城市建设档案管理工作现状及优化

孔然然

汶上县住房和城乡规划建设局

城市建设档案管理工作现状及优化

孔然然

汶上县住房和城乡规划建设局

随着我国城市化进程的不断加快，城市建设档案在其中发挥的作用也越来越大。要紧抓当前的发展机遇，规范城市建设档案管理机制，坚持以有效、准确为核心，抓好、抓牢档案管理工作，档案管理人员在业务上要不断学习，积极创新，进一步提高档案管理与利用的程度。这样才能实现城市建设档案资料的价值，为城市建设发展提供强有力的支撑。鉴于此，本文主要分析城市建设档案管理工作现状及优化。

城市建设；档案管理；现状

1 、城市建设档案的特点

1.1 准确性

城市建设工作的准确性跟一个城市的发展有密切的联系。从大的方面说，有跟城市建设相关的系统基础设施改建，特别是城市地下系统的建设，还有某个工程建设项目的扩展，从小的方面说，甚至包括某一套小房子的法律问题。城市建设档案是城市发展的历史性记录，是重要的建设依据，也是法律依据，假如连基本的准确性都不能保证，就可能给国家、地区、企业等带来经济方面的损失，更有甚者，可能会导致灾害性质的事故发生。

1.2 多样性

纵观传统城市建设档案的载体，可以看出除了纸质档案之外，还有其他形式的档案记录材料。而伴随着计算机技术的发展，档案形式也变得多样化，像电子化的文档、图像、录音、视频等等。这些档案材料在收集、整理的时候，基本是按照季度或者年度等周期进行归档，这些都是城市建设档案的独特之处。

1.3 动态性

一个城市的发展不管是兴旺发达还是逐步没落，都是一个不断变化的进程，城市建设档案记录着这个城市的发展历程，其记录的城市建设信息具备动态性的特点。所谓动态性，就是城市建设档案在管理的时候，要及时、有效反映城市建设管理的真实信息，这样才能更好地发挥档案信息的时效性。

1.4 复杂性

对于城市这个组织结构来说，其主要特征就是功能多元化，这个功能也决定了城市建设档案管理的复杂性特征。城市建设档案设计的专业领域比较广泛，有城市环境保护、城市建设规划、城市抗震抗灾等等，还包括多种类型，有城市空中、城市地面、城市底线建筑管线以及设施等等，还包括多种形式的记录方式，有文字、图标等等不同的形式，所以，城市建筑档案具备复杂性的特点。

2 、城建档案管理存在的问题

2.1 档案种类繁杂，工作基础差

城建档案需要记录的是城市规划、建设和管理的全过程，包括城市基础、规划审批、征地拆迁、建设管理、市政设施、水文地质、建设科研、风景园林、历史名胜等城市建设发展的方方面面，体现了城市建设发展的整体水平，记录了每一领域、每一环节、每一时刻的信息。

2.2 服务意识淡薄，观念落后

长期以来，受计划经济时代管理思想的影响，城建档案馆的服务缺乏主动意识，处于被动等需求上门的工作状态，在信息化时代的浪潮到来之际，未能适应需求的转变，无法满足广大用户日益增长的新的信息需求。

2.3 管理水平落后，人才缺乏

因缺乏计算机和网络信息技术的有效运用，很多地方还停留在收集保管型、手工操作阶段，仅有少数发达地区建立了计算机检索系统或数字档案馆，无法满足大量、实时的信息检索需求。

3 、城市建设档案管理工作问题的对策

3.1 提高对城市建设档案管理重要性的认识

对于城市建设档案来说，不管是对这个城市的基本建设，还是城市经济的快速发展方面的意义都非常重大，要当作一项重要的工作来部署。所以，不管是市政部门的相关领导，还是档案管理的基层工作人员，都要加大城市建设档案管理工作的重视度，从根本上制定措施来推动城市建设档案管理工作的开展，让科学化、规范化的城市建设档案更好地为城市发展服务。

3.2 创新城市建设管理档案的管理方式

一是设立专门的城市建设档案管理资料室。因为城市建设的档案管理工作是整体建筑工程管理工作中的一项核心，甚至可以说是城市建设发展水平的标志之一。因此，投入一定的资金建立专门的档案管理科室显得非常有必要。二是城市建设档案资料管理和利用要分工明确，能够责任到人。手写资料保管的工作人员以及普通业务的计算机操作人员都要设立相对比较高的管理权限，比如，档案的更新、数据的更新与备份等等，要设立档案管理系统维护人员，这样才能确保档案数据的安全性。三是要妥善保管手写资料。随着信息化的飞速发展，城市建设档案已经普遍采用微机化管理，但是也不能忽视了手写资料。手写资料可以作为原始资料进行长时间的保存，而且站在安全的角度来思考，这也是对数据的双保险，属于数据的备份，毕竟无纸管理模式的全部实现还需要一段路要走。四是要制定相应的城市建设档案管理章程。档案管理是一项长期的工作，管理章程与管理制度是实现档案管理的重要保障。工作人员要积极遵守档案管理工作的流程，严格按章办事，明确档案的查阅与修改原则，这样才能提高城市建设档案管理工作的有效性。

3.3 完善城市建设档案管理相关法律法规

在新时期，要完善城市建设档案管理相关法律法规，不能因为相关法律的滞后影响了城建档案管理工作。不管是中央，还是地方各级城市建设档案的管理部门，都要根据国家相关法律法规来完成城市建设档案工作，从多个环节进行整体规划，全面落实规章制度在城建档案管理工作中的应用，把城市建设档案管理工作纳入正常的法制轨道上。

3.4 定期进行专业培训

应该充分认识到提升档案管理人员专业素质的重要性。通过对城建档案管理人员进行专业培训，提高相关档案管理人员的工作能力。同时通过定期培训，可以让管理人员能够时刻跟随技术进步的脚步，与时俱进。

总之，对于城市建设档案来说，属于信息资源的重要组成部分之一。随着科学技术的发展，传统的城市建设档案管理模式已经不能适应当前的形势发展需要，也不能满足城市建设的信息需求。作为一项专业技术比较高的工作，城市建设档案管理要求工作人员具备很强的专业能力，还要有很强的服务意识，具备现代化的档案管理技能。所以，在新时期，要认清城市建设档案管理的特点，通过合理有效的方式开展城市建设档案管理工作，让其更好地为社会发展服务。

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