的即档案工作的倾向性。档案的收集与鉴定是构建社会记忆，联系历史与现实的重要过程。但实际上，只有部分档案会被呈现在世人面前，以代表过去“完整的真实的”历史。档案工作是有很大选择性的，档案工作者可以只留下部分档案所记载的事实真相，以此来忽略一些事情。收集保留部分档案而销毁其他档案，档案工作者就这样影响着人们对历史的理解和看法，包括哪些应该被遗忘。档案工作总是聚焦在社会中重要的、有身份地位的人或者重要事件身上，而忽略了那些在他们看来无关紧要的事实。档案工作一直有失公平，目前我们有太多的档案集中于反映社会、政府、商业及军事领域的精英阶层，而权势低微的弱者成了档案工作的边缘。档案工作的这种倾向性，会造成历史的偏差。除此之外，目前甚至有一些档案馆和档案工作者把时间与精力浪费在一些无关紧要的东西身上，其中一些档案文件的价值都是有争议的，这种做法仅仅是因为档案材料形成者的身份地位。如果我们站在后代人的角度看，我们现在的馆藏根本无法让后人了解一个真实的历史［2］。

档案应该是对社会各阶层生产生活实践的原始记录，而不仅仅针对政治、经济、文化与学术领域精英阶级的特权事务，这也是公众对档案工作的一种期望。但真正让人担心的是这种倾向性目前还没有引起档案工作者的关注，没有人意识到当前的档案收集工作是有失公正的。即使这种倾向性被认识到了，大部分的档案工作者也抱着这样的一种工作态度，他们认为，做好档案工作是为了自身的发展和自己的成就，想利用自己良好的表现获得自身利益。他们没有意识到档案工作中包含的这种历史和社会责任，即使意识到了，也不愿为此付出努力。

而这种现象的出现也是有原因的，甚至有其合理性。追溯文件的历史，文字与书写的出现与等级社会是密切相关的，而文件的形成也和经济政治权力的出现、社会等级化相关。欧洲档案出现的最初目的是巩固王室与国家权力，一开始，档案就是政治的衍生物，是权力的重要工具。

其次，历史上的北美档案工作过分强调其保密性。档案工作中存在着“档案控制”，这种控制不仅仅体现为实体控制，还包括内容控制。所谓实体控制，就是指档案工作者决定着利用者能否接触到利用者所需要的档案材料；所谓内容控制，是指在档案管理环节尤其是在档案著录中，档案工作者可以通过对档案有意识的主观性行为决定利用者所理解的档案的内容含义，让利用者对档案内容产生一种误解，影响甚至控制利用者对档案的评价。这种“档案控制”导致部分档案无法被接触，档案依旧是当权者维护自身利益的重要工具［1］［2］。

最后，历史上的北美档案工作也过分强调档案的证据价值而忽略其情报价值。档案的凭证价值和情报价值是档案价值两种基础形态，在具体的档案文件中，两者可能有所侧重，但缺一不可。档案的情报价值是档案需要长久保存的主要依据，不能过分强调档案的证据价值而忽略其情报价值。

4　北美档案工作的变革

4.1档案工作变革的背景原因

（1）社会的结构性变革

当前社会变得更加制度化、程序化，政府活动越来越多。我们应该承认，民族化和国家化等进程使得政治掌权集团的文件比个人及家庭文件更加珍贵，档案工作重视它们也情有可原。但当前，随着政府不断成为经济和社会的基础性调节工具，其处理非精英集团事务的档案文件会越来越重要，这些就是我们说的反映社会与经济事实的档案。这种应有的变化还没有体现出来，北美档案工作依旧坚持着传统的做法，继续这样下去，会损失大量珍贵的东西。

（2）档案数量的爆炸式增长

我们不可能把所有可能有价值的文件都保存起来，这不现实，更是不负责任的做法。现实情况是，如果选择保留一部分档案，就意味着可能要销毁另一部分。这是一个非常重要的决定，但目前还没有合理科学的方法论指导我们该怎么做，或者说传统的方法早已不适应当前的档案管理现状［3］。

（3）档案信息质量和价值的下降趋势不可逆转

有美国学者认为，打字机使得文件的数量飞速增长，电话却导致文件价值迅速下降。比如，当一个重要人物有重要的紧急的事情要传达，为了保密和效率，他可能就通过电话（当然是保密专线电话）传达这个消息，而没有生成任何文件。笔者认为，这种说法可能不够客观，但确实，数量的增长往往会伴随着质量的下降［2］。

（4）特殊档案比例的提高

这里的特殊档案，是指濒危档案、易损档案和含有敏感信息档案等的一种综合概念。这种档案很难被长期保存，在产生之初就很容易消失，原因可能是人为或者非人为的，如果没有立即保护，那么这些文件材料所记录的信息可能永远不被人所知。比如，上世纪60年代美国女权运动、学生运动和反越战游行时，成立一些临时性的组织，并产生了大量关于这些政治运动的原始文件，如果档案馆没有及时把这些文件征集起来的话，很可能文件就随着组织的解散被销毁或者分散到很多人手中，以至于若干年后无法从中得知当时的完整情况，那么一些事实真相就再也不能被人们所知晓［1］。

4.2档案工作变革的细节性措施

档案工作的变革势在必行，具体而言，档案工作的变革必须实施好七个细节性措施。一是要培养档案工作者的专业素质和行业素质，档案人员应利用档案为社会进步与知识普及、社会多样化与社会包容、社会公平公正做出贡献［2］［3］。二是要放弃自己所认为的中立客观的立场，去虚心听取利用者的意见与看法，对于档案的收集、鉴定等工作，应接受社会监督。美国有学者认为，在民主社会，档案的收集与鉴定应由开放的公众讨论决定，而不是档案馆闭门自鉴。但笔者认为，这种想法不具有可操作性，带有乌托邦的色彩，这和社会档案模式有相似之处。但档案工作确实可以达到这样一种形式，即archives of the people，by the people，for the people（民众管档，为民管档）。三是档案工作不能太过关心技术和操作层面的问题，这会导致档案工作者对他们所必须承担的社会与文化责任的忽视。档案就像一个国家或民族的纪念碑，它不应该是领袖人物的个人传记，而应该是整个社会历史记忆的载体与保障，档案工作者不是消极的档案保管者，他们是历史记忆与现实未来的中介。四是要做好档案著录工作，档案著录工作是联系档案工作者和档案利用者之间的桥梁，关系档案能否充分发挥其价值作用，实现社会功能。五是要改变旧的工作习惯和态度，档案工作需要合作，馆与馆之间要合作，人与人之间也要合作。六是要建立一种全国性的有关档案收集、鉴定工作的方法论、标准和策略体系，这个体系应该是灵活的，具有宏观指导意义的，而不是僵硬的标准化的程序。当今时代，以往的指导方法和方法论体系都不再适用，我们需要把理论研究和实践经验结合起来，建立新的档案工作方法论体系。七是要对档案工作领域有限的资源进行重新分配，目前为止我们把太多的精力和资金投入到了那些我们已经做得很好的领域，是时候该弥补自己的不足了。而且，地方档案馆也没有获得足够的资金支持［2］。

总之，旁观者清，当局者迷。当我们一直在档案工作中埋头苦干，为自己所取得的成就沾沾自喜的时候，我们不妨以一种旁观者的角度，从这个圈子走出来审视自己的工作。尤其是站在利用者和社会公众的角度，我们就能看到更多以往看不到的东西，发现更多难以发现的问题。笔者研读的文献是对北美档案工作历史的回顾与探讨，对我国档案工作现实的意义也十分重大。笔者读后，感受颇多，撰写此文，与档案界同仁共勉。

参考文献

［1］Randall C，Jimerson.Embracing the Power of Archives［J］.the American Archivist，2006（8）：18-32.

［2］F，Gerald Ham.The Archival Edge［J］.the American Archivist，1975（1）：5-13.

［3］John A. Fleckner.“Dear Mary Jane”Some Reflections on Being an Archivist［J］. the American Archivist，1991（10）：8-13.

［4］Hilary Jenkinson. Reflections of an Archivist［J］. the European Tradition，1994 （6）：355-361

胡金涛，南京大学信息管理学院档案学硕士研究生，主要研究方向为档案学基础理论、外国档案事业史。

The Research on the History of Archival Undertaking in North America

Hu Jintao
（School of Information Management of Nanjing University，Nanjing，Jiangsu，210023）

Abstract：As the model of archival undertaking at present，the history of archival undertaking in North America is rough，there are many problems and experiences which worth our attention. The paper researches the history and development of archival work in North America based on the articles published in the American Archivist，and discusses the perspective to archival work in North America，the historical problems and its measures of archival work in North America for the purpose of promotion of archival undertaking in our country.

Keywords：Archival Undertaking；Archival Work；Archival Value；North America

［作者简介］