信息技术在高校教学档案管理中的应用



信息技术在高校教学档案管理中的应用

计算机技术的应用，极大地促进了我国高校教学档案管理的现代化，使高校教学档案管理工作，展现出勃勃生机，信息化技术应用的管理过程中，进一步提高了高校学生管理的工作效率。现阶段高校教学档案管理工作的相关工作者所需要考虑的问题是如何将信息技术在学校档案管理工作中充分发挥出来，更好地为高校教学档案管理工作服务。

一、高校教学档案管理工作的现状

所谓高校教学档案，其实就是指广大教育工作者在日常的教学活动中，将教学工作、学校管理以及学生学习的教学活动中所形成的不同形式的文字材料。不论是什么样的教育单位，都不能够缺少教学档案，教学档案的存在对学校决策者来说至关重要。学校领导者可以通过教学档案深入地了解教师在教学过程中的基本情况，从而帮助教师解决教学过程中遇到的问题，进一步提高高校的教学质量以及管理水平。[1]现阶段，我国高校教学档案管理方面存在诸多不足，这些不足严重影响了我国高校教学档案管理效率，也极大地阻碍了我国高校教学档案管理水平的进一步提升。具体来说，高校教学档案管理主要存在以下几个方面的问题：

首先，高校作为一种公共场所，在日常的教学管理活动中需要接触的人有很多，一定程度上降低了高校教学档案管理的保密性。传统的工作人员在管理教学档案过程中，由于缺乏必要的档案管理保密意识，导致在没有管理人员允许的情况下教师还能够随便出入档案室，甚至有的教师还会直接拿走相应的教学档案，不利于教学档案的保管。

其次，高校教学档案管理效率普遍偏低，很容易出现差错。在信息技术没有应用到高校教学档案管理之前，相关工作人员只能按照传统的方式对教学档案进行管理，随着信息化水平的提高，传统的教学管理模式已经难以满足高校相关教育工作者的需求，校领导一旦想要查询文件，档案管理工作者就必须在一大堆文件当中查找，一方面效率不高，需要耗费大量的人力、物力，另一方面，也不利于高校相关工作的展开。[2]

再次，高校教学档案管理人员素质普遍偏低，高校教学档案的信息化管理是大势所趋，是符合社会发展趋势的，在这种情况下，传统的教学档案管理方式显然已经过时，因此，档案管理工作人员应当抓紧提高自身的档案管理素质，树立全新的教学档案管理理念，不断学习先进的教学档案管理手段，将信息技术在档案管理中的优势充分地发挥出来。

最后，传统的高校教学档案管理模式难以实现档案的查找、更新以及维护。在传统的档案管理模式下，教学档案只会越积越多，不利于档案管理者及时淘汰掉相关信息，更不利于档案的维护以及更新。

二、高校教学档案管理信息化的优势

现阶段我国高校教学档案管理依然沿用纸质媒介，这种模式一方面难以适应时代发展需求，另一方面也造成了大量的人力、物力、财力的浪费，在信息化高度发展的今天，传统的高校教学档案管理模式必然被信息化管理所取代。随着信息技术的不断发展，信息技术应用到高校教学档案管理已然是大势所趋，档案管理模式有效的弥补了传统档案管理模式的缺点，进一步提升了高校教学档案管理的效率，对于教学档案管理者来说，信息技术的应用具有里程碑的意义。具体来说，

高校教学档案管理的信息化具有以下几方面的优势：

首先，以信息技术为基础的高校教学档案管理系统具有处理迅速、查阅方便以及存储量大等优势。这种教学档案管理模式能够方便存储大量的教学资料，以电脑为手段处理教学档案，使档案管理工作变得灵活方便快捷，实现对教学档案的合理分配，进一步提高高校档案管理水平。

其次，以信息技术为基础的高校教学档案管理，所需要的人员数量较少，通常情况下，仅需一至二名高素质的专职工作人员即可，值得注意的是，这些高素质的专职人员必须热爱档案管理工作，只有这样，档案管理工作人员才能够全身心的投入到档案管理工作当中，极大地降低了管理的成本。

再次，以信息技术为基础的高校教学档案管理工作能够实现高校教学档案的长久保存，以纸质版为媒介的高校教学档案具有不易保存、占地面积较大的缺点，将信息技术应用到高校教学档案管理工作当中，能够有效的弥补纸质版教学档案的缺点，使高校教学档案能够实现长久的保存。同时，极大的减少了教学档案所占的空间。[3]

最后，以信息化为基础的高校教学档案管理能够有效地实现教学档案的迅速查找。在传统的教学档案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相关资料，工作效率很难提高上去。而在信息化背景下，查找相关教学档案，只要在电脑中输入关键词，几分钟甚至更短的时间内就能够找到自己所需要的教学档案。

三、做好高校教学档案管理信息化的对策

为了进一步适应社会发展的需要，提高高校教学档案的管理水平，高校教学档案管理必须走信息化道路，实现高校教学档案管理的信息化应当做到以下几点。

首先，高校领导应当给予教学档案管理信息化高度的重视。教学档案与学校的教学水平息息相关，它直接关系着高校教学的改革、管理以及教学研究等，因此，高校相关领导应当充分意识到档案管理信息化工作的重要性，将档案管理信息化工作纳入战略议程上来，要定期对教学档案管理信息化进程进行考核，并将高校教学档案管理工作落实到人，除此之外，还应当投入大量的资金来支持高校教学档案管理的信息化，从而确保高校教学档案管理信息化工作的顺利开展。

其次，进一步提高高校教学档案管理规范化和标准化水平。现阶段，我国高校教学档案管理信息化的过程中存在诸多问题，例如标准化滞后、软件应用不规范等，这些问题的存在，极大地阻碍了我国高校教学档案管理信息化水平的提高，因此，我们应当在充分认识这一问题的基础上，切实提出有效对策，笔者认为，高校教学档案管理信息化的过程涉及各个方面，环节众多，想顺利开展信息化就必须建立健全档案管理标准，并将标准落实到实处。但标准的建立，本身也是一项复杂的工程，所以在建立健全高校教学档案管理标准的过程中，应当抓好档案管理信息化中存在的问题，以实现档案管理标准的适用性。建设高校教学档案管理平台，并在此基础上建设高校教学档案数据库。高校教学档案管理的办公自动化是实现档案现代化的前提。[4]因此，必须进一步提高高校教学档案管理的效率以及教学档案信息资源的利用效率，只有这样，高校教学档案信息才能够实现全方位的现代化管理。值得注意的是，高校教学档案地信息化管理不能局限于高校档案管理内部，应当做到从全局出发，实现高校教学文档一体化管理模式。现阶段，我国高校绝大多数教学档案信息管理还处于由文件处理逐步向信息管理系统的过度阶段，想要实现文档一体化管理模式，高校教学档案管理者必须运用统一的计算机，因此，高校应当逐步从文字材料开始进行管理，完成公文处理以及档案管理所有程序的信息化。在此基础上，学校各部门可以通过网络的形式分享高校教学档案信息资料。

再次，进一步加强高校教学档案管理办公自动化建设，从而切实提高高校教学档案管理工作的质量。档案管理工作在知识经济时代的主要标志就是微机的应用以及网络的管理，作者认为，利用微机对文书档案进行管理具有以下优势：1.利用微机对文书档案管理，能够有效实现高校教学档案的立卷、接收以及鉴定。2.能够迅速补漏相关文件，还原档案原貌，检索效率更高。3.有利于教学档案保密工作的展开。

最后，高校教学档案管理者应当切实提高自身的管理素质，高校教学档案的信息化建设，必须以高素质的档案管理工作为依靠，教学档案管理工作者一方面要具备较强的事业心，另一方面还要具备较高的计算机应用水平。具体来说，主要包括以下几个方面：1.能够维护高校教学档案真实性的能力。2.能够高效获取档案信息的能力。3.能够切实评估档案信息的能力。4.能够加工提炼档案信息的能力。5.能够有效地根据档案信息进行交流和沟通的能力等。除此之外，高校教学档案管理工作人员，还应当具备较好的基础知识、具备较高的专业素养，在日常的工作中，不断地掌握高校教学档案管理的方式方法，开阔自己的眼界，从而进一步提高高校教学档案管理工作的水平。

随着经济水平的发展，知识经济时代的到来，高校教学档案管理工作者必须进一步提高自身的素质，将信息技术在档案管理工作中的作用充分的发挥出来，实现高校教学档案价值的有效发挥。将高校教学档案管理视为校园文化建设的重要组成部分之一，积极鼓励全校师生共同参与，档案管理工作者在管理档案的过程中，应将档案管理与校园文化建设有机的结合在一起，将学校档案的有效利用融入到校园文化建设的浪潮当中。

四、结束语

总而言之，在经济时代下，高校教学档案管理工作只有实现信息化才能够做到与时俱进，才能够切实满足高校师生对高校教学档案管理工作的要求。高校教学档案管理的信息化过程并不是一蹴而就的，它是一个长期发展的过程，需要高校教学档案管理工作者以及高校师生的共同努力才能够实现。

参考文献

[1]于大伟.加强教学档案信息资源管理为高校教学评估服务[J].现代情报，2006，1：206+209.

[2]赵巧芳，李永飞.高校教学档案管理人员的信息技术素质培养[J].科技信息，2011，19：229+242.

[3]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务，2012，3：34-35.

[4]王凤秀，李勤姣.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].科技传播，2014，17：214-215.

王金伟
（郧阳师范高等专科学校，湖北十堰442000）

摘要：近些年来，我国信息技术得到了迅猛发展，并逐步渗透到高校学生档案管理当中，为教学档案管理工作提供了极大的方便。利用信息技术对我国高校教学档案进行管理可以进一步提高档案管理的效率、使查阅更加方便。因此，我们应当对高校教学档案管理信息技术的应用给予高度重视，本文从高校教学档案管理的现状出发，系统的阐述了信息技术在高校教学档案管理的应用途径，旨在进一步提高我国高校教学档案管理的管理水平。

关键词：档案管理；高校；信息技术

Abstract:In recent years, China's information technology keeps booming, and gradually infiltrates into the col-lege students' archives administration, which provides a great convenience for teaching archives administration. The employment of information technology in our college teaching archives administration will contribute to the efficiency of archives administration and convenient access. Therefore, we should pay more attention to the application of the information technology in teaching archives management in Colleges and universities. Taking the current situation of teaching archives administration as the starting point, this paper demonstrates the application of information technolo-gy in teaching archives management in Colleges and universities, and aims to improve the management level of teaching archives administration in Colleges and universities.

Keywords:archives administration; college; information technology

作者简介：王金伟，男，湖北十堰人，郧阳师范高等专科学校，助教，主要从事高等教育研究。

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：2096-000X（2016）02-0136-02