浅谈企业档案管理与创新

孔 艳

济宁市公里工程总公司第二工程公司

浅谈企业档案管理与创新

孔 艳

济宁市公里工程总公司第二工程公司

随着知识经济时代的到来以及信息技术、网络技术的发展，企业档案工作的发展面临着许多新的挑战，传统企业档案管理模式体现出一定的不适应性，企业档案管理模式创新成为档案工作面临的新课题。档案管理模式是一种反映各层次档案管理工作间以及档案管理工作内部各个环节之间内在机理的一种管理形式。它包括宏观档案管理模式和微观档案管理模式两个层次的内容。微观档案管理模式指具体的档案管理模式，即我们通常所称的档案实体管理模式。本文主要研究档案实体管理模式。

企业；档案管理；创新

随着我国企业档案管理工作的日益深化，企业档案管理水平有了很大的提高。但是，目前企业档案管理工作仍存在一些制约自身发展的难题，唯有在观念、人才、技术、制度等方面积极采取各项有力措施，多管齐下，企业档案管理工作才可能在创新上出成绩，进而提升企业档案管理工作的整体水平，为企业档案管理工作奠定坚实的基础。基于此，针对企业档案管理工作中出现的各种问题与挑战，笔者从革新观念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人员素质等方面来探讨企业如何在新形势下促进档案管理工作的创新与发展。

1 企业档案管理工作的重要性

1.1 企业档案是企业管理工作的查考凭据

档案记录了企业过去各种活动的状况，其中包括处理企业事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个企业连续工作必须查考的凭据。可以说，各种企业为了有效地实行管理必须切实地掌握材料。而档案可以为企业的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。例如，许多企业在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的企业平时不重视档案管理工作，造成档案散失，结果给工作造成许多困难。因此，档案作为企业管理工作的查考凭证对企业各项工作的开展无疑具有重要的作用。

1.2 企业档案是企业进行决策的参考依据

档案中记载了企业各种活动的情况、成果、经验和教训。从产品生产手段到生产过程以及生产技术等各方面的信息，可以作为企业进行生产、管理决策的科学依据和参考材料。当今日益增多的企业档案，更是进行现代化企业生产、工作管理的重要条件此外，企业档案对制订企业生产计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止企业风险等等，都是重要的参考材料。比如，有的企业为了切实规划生产任务，查阅了历年档案，汇总分析，找出了本企业发展的规律、经验和教训，据此采取相应措施，为企业决策提供科学依据，从而促进了生产，推动了企业发展。

2 企业档案管理与创新

2.1 创新档案管理意识

(1)要树立档案工作服务大局的认识观。新的经济形势下，党和国家的中心任务就是以经济建设为主要目标，这要求企业档案管理工作也应该以促进企业经济发展为工作重点，要以服务大局为档案工作的基本定位，对档案信息资源进行有效开发与利用，全面系统的为企业经济发展和长效发展做出贡献。

(2)改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作的另一手段是，要加大对档案工作的改革力度，管理工作中的守旧和自我封闭的思想要予以剔除，同时建立一个与市场经济相适应，并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制， 并且在做好安全保密的前提下，可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围，使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中，这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥，还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。

2.2 引入云计算技术、提高档案管理信息化水平

云计算是一种模式，它实现了对共享可配置计算资源(网络、服务器、存储、应用和服务等)的方便、按需访问，这些资源可以通过极小的管理代价或者服务与提供者交互，被快速地准备和释放。在企业档案管理工作领域中，云计算的最大优点在于以下四大方面：经济实惠，降低信息化成本；减轻档案人员负担，使其能更专注本身专业；提高档案信息资源的安全性；提高了档案工作人员的专业技术水平。②正是由于云计算的成本适中、易用性、自动化、按使用计费等特点，云计算技术为企业档案管理创新提供了全新的技术视角。企业在推进档案管理创新的过程中，特别是要提升企业自身的档案管理水平就要顺势而为，积极利用云计算技术的优点，充分汲取云计算技术的优势，为推进档案管理工作的创新注入新的活力。③因此，有条件的企业可以利用云计算技术，按使用量进行购买，借助云计算技术不断提升自身的档案管理信息化水平。

2.3 提高业务技能，适应档案工作要求

努力提高企管办档案管理工作人员管理能力和业务技能，适应档案管理工作的要求，认真研究档案管理工作中遇到的新情况和新问题，完善档案管理制度，加强档案管理规范性研究和建设，健全档案管理各方面的制度，这是当前新形势下对于档案管理工作的要求，也是对工作人员管理技能的要求。档案管理工作是一项需要业务性较强的工作，也是一项服务于管理的工作，需要定期地对工作人员进行培训和监督，要让工作人员从心里提高对档案管理的重视度，提高工作人员对档案管理资料收集的意识和能力，要让工作人员充分的了解到参加培训的作用和目的，就是要将理论知识和实际的操作相互结合，提高工作人员对档案管理的能力和对档案管理的意识，这才是档案管理培训工作的最终目的。

总而言之，在信息化的时代背景下，企业档案管理工作的作用已经开始得到了越来越多企业的重视，很多企业在档案管理创新方面进行了很多有益的探索。为了进一步提升企业的档案管理水平，创新档案管理方式，观念、人才、技术、制度始终是重要的影响因素，在这些方面下足功夫，那么企业档案管理工作的创新水平才会更上一个台阶。

[1] 李颖. 档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J]. 档案学通讯，2013，01：31-34.

[2] 周丹娜. 企业档案管理系统的分析与设计[D]. 云南大学，2013.

[3] 赵霞. 企业档案管理系统研究与实现[D]. 天津大学，2012.