关于计算机技术与办公室自动化的探究

陈玉勤

（河池市特种设备检验所 广西河池市 547000）

关于计算机技术与办公室自动化的探究

陈玉勤

（河池市特种设备检验所 广西河池市 547000）

目前，在我国科学技术不断发展下，办公自动化软件开始在社会各领域中被广泛应用起来。本文将以计算机软件在办公自动化管理中所产生的积极作用为根本，分析办公自动化的管理现状，并提出相应的管理策略，目的是为了更好的提高企业的办公自动化管理水平。

计算机软件；办公自动化；管理与应用

1 引言

为了进一步增强企业的市场竞争力，提高企业办公自动化的管理水平，已经有越来越多的企业开始重视计算机软件在办公自动化管理上的应用，同时构建出符合自身发展特征的管理体系，推动企业合理利用计算机软件技术来提高企业的工作效率。合理利用办公自动化管理体系，将是未来企业可持续发展的必然趋势。

2 办公室自动化的概念

对于办公室自动化的定义主要为：利用先进的科学技术，能够在各种现代化办公设备中使得部分办公业务更具灵活性，并将人跟技术设备相结合，构成为某种办公业务提供服务的人机信息处理系统。现阶段，计算机技术以及各种新型网络技术的不断发展，自动化办公主要呈现出以下几种特征：

（1）集成化，跟技术载体相结合，需要人为进行活动的地方越来越少。作为办公室自动化的核心所在，人机系统需要充分结合人和计算机，并相互运用。

（2）智能化，利用机器能够完成一些简单的具有智能型的劳动，并且计算机所做出的决定无任何的客观因素存在，更多的是表现出数据的逻辑性，客观性更强。

（3）综合技术应用，集视频、数据传输、通信软件于一体，轻松实现远距离办公，极大节省了办公成本，更是增加办公自由度，无论身处何时何地都可以办公。

3 计算机软件在办公自动化管理应用中的积极作用

3.1 改善办公环境，优化办公流程

以往的办公设施大多都是单一的桌椅和文件，一旦工作量增加，则会变得凌乱不堪。随着社会的发展和科技水平的提高，现代的工作环境和以往大不相同，主要原因在于计算机软件的加入使得人们开始进入自动化办公的时代，人们利用计算机软件技术可以把所需资料和文件全部录入电脑设备中，从而有效提高了工作效率。这种高效率的应用水准，正是办公自动化体系被广泛应用的主要原因，目前，办公自动化体系有两方面因素，分别是同步进行和可越过性。

（1）同步进行。同一项目中有不同的数据资料，人们可以利用计算机互联网技术同步发送到各个部门中，由各个部门同步进行分析处理，这样不仅可以提高工作效率，还可以减少一定的工作时间。

（2）可越过性。有许多工作任务具有自由性强的特点，人们在利用计算机软件时可以选择性越过，不一定非要参与其中，因此，办公自动化体系具有可越过性。

3.2 管理成本降低

企业在办公期间，对办公用品的需求量非常大，这对企业来说是一项巨大开销。如果企业运用计算机软件对办公自动化进行管理与应用，那么将会有效降低企业的管理成本。计算机软件在应用过程中，不仅可以提高企业的工作效率，还可以为企业减少一些不必要的工作流程，同时节约了用纸，为我国的环境保护作出了巨大贡献。目前，办公自动化从两个方面降低了企业成本，分别是办公成本和交通成本。

（1）办公成本。自办公自动化体系应用以来，各企业开始减少纸张的使用，节约了办公成本。比如企业中各部门之间的沟通与协作，完全不需要用纸张来传送信息，仅通过计算机软件即可完成，这种方式不仅节省时间，还能在一定程度上减少用纸的需求。

（2）交通成本。有许多企业规模较大，在办理业务过程中，由于受区域限制的影响，必须要乘坐交通工具才能完成资料交接，这对企业来讲也是一笔不小的开支。但自从开始应用办公自动化体系后，企业在进行资料交接时就可以通过网络来实现，从而会给企业减少一定的交通成本。

3.3 办公自动化管理的现状分析

虽然计算机软件应用到办公自动化管理后取得了显著效果，但事实上它的应用程度并不高，不仅给企业带来了一定的资源浪费，还在一定程度上减少了企业的经济效益。具体问题分析如下：

3.3.1 企业员工缺乏计算机技能

目前，有许多企业为了顺应社会的发展，大量引进各种计算机软件，并应用到办公自动化管理中，但是在应用过程中却不注重培养企业员工的计算机操作水平，虽然有部分企业定期举行员工计算机技能培训，但也大多流于形式，不注重员工的实践能力，从而造成企业员工因缺乏办公自动化的操作能力，而无法完成实际工作任务，从而影响了企业的工作效率。企业在培训中因花费了较多费用却没有得到实际回报，这对企业来说无疑是一种浪费。另外，企业员工因缺乏相应的计算机安全管理技能，从而给企业的重要文件带来了一定的安全隐患。

3.3.2 部分计算机软硬件配置不合理

有许多企业为了提高办公自动化管理的应用程度，盲目购置一些不符合标准的软硬件设备，虽然投入了大量资金，但却不符合企业的实际状况，从而造成一定的浪费。还有一些企业为了降低投资成本，直接购买盗版软件，这种方式给办公自动化管理带来了安全隐患，同时也得不到相应的售后保障服务。这些现状都会给企业带来不同程度的经济损失，从而降低了计算机软件在办公自动化管理中的积极作用。

4 加强企业办公自动化管理的策略

4.1 加强对办公自动化和计算机技术的结合和投入

我国办公自动化还存在着一定的滞后性，还有很多的新兴产品未能够进入到办公室内，因而企事业单位要注重办公自动化硬件以及软件的投入，就宏观角度而言，能够有效提高团体的工作效率，带来丰厚的汇报，若没有硬件的支持，则办公自动化难以充分的被利用。

4.2 合理选择软硬件

选择软件和硬件时要从实际出发，尽管国外的软件比国内软件的性能要好的多，但其价格要贵的多，并且应用的环境之间存在差异也会倒是软件的实际使用效率有所降低，因此，选择软件和硬件时要对国内计算机技术的应用环境以及工作中的具体要求情况进行综合的考虑，并充分掌握软件硬件的各方面的优劣情况，不断完善办公化。

4.3 加强与高校的合作

为了能够使得办公自动化在各行各业中有所进步，则可以细致的对行业以及工作的具体要求进行了解，此外，由于计算机人员对于软件的掌握程度各不相同，因此要做好相应工作人员的培训工作，提高办公人员对软件的操作熟练程度，确保企事业单位内部系统有足够安全的物理环境，能够对计算机病毒进行查杀和防治，一些日常运营中出现的小毛病可以解决。

4.4 保持对新技术的敏感性和可接受性

当前云平台办公的应用并不是十分广泛，中小公司能大胆利用这种新技术，带来的便宜可能会超乎想象，云平台对于个人计算机的性能需求不大，这会给小微企业的发展带来助力。与此同时，办公室工作人员更要经常关注新技术，不要拒绝新技术，虽然带来很大的学习成本，但是对于整个企业和单位来讲，长远的利益是不容忽视的。

4.5 加大计算机的应用管理力度

企业在使用计算机软件时，要全面掌握办公自动化的管理及应用方向，这样不但可以把计算机应用到数据管理中，还能够合理分析相关数据，从而把企业各部门中的数据进行分类整合，使办公自动化的作用最大限度的体现出来，达到信息资源高效利用的目的。与此同时，企业还要加大资金的投入力度，完善办公自动化的管理系统，从而更好地规划出企业的未来发展蓝图。

4.6 注重对企业员工的技能培训

在社会的快速发展下，计算机技术的更新速度也在逐渐加快，因此企业要加大对员工计算机技能的培训力度，全面提高企业员工的计算机操作水平。另外，企业中的管理人员也要具备熟练的操作技能，分析并总结各种数据的能力。对于企业的工作人员来说，他们不仅要有独立操作各种数据的能力，还要掌握与计算机软件相关的维护知识，同时要了解一定的计算机网络知识，只有注重对企业员工的知识培训，并保证计算机软件在办公自动化管理中的安全性能，才能真正把计算机软件中的作用发挥出来。

5 结束语

总而言之，为了进一步提高我国在国际市场中的竞争地位，则务必要不断加强在办公自动化管理中应用计算机软件的力度，不断创新计算机办公软件，以便在国际竞争中站稳脚跟，促进我国社会的可持续发展。

[1]贾 斌，张洪刚.基于转折角点的车辆遮挡分离算法[J].软件，2012，33（12）：122～125.

[2]陈萌.计算机软件在实现当前企业办公自动化管理上的应用[J].软件，2013，34（11）：103.

TP317.1

A

1004-7344（2016）23-0265-02

2016-6-2

陈玉勤（1980-），女，壮族，广西东兰人，助理工程师，大专，主要从事办公室报告录入工作。