新形势下谈电力档案科学化管理

杨 英（国网四川省电力公司蓬安县供电分公司，四川蓬安637800）

新形势下谈电力档案科学化管理

杨 英（国网四川省电力公司蓬安县供电分公司，四川蓬安637800）

大型国有电力部门作为中国电力部门的供电监管的主要部门。建立良好的服务，良好的监管和国际电网企业形象势在必行。在此期间需要注意和加强档案监管，当前电力部门档案馆在维护企业发展历史，文明遗产，民生和社会服务等方面的作用正在得到大众和相关部门的认可。本文分析目前电力部门档案监管面临的问题，提出加强电力部门档案监管，以适应现代企业监管的需要。

电力档案；管理；科学化

引言

电力档案具有信息量大、涉及层面广以及类型繁多等特点，电力档案能够真实的反映出企业的发展过程，同时对于企业的经营成果有着决定性的影响。电力档案管理工作不是简单将材料装订成册或者抄写文件，是需要档案管理人员和科技人员一起协作，把档案的价值转化成电力企业的生产力，帮助企业创造丰厚的经济效益。但是目前面临的现状是，很多单位的电力档案没有得到有效的保存，给后续的使用，工程的扩建和用电需求等数据的调用造成一定的困难，不利于电力部门内部管理，也不利于工程建设情况，因此建立科学有效管理方式，对于电力部门和相关企业单位都是至关重要的选择，本文将简单论述电力档案管理科学化、合理化的方式和策略。

1 电力部门档案监管的重要性

电力档案可以有效反应真实的电力工程情况，对于具体施工项目来说，是必不可少的材料，直接关系到以后的维修和监管相关工作内容，对于工程的改建和扩建可以提供详实的电力数据以供参考，是工程建设中重要的参考材料之一。

电力文件详细记录了电力科技的相关信息，对整个电力项目使用维护具有至关重要的作用。电力档案的先进性，均匀性和网络水平都将有利于后期电力项目的运行和维护工作顺利运行。因此，做好电力档案监管的工作具有重要现实意义，电力部门需要引起足够的重视。

电力档案在电力发展中起重要作用。作为电力部门日常监督的重要组成部分，电力档案管理对于电力部门在市场竞争中是否有坚实的立足点起着重要的稳健作用。电力部门档案是电力部门生产和经营活动最原始的记录。档案不仅反映了电力部门的发展进程，而且包含了大量的科技资源和知识信息更新换代的过程，可以促进电力部门的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，积极的完善电力部门档案监管，使电力部门的档案监管工作更好地适应市场经济下的监管制度，最终促进电力部门实现最大化的经济效率。

2 电力部门档案监管工作存在的问题

2.1 电力档案监管缺少标准化统一化、

电力档案管理和其他所有档案管理是一样的，需要统一进行集中化管理和分类，但是当前电力管理部门档案管理显得比较分散，不同类型的档案分管不明确，容易造成混淆情况，这对于工作人员搜索和利用档案是极为不利的，大大减少了搜索效率，更重要是在电力档案管理过程中没有做到完善标准化管理和实施，因此，做到有章可循变得极为困难，在此背景下，应该严格要求相关电力部门档案管理人员，应该遵循《档案法》各项管理制度和环节，对企业档案管理应该积极推进，从电力项目确定或立项开始，到项目最终完成，相关部门对电力项目涉及科学技术文件资料电力档案机构应该实施全过程跟踪和监管，从工程确立、到投产过程中需与工程管理者保持密切联系，颁发《科技档案分类编号办法》，由项目监管进行协调商定档案编号，能提高档案编号科学性和流程清晰性。但在一些小问题上尚存在不规范情况：如，每个员工不统一的记录方法，同一件事表现记载方法多种多样，记载方式不统一的情况十分严重，给档案监管者和使用者造成极大不便之处。此外，不统一著录，在很大程度上阻碍提高电脑搜索速度，降低检索效率。

2.2 重视文字记载，忽视声像档案收集

许多电力工程项目只注意技术数据、技术资料收集整理，忽视声像相关资料。相比文字资料，声像档案具体化，可及时运用且多人运用，更精确呈现发生事件本来状况。但受到思想观念的束缚，企业尽管配置摄像、照相等设施，但在现实中并未真正发挥这些设备作用。

有的档案管理者明确提出，档案主要是文字性材料和记录，只要妥善保存这部分内容即可，不需要加上影像和录音资料等内容，因此也就完全不重视相关的资料保存和建立，其实这样的做法是极其错误的，文字资料只能是第一手记录材料，影像资料可以作文字资料的重要补充，一旦发生文字资料损坏和遗失情况，影像资料就可以作为重要补充材料加以使用，对于特殊情况下档案的使用很有帮助，所有应该及时进行影像资料录入工作，并且随着我国信息技术的高速发展，无纸化办公的推进，影像资料的地位显得越来越重要，影像资料有时还能提供文字记录无法呈现的重要信息，可以帮助电力档案全面保存[1]。

2.3 电力档案电脑管理滞后

受到技术财力要素影响，电力公司电力档案电脑监管水平很低，软件硬件设施都滞后，升级缓慢和电力公司发展不对应。电力档案监管工作中，计算机处于条目式监管单机运行阶段，这是用电脑效仿传统档案管控方式，并未从根本上打破传统档案管控约束，未进行较大的创新突破。

2.4 电力档案编制成果缺少实践价值

电力档案编制研究的工作目标是成体系地更大程度发掘电力档案的信息资源，有效的提高档案资料信息利用率，促进档案快速转化为生产力。从多数电力部门的情况看，科技档案编研成果缺乏实践价值，具有实践价值档案编制探究成果很少。尽管以前电力公司档案机构曾取得部分研究成果，可是伴随计算机技术在档案管控中普遍运用，这些成果已经无法满足当今电力档案管理的发展需求。

3 提高电力档案监管工作水平措施

3.1 严格规范电力档案监管制度与标准

电力部门档案监管工作需要严格遵循相关制度标准，如《归档文件整理规则》、《电力科技档案监管手册》、《基本建设档案资料监管暂行规定》、《科学技术档案卷构成的一般要求》等文件的要求，以此制度为依据整理电力档案，做好档案文件归档，确保文件准确完整，科学系统，全方位体现电力项目工作情形，保证案卷品质达到要求，在输入计算机、建立数据库时，应当要规划著录方式必要的时候还应该进行详细的标注[2]。

3.2 深化监管者的电力音像档案观念

电力公司应当改变思想，打破过去档案方式观念制约，改变思维形式，高度关注音像材料归档、使用保管工作。抓好员工配置财政支持等工作，为档案监管提供物质保障。需建立健全相关机制规章，把搜集音像档案和使用工作划到日常监管工作中，有效提升档案监管者和电力项目负责人的关注。在电力项目施工过程中，电力项目负责人应当搜集音像材料，保证材料完备；移交音像材料应严格遵照规章制度，防止音像档案丢失。此外，音像档案保存、发掘及利用等，都需严格遵循制度，避免磁场空气等损害音像材料品质，通过材料备份的方式来来保证音像档案的有效性。对需要长时间保管但是使用频率较低的音像材料，应定期倒带检测，第一时间解决发现的问题，或利用刻录多份光盘等方式进行保存，延长音像材料使用期限。

3.3 提高档案监管人员的素质

要建立高素质专业化技术较强队伍，需有目的、有计划加强对电力档案监管人员业务培训和专业学习，使他们掌握电力档案监管工作专业理论和专业知识。电力档案监管人员要能够熟练运用档案监管工作方法和原则，在实际工作中不断提高档案监管工作技能水平。要熟悉电力档案的具体内容范围，熟悉电力档案材料的规律特点，确保档案完整、准确、规范和系统。强化档案保密原则和方法，大力的实施和运用电力部门档案监管新手段[3]。

随着档案信息化建设的发展，档案安全维护变得越来越重要。电子档案运用比纸质档案更加快捷方便，但利用电子档案同时，监管难度也扩大。如果不能有效保护档案的安全，会给电力企业带来损失。在推进档案信息化建设进程中，档案管理人员要做好电力档案的安全保密工作，建立制度以及制定标准等方面对档案进行有效的监管。要加强对电子文档信息系统的监管，保护好电力部门的核心技术与科研成果，配合保密工作，对非法访问和操作应该及时的采取相关的防范办法。

4 结束语

当前我国电力企业快速发展的大环境之下，对于电力档案的保存和调用工作变得愈加重要，但是随着信息技术的发展，目前电力档案监管工作中不断呈现出新的问题，对于各个电力企业的电力档案管理提出了新的挑战，电力部门应该尽快更新陈旧的管理方式，积极的推进高效便捷的管理策略，进行电力档案的科学化系统化的管理工作，最大程度的发挥电力档案在当前的经济建设和社会发展中的重要作用。

[1]尹 镜.探寻电力企业档案信息化管理的重要性[J].赤子，2012（13）：150.

[2]姜文远.新形势下档案管理工作存在的问题和建议[J].科技与创新，2014（19）：121.

[3]朱桂兰.浅析电力企业档案管理[J].中小企业管理与科技，2011（36）：42.

G271

A

2095-2066（2016）35-0167-02

2016-11-15

杨 英（1970-），女，助理馆员，大专，主要从事档案管理等相关工作。