防范和降低财务差错的综合措施

焦璐婷　周 静

1.北京航天长征飞行器研究所　2.中铁建工集团资产公司

防范和降低财务差错的综合措施

焦璐婷1周 静2

1.北京航天长征飞行器研究所2.中铁建工集团资产公司

财务工作差错是指计量、确认、记录、报告、资金收付方面出现的各种差错。这些差错会影响财务信息使用人分析、预测、决策，会造成经办人员及财务人员额外修正工作，在降低工作效率的同时引起知悉人对财务人员可靠性专业性的质疑。

财务差错；防范；措施

一、财务差错现状

根据财务内部工作内容，财务差错大致分为基础工作类、税务及发票管理类、薪酬类、基建及固定资产类、资金收付类、档案管理类、预决算编报类、其它类。根据具体差错表现为辅助核算差错、科目差错、发票内容差错、手续不全差错、重复做账差错、货币资金收付差错等。由于财务人员就业通用性较强及目前航天军工单位财务人员普遍学历层次及能力较高，近10年人员流动性比上10年有显著提高。人员流动频繁造成财务工作差错呈现上升趋势。而军工单位财务人员招聘对象为大学应届生，实务经验欠缺，对军工事业单位财务制度不了解，更容易增加财务差错。

二、财务差错分析

根据差错类型分析，现阶段单位的财务差错特点为低层次、多类型、普遍性、递增性的特点。以2015年为例，根据业务量计算的差错率以达到1.77%，其中重要性及补救难的差错占总差错的1/5，财务差错问题已经是一个亟待解决的问题。根据人员是否轮过某一岗位，把某人对应的岗位分为新岗位、旧岗位。根据人员是否具有某一岗位全部经验分为新人员、老人员。

新岗位新人员——重复别人已犯错

新岗位老人员——重复别人已犯错

老岗位新人员——重复别人已犯错

老岗位老人员——重复自己犯过的错误

本人认为差错近年来增加，应当寻求措施进行系统性管理。导致差错的因素有一部分是人为因素，但用知识管理和质量归零的思路通过制度、流程是可以规避的。

三、防范和降低差错的综合措施

1.财务团队“老中青”相结合

任何一个团队，拥有经验丰富的老员工，对现状整体及细节工作指导与青年员工培养具有重要作用。应该说老员工是一个团队的财富，他们的经验通常代表着一个岗位较高的水平。发挥老员工具有丰富经验的职业判断能力，能够一定程度上避免财务差错。中年员工一方面对新政策新事物有很好的接受能力，一方面也有一定的工作经验，能够承受难度较大的非常规工作，同时也能够牵头引导需要共同配合的工作。基于持续经营的会计假设，财务工作将周而复始地不断继续下去。长远考虑，那么培养一批未来的中坚力量具有战略意义。综上所述，财务团队人员应尽量形成“老中青”的年龄和经验梯度才能承前启后传承好财务工作。

2.梳理形成5W2H职业手册

管理学中的5W2H分析法理论同样适用于财务工作，5W2H即When、What、How、Why、Who、Where、Howmuch。其翻译成财务工作即是何时干、干什么、怎么干、为什么干、谁来干、从哪入手干、干成什么程度水平。本人认为5W2H是描述一个工作最全面的维度。同一岗位先后轮替的所有人员都应当在从业期间对工作进行梳理，提炼后规范化的工作流程、注意事项要固化到职业手册，对从事这个岗位的人员提供参考和学习的材料。如果何时干某一工作不明确，就会容易产生到时间截点无法完成工作，临时补救则会出现错误，即使不出现错误，质量也难以保证。如果怎么干一项工作不明确，则容易造成操作程序上的流程错误。如果标准不明确，则容易出现财务数据处理处理过度和不及，与数据需方难以衔接得当。最后，财务工作不是孤立的，有可能与人力、行政、资产等多个部门进行信息互通，查询系统不同财务人员权限也不尽相同，那么多个可以提供数据的人员如何选取及以谁为准也需要明确固化下来。依靠5W2H形成的职业手册可以清晰地描述一个工作的全貌，避免财务职业手册中遗漏带来的差错。

3.严格科学岗位带培模式

不论新员工老员工在换岗时，除了交接工作还应当注意带培期履行科学的带培过程。本人认为科学的带培过程应包括三个阶段：阶段一，交出人又做又讲，接交人又看又问阶段。这个阶段交出人应当充分给接交人展现工作过程，同时随着进程配合讲解帮助接交人理解。阶段二，接交人在交出人监督下试做工作，在碰到有疑问的地方请交出人指导。阶段三，在交出人认可接交人工作质量后，接交人独立工作，交出人反馈接交人独立工作中的发现的难点。

4.设置豁免期与考核责任制

建立轮岗员工初涉入新工作豁免期，建立轮入新岗位人员工作信心。在豁免期内，原岗位人员对现岗位人员的工作质量负全责，迫使岗位过渡期内原岗位人员竭尽所能帮助现岗位人员掌握岗位技能。在豁免期内，原岗位人员不能良好辅导现岗位人员完成工作并掌握技能的要在考核绩效中适当体现。

5.岗位轮换及频率

本人认为一些岗位的界限，在衔接中配合不当会造成财务工作差错。长期对别人的工作不了解，配合工作需要沟通时间长，往往事半功倍。岗位轮换是提高财务人员综合能力的方式之一。岗位轮换可以使财务人员全面了解不同的工作内容，获得不同的相关经验，不断培养出高素质复合型财务人员，避免一部分工作衔接上的财务差错。而岗位轮换也要注意频率，短时间内频繁变换岗位对于员工的压力远远大于工作新鲜感带来的工作热情。岗位轮换后，在工作稳定提升后，充分发挥一段时间优势再考虑再次轮岗较为恰当。根据岗位难度探索评价机制，使岗位轮换更加制度化、科学化，最终兼顾岗位轮换及频率才能使岗位衔接中的财务差错达到平衡降低。

6.发挥接交人对新岗位的主观能动性

每一个财务人员职业生涯中或多或少都会经历轮岗，每个人都面临重新学习一些知识，这不仅需要交出人悉心传授指导，也需要接交人努力掌握新岗位技能。在工作中，我常能看到有些财务工作者在新岗位工作一年，但是仅能够按照流程进行重复性业务，不能理解为什么这样处理，也不能根据条件变化进行职业判断。本人认为财务人员应不断提高自己业务素质，通过查看以前归档资料，对自己未经手的临时性工作了解学习。在这个纵向继承的过程中，财务人员多想一步为什么，会对岗位有更多领悟。财务人员有条件可以与其他军工事业单位的同岗位财务人员横向交流，拓宽思路，寻求优化工作的新途径。

7.慎重选择稽核岗位人员

财务稽核制度是内部控制的重要组成部分。财务稽核是财务机构本身对于财务资金往来、会计核算工作进行的一种自我检查或审核工作。设置财务稽核人员的初衷在于防止会计核算工作上的差错和有关人员的舞弊。有经验的稽核人员，对日常会计核算工作中出现的疏忽、错误等及时加以纠正或者制止，可以保证甚至提高会计核算工作的质量。在财务部门人员普遍经验不足时，应选择业务能力最为全面、经验最为丰富的财务人员担任稽核人员，对工作可以进行全面把关。财务稽核人员是财务岗位中十分重要位置，也是规范会计行为、提高会计资料质量的重要保证。

［1］贾旭聪.公司财务报表重述与财务报告内部控制的研究［D］.首都经济贸易大学，2014.