办公室文书档案收集与归档工作管理探究

席小青

山西省娄烦公路管理段

办公室文书档案收集与归档工作管理探究

席小青

山西省娄烦公路管理段

文书档案能够客观反映出某个社会、组织及团体在一定时期内出现的问题、问题的改进方案以及改进成果等。因而档案管理人员在实际工作开展过程中应提高对其的重视程度，且应采取相应措施不断提高档案管理工作质量，并提升整体工作效率。但是，在当前的文书档案收集与归档工作中仍然存在着一些问题。基于此，文章就办公室文书档案收集与归档工作管理进行简要的分析，希望可以提供一个借鉴。

办公室；文书档案收集；归档工作管理

1.办公室文书档案收集

1.1 文书档案收集的涵义

文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。

1.2 文书档案收集工作的内容与要求

办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

2.办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状

2.1 工作人员对文书档案的管理意识较差

过去，人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高，导致人们在工作时注意力集中较差，使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差，在工作中较为注重事业单位的一些红头文件，往往忽略较为普通的编号文件，大大降低了文书档案管理工作的质量和效率，导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低，增加了文书档案管理和查阅的难度，从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用，在一定程度上阻滞了公司的发展进程。

2.2 公司对文书档案的收集和归档力度不到位

当前，由于档案人员对文书档案的收集及归档工作重视不够以及归档力度不到位，导致出现许多文件资料丢失或缺损的情况。其具体原因有：归档模式不科学，目前仍多以文字档案形式存档，对电子文书档案缺乏收集及归档的意识与经验；文书档案的收集和归档流程不规范，文件资料随意摆放，混乱不堪，无法及时归档；文书档案可靠性较差，部分单位或相关档案部门通过模拟近几年数据以应付上级检查，导致档案文件的真实性与历史性严重丧失；文书档案缺乏连续性与完整性，如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。

2.3 文书档案的收集及归档不全面

在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中，常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂，同时参考价值重要，若出现文件材料遗留他人或他部门，将会导致收集困难，增加档案人员归档工作的难度。此外，由于部分文书档案管理人员为兼职人员，对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验，或其他各种原因，最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。

3.办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施

3.1 构建文书档案管理体系

在办公室文书档案收集与归档工作开展过程中应注重强调对文书档案管理体系的构建，并在体系内容制定过程中针对归档模式不规范的问题设定相应的管理原则，且要求档案管理人员在实际工作开展过程中严格按照管理原则来执行，达到最佳的文书档案管理状态。此外，在文书档案管理体系构建过程中基于各部门职能的基础上明晰其归档范围也是至关重要的，因而应强化对其的有效落实。

3.2 加强档案管理人员素质培训

首先要求机关单位领导在实施管理工作的过程中应定期安排档案管理人员参加专业化的培训项目，继而促使其在培训过程中能强化自身责任心及使命感，且将其合理地融入文书档案管理中，提升整体工作效率。其次，由于办公室文书档案收集与归档工作实施的过程中强调了对兼职人员的引进，因而在此基础上，机关单位在实施管理工作的过程中应积极开展兼职档案员培训行为，最终由此提升其专业化水平，并避免返工情况的发生。再次，基于培训活动开展的基础上，利用会议的形式明晰归档范围、归档质量等信息也是非常必要的，因而应提高对其的重视程度。

3.3 做好档案宣传工作

第一，机关单位等领域在实施管理工作的过程中应注重以简报编制及档案编研等形式来扩大档案工作的宣传力度，并引导档案管理人员在实际工作开展过程中可提升自身文书档案管理意识，最终更为积极地投入到工作岗位中，且达成文书档案宣传目标。第二，为了扩大文书档案宣传范围，要求领导基层应注重通过对多媒体技术的应用来提升宣传力度，且由此规范档案管理人员管理手段，即引导其定期核查档案室库藏内容等，继而由此避免文书档案收集与归档中材料不真实问题的凸显，提升文书档案的整体利用率。第三，在档案宣传工作开展过程中强调对文书档案作用的宣传也是非常必要的，因而应提高对其的重视程度。从以上的分析中即可看出，文书档案宣传工作的开展有助于传统管理模式中问题的解决，因而应强化对其的落实，形成高水平文书档案管理目标。

结束语

文书档案作为反映行政管理活动的重要记录，其收集及归档工作是办公室管理工作的关键。因此，需要从构建文书档案管理体系、加强档案管理人员素质培训等途径入手，来应对办公室文书档案管理中凸显出的问题，达到最佳的文书档案管理状态。

[1]刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016，25：196.

[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015，22：70.

[3]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智，2014，11：313.