电子邮箱的高效管理技术研究

赵文博

（成都七中万达学校 610036）

电子邮箱的高效管理技术研究

赵文博

（成都七中万达学校 610036）

电子邮箱是我们生活与工作中不可或缺的联系工具，电子邮箱可以自动接收网络任何电子邮箱所发的电子邮件，并能存储规定大小的等多种格式的电子文件。本文主要针对电子邮箱的便捷使用和高效管理措施进行分析。

电子邮箱；便捷使用；高效管理

随着科技的发达，互联网已经变得不可或缺。为了满足人与人之间工作上的来往、交流的方便，电子邮件得到推广。电子邮件已经成为人与人沟通的重要途径之一。使用电子邮件的工具较为简单，只要配备电子设备和网络即可，电子设备主要有手机、电脑、IPAD几个类型。但是在使用电子邮件的过程中，不可避免的会出现一些问题，例如：网络本身的不安全性，会导致电子邮箱被盗，密码被修改；很多商家利用电子邮件的平台会发送各种各样的邮件，而这些邮件不被我们需要，但是又无法阻止；邮件数量较多时，查找不方便等。上述问题的出现影响了人们使用电子邮件的效果。下面就针对电子邮箱的使用方法，提出更加安全，便捷的操作方法，针对电子邮箱本身存在的问题，提出一些切实可行的管理建议，希望能够为电子邮箱的便捷使用和高效管理提供依据。

1 建立个人文件夹，分类管理邮件

对于每个人来说，邮件的种类各种各样，包括朋友的问候邮件，工作上来往的邮件，广告邮件等，如果这些邮件都在一起，会显得非常混乱，当寻找某一封邮件时，发现耗费大量的人力，此种情况下，可将所有的邮件规整和分类，偏于寻找和查阅。

2 定期清理垃圾邮件提高工作效率

网络技术的发达，依然阻止不了垃圾邮件进入个人邮箱，最简单和直接的办法是查看该邮件的主题，从而区分哪些是自己需要的邮件，哪些是自己不需要的邮件。对于不需要的邮件进行必要的处理，处理周期可设置为1～2周一次。如：邮件的主题是“广告邮件”，该邮件是制造商对于其产品的宣传手段，直接删除即可。此外，对于电子邮箱，还要进行合理的分配，使用专门的邮箱进行通信，使用其他的邮箱来订阅电子杂志，提升个人通信类电子邮箱的保密性。

3 设置过滤器，及时拦截垃圾邮件

过滤器在邮件中的功能主要是过滤一些不需要的邮件，但是需要个人自己设置。如，王先生经常会收到“某某公司理财”相关的邮件，而自己又没有这方面的打算，他可以在邮箱里建立一个过滤器，过滤器具体的处理办法是：主题中含有“某某公司理财”信息时，自动删除，此种办法较简单，而且不会对个人造成垃圾邮件的干扰，提高了工作效率。此外，要及时取消邮件列表，使用者订阅了一些电子杂志，却忘记了或者不需要了，这时候再发来的邮件就成了垃圾邮件，这些邮件多是通过邮件列表（可以在网站上申请利用）寄来的。遇到这种情况，在邮件列表申请地址的主页上一般都会有退订的窗口，填上自己的地址即可实现退订，有的还会有拒收的回复地址，这时按要求向回复地址发送回复邮件就可以了。

4 设置自动回复功能

在一方向另外一方发送邮件时，往往希望在较短的时间内得到回复。但是如果收件人由于出差、网络不方便等原因时，迟迟不能回复邮件，就会影响邮件发送的及时性，此种情况下，可以在工作邮箱中可设置自动回复功能，比如设置“您好，您的邮件已经收到，我再外面出差，会及时处理，祝您工作顺利”之类的话语。这样既可以为发件人留下一个良好的印象，也为双方的进一步沟通与合作打下了基础。此外，对于私人邮箱，要谨慎使用邮箱的“自动回信”功能，虽然这一功能给使用者带来了一定的方便，但是也有可能带来大量的垃圾邮件，如果发信人设置了自动回信功能，在向使用者发送确认信件之后，如果此时正好对方没有及时收取，那么系统就会自动发送确认邮件，重复发送，直至将双方邮箱撑爆，因此，必须要谨慎使用这一功能。

5 建立分发列表，群发邮件

许多情况下，一封邮件的内容需要告知许多人，这种情况下一个一个添加收件人非常浪费时间。因此对于收件人可以建立一个分发的列表，这样可以实现邮件的高效使用。比如：公司由于紧急停水，决定放一天假，此种邮件是与公司所有的人员息息相关的，必须通知所有的人员，那么在邮件的操作界面上，对收件人“全体员工”建立一个分发列表，添加全体员工的邮箱号码即可。此种方法在公司的使用中是较为常见的，一方面提高了工作效率，一方面可发挥邮箱自身的优势。

6 掌握电子邮箱使用技巧

6.1 使用同一个邮箱来注册网站

在注册用户名时，一般需要绑定邮箱，邮箱既可以作为用户名来使用，也可以用来寻找账户和密码，如果密码丢失了，随时可以通过输入邮箱去查找。此种情况下，建议在各大网站注册时，最好使用同一个邮箱，优点是不会混淆，而且网站注册的邮箱因为泄露了个人信息，会收到很多垃圾邮件，如果需要查看与注册网站有关的邮件，只要登录邮箱搜索即可。

6.2 建立几个邮箱，各司其职

邮箱的注册过程简单，网站不收取任何费用。在此种背景下，我们可以根据自身的情况，多注册几个邮箱，一个专门用于工作往来时候使用，公司的OA系统中都会带有邮箱，一般用公司的邮箱即可。一个专门用于与好友联系，联络感情。个人注册可选择新浪邮箱，QQ邮箱等较为常用且知名度较高的邮箱，防止由于垃圾邮件造成不必要的干扰。建立多个邮箱的作用是有效的将工作和生活分开，如果一个邮箱忘记密码或被盗，可暂时用另一个邮箱。

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2016-7-18