高校校友信息管理制度化建设浅析

邓建萍 朱连芳 英臣

【摘要】 校友资源是现代高校自身所特有的人际资源，在高校发展中具有非常重要的作用。本文通过对校友信息及其管理内涵进行剖析，对比国内外优秀管理经验，对当今我国高校校友信息管理现状和存在的问题进行剖析，并据此总结出高校校友信息管理制度化的设计理念，最终实现对高校校友信息管理制度化措施的探究。

【关键词】 高校校友 信息管理 制度化

目前，随着我国教育事业的不断发展，高校建设及教育规模不断扩大，为进一步实现自身高水平教学目标，各高校充分调动校内外各方力量和有效资源，以期促进自身发展。越来越多高校已逐渐认识到校友资源对学校发展的重要意义。但是，我国多数高校在校友信息管理方面存在信息分散、缺乏规范性与制度化的缺点，因此，实现高校校友信息管理制度化管理已成为目前亟待解决的问题之一。本文以四川大学校友工作为参考，通过查阅文献及问卷调查，对高校校友信息管理制度进行分析研究，并以全国高校校友工作培训（天津）为契机，与其他高校校友工作者积极互动，共同探究高校校友信息工作制度化研究的问题。

一、高校校友、校友信息管理制度化的内涵

传统意义上校友主要是指曾经在同一所学校读书或进修的同校生，现代校友有更广泛意义，不仅包含往届学生，同时还包括曾在校工作的教职工。

高校校友信息管理主要是指学校校友管理者为了达到某一目标采用而科学化管理手段及方法，遵循信息使用规律，对校友信息进行相应的组织与规划[1]，实现对其的有效管理。其中，有效管理的手段之一，就是进行制度化管理。制度化的产生是社会发展的必然结果，是人类适应环境发展采取的必然措施，制度主要包含人类日常行为习惯及规范化行为方式表现形式，具有极强的约束性与强制性，一般主要通过法律法规建设及政策建设实现操作。制度化的产生可减少社会中不良行为等的产生，有效促进社会的有序与健康发展。对高校校友信息管理实现制度化管理，就是要通过对校友信息分类整理，对各个环节以规范的制度加以限制，为校友信息管理提供强有力的保障。

二、当今高校校友信息管理现状和存在的问题

美国哈佛大学建立哈佛大学校友会对校友信息进行管理，在该项管理中，哈佛大学创办了三个管理委员会，日常信息管理中相互协助、相互制衡从而形成合理完善的管理系统。

我国高校校友信息管理由于各种历史原因以及教育系统的不完善性，使得很多学校对校友所发挥的作用几乎没有合理认识，因此其信息管理也未得到相应重视。随着高校校友管理意识的不断增强，学校也逐渐开展相应校友信息管理，并不断的完善。目前，国内多数高校建立了校友会，制定规范的章程进行管理，并尝试建立尽可能完善的校友信息管理系统，进行管理。根据调查问卷反馈，在调查的47所高校中，有98%的高校校友工作有专门部门管理，但是其管理在组织模式、管理形式、人员配置等方面均存在相应不完善，没有建立规范的校友信息管理组织网络，管理模式的建立多流于形式，影响信息管理的有序发展。具体统计见下表：

从调查表中，我们可以看到，校友信息管理存在诸多问题，其中最突出的是校友信息更新不及时，占到93%。校友信息不完整和校友信息采集制度不完善，分别占到70%和68%，这两方面的问题也非常突出。此外，多部门交叉管理等，也造成了校友信息管理的混乱。

三、高校校友信息管理制度化的设计理念

全局性。制度在对个体行为习惯及信息管理等方面具有非常重要的规范作用，因此高校校友信息管理制度化必须从全局出发，兼顾信息资源，实现资源优势的最大化，否则，制度在建立完毕后，虽然其较为合理，但是还是无法真正使其实现功效。故高校在进行资源管理制度建设时，必须从系统全局考虑，实现信息整合。

根本性。高校校友信息管理制度的建立主要从学校的利益考虑实现对规则及系统的建立，因此学校在对制度进行设计时，应该根据学校的相关发展目标及校友资源优势，实现对信息的有效管理[2]，使信息尽量公开以使其得到最大效用，促进学校的发展。

稳定性。制度是某一事物发展的基本坐标，是长远目标实现的必要前提，学校在对自身校友信息管理制度进行建立时，需要根据长期发展原则进行建立，该制度必须可以长期对其进行完善与应用，不能朝令夕改，因此学校应保证其稳定性。

发展性。制度的产生是人类文明发展的产物，学校校友信息发展与学校自身的发展具有相关性，因此学校应注重信息环境的发展性，同时在发展过程中应注重对信息自由及个人隐私问题进行相应的建设与有效管理[3]，并对其根据学校发展及社会发展进行相关创新及发展。

四、高校校友信息管理制度化的具体措施

根据我们的调查问卷显示，当前高校校友信息管理，亟需从以下几个方面进行改进。

4.1制定校友信息收集制度，扩展校友信息收集途径多样化

根据学校自身网络资源及优势进行校友网站的建立与信息的发布，在学校网络版面的主页上，建立校友资源网，将信息点击等选项放置在最显眼位置，校友们可对其进行点击，后通过浏览网页及登陆页面等形式对自身最新信息进行更改，例如工作状态与联系方式等等，并可对其他校友的最新情况实现即时了解。高校校友毕业后均在世界各地分散工作，因此自身学校网站资源的建立可使校友快速实现对资源的了解并及时了解校友动态[4]，对学校所需进行的相关项目及教育资源的予以关注，这样不仅可使学校校友资源得到扩充，同时还可节省双方人力、物力等资源的浪费。

4.2制定信息公开与共享制度，实现信息使用规范化

高校校友信息资源应在确保相应安全的情况下实现对信息资源的尽量公开与共享。因此学校应重视对其相关管理制度的建立。

信息公开制度。高校校友信息管理的目的是方便学校与校友双方实现对信息的阅览。因此必须保证信息的相对公开[5]，而对于学校而言，校友相关信息具有相应的复杂性与信息提供途径的多样性，因此为保证信息的公开性与准确性，学校应建立相关的信息公开制度，严格划分保密资源与公开资源，对保密资源划分层级，分级管理；对公开资源，尽量使校友也了解其相关内容，提高利用率。

信息共享制度。高校校友信息共享制度的建立可有效实现学校与学生及校友对相关信息的满足，因此校友信息共享制度应对共享主体、共享内容及共享程序进行系统规定，尽量消除信息的公开滞后性，构成学校、校友之间的信息系统，实现信息共享，促进高校建设与发展。

4.3建立校友工作专人化管理制度，实现信息整理高效化

目前，多数国外高校均成立了专门的校友工作机构实现与工作队伍，实现对校友日常信息的管理，从而使校友回馈母校有了制度保障。学校可根据自身情况，建立校友会，主要负责对校友档案及跟踪等信息进行建立，举行相关会议，实现学校与校友之间的及时交流，增强二者之间的感情[6]，促进学校更好的发展。其工作人员除了可建立专职人员外，还可使用大量兼职人员，实现工作开展，并安排学校领导阶层人员去看望校友，增强校友心理感情值，促进联系与发展。

4.4建立学校与校友信息沟通交流年会制，实现信息管理常态化

学校与校友信息沟通交流年会制，是指学校和校友定期举办全球校友会会长、秘书长年会，围绕校友会的工作、校友信息的收集利用等方面开展深入地沟通交流，互相学习。通过这样的一个平台，传递校友信息，探索校友工作规律，提高校友工作水平。

建立学校与校友信息沟通交流年会制，需涵盖校友工作负责人学习培训、列席会议、调研考察、提案提议等方面，形成全球校友会会长、秘书长年会制的基本制度框架，确保学校校友会年会的规范化、常态化运行，打造高校校友工作品牌。

五、高校校友信息制度化管理的积极意义

高校校友信息制度化管理可以有效保证校友利用信息系统对个人信息进行注册、修改等情况的保密性，同时其还可将校友信息管理、统计及查询等业务进行相应规范，实现公共信息的准确性，对其进行制度化管理，还可使校友信息的日常维护与跟踪变得更加系统化，提升工作人员工作效率，发布具有价值性的校友信息，推进校友系统管理工作的科学化、规范化与信息化。

日常校友信息管理中，学校未对其进行制度化管理因此造成管理工作在很大程度上仍处于相对混乱状态，因此制度化建立可实现管理工作的有效进行，设置专门负责信息管理的专职人员，对其工作内容进行具体分工，这样可节省信息管理时间，实现信息管理的高效性，不断提升校友信息管理的有序性发展。

综上所述，随着现代高校教育事业的不断发展，人们开始广泛关注校友在高校建设中的重要作用，因此，各高校开始逐渐对其信息管理工作模式展开研究与分析。由于我国现代高校校友信息管理意识发展较国外发达国家晚，因此其在发展中还存在相应不完善地方。以上对信息管理制度化内涵等进行分析，从而提出相应信息管理模式探究措施，来不断促进我国高校校友信息管理的完善，促进高校进一步有序发展。

参 考 文 献

[1]宋娟.网络对高校校友资源开发与管理的影响及对策研究[D].中南民族大学，2012.

[2]王朝平.高校校友资源开发与管理研究[D].兰州大学，2010.

[3]祁卫东.高校校友工作管理的实证研究[D].湖北工业大学，2012.

[4]江晓花.基于逆向工作模式的高校校友运作体系的设计开发[D].华北电力大学，2012.

[5]刘莉.井冈山大学校友管理信息系统的研究与分析[D].云南大学，2015.

[6]傅惠娟.校友资源管理平台的设计与研究[J].电脑知识与技术，2014，36：8695-8696.