如何做好初中档案收集工作

王 静

莱西市竞技体育运动学校

如何做好初中档案收集工作

王 静

莱西市竞技体育运动学校

收集档案材料不仅是初中档案管理的起点，更是整个档案工作的关键环节之一，是整理档案的物质基础和利用档案的前提条件，收集工作质量的好坏与能否做好其他环节的档案管理工作有直接关联。因此，只有做好档案收集工作，才有可能做好档案管理的其他工作。下面从初中档案收集工作的主要特征入手，探讨做好档案收集工作的有效措施，希望对初中学校优化档案收集有所帮助。

初中；档案收集；档案管理；工作措施

初中档案形成于学校科学研究、教学活动、行政管理等日常工作过程，且门类繁多，档案材料来自学校各个部门，通过收集各部门档案材料来配合档案管理工作的开展。因此，初中档案收集工作不但要有灵活多样的方法，还要注重制度的完善，确保初中档案管理有良好开端。

一、初中档案收集工作的主要特征

一般情况下，初中档案收集工作主要呈现出以下几点特征：一是档案涉及面广、分类多。在初中学校里形成档案的部门广泛涉及每一个职能科室，人员涉及需学校的管理者、教师以及学生，档案种类包括文书档案、科技档案、会计档案、实物档案，档案载体有传统的纸质档案及现代化电子档案、光盘、照片等。同时，初中档案收集内容涵盖文书、教学、学生、科研、设备、基建、会计等档案以及在学校各种重要活动中形成的声像档案、各类礼品、奖牌等实物，这些档案类别不但能客观反映学校活动原貌，还对之后的档案开发利用、查询借鉴等都有重要价值。二是初中档案收集工作有很强的连续性。初中学校教改科研课题、实验课题等重要的跨学年事件一般都会持续很长的周期，每一学期、每一学年的阶段性实验报告、终结性实验成果报告等相关资料的连续性都很强。三是初中档案收集工作的对象是人。在初中档案管理实践中，整理、鉴定及保管档案的对象都是档案实体，只有收集工作的对象是学校的管理者、教师、学生，需要档案工作者与形成档案材料的人打交道。但每一个人的档案意识是存在差异的，认识档案工作的程度也不同，这就决定着人们会用不同的态度对待档案收集工作，需要重视调动并发挥人的主观能动性[1]。所以初中档案收集工作更多的是档案管理部门在行使行政管理职能。

从这一系列特征可以看出，档案制度的建立和完善、档案收集方法的改革和创新、档案保管条件及档案服务能力的提升等都与初中档案收集工作能否顺利开展有关，要想做好档案收集工作就需从这些方面入手。

二、做好初中档案收集工作的有效措施

(一)健全档案收集制度，规范收集初中档案

实践证明，与实际越是契合的、针对性强的制度，其可操作性也就越强，执行度也越高。所以初中学校档案室要认真研究形成档案的规律及特征，按照学校机构设置及职能分工健全档案收集制度，详细说明档案收集的归档范围、时间、要求及原则等，合理划定校级与各部门级档案归档范围，并按照工作实际及时修正，从制度上确保初中档案收集的及时性、准确性与完整性，预防发生应归未归、收而不全等现象，在做好归档范围相互衔接的同时预防因重复设档而浪费人力、物力。建立健全初中档案收集制度还可为学校开展档案工作提供指导，提高档案收集的规范性。初中学校要对不同档案的收集建立起有效的管理办法，实现对档案收集工作的监督[2]。且针对初中档案收集制度、档案管理规章制度、岗位职责制度等的建立，可由学校各部门编制档案收集归档的目录、收集规范、收集内容及技术要求等，从而指导学校有效开展档案收集工作，提高档案收集工作的质量。

(二)采取多样收集方法，保证初中档案齐全

初中学校总是周而复始地开展常规工作，很有规律地形成很多常规档案，包括学年度或学期工作计划、工作总结、教学类、招生计划等常规档案，所以档案收集工作也须采取灵活多样的方法，保证档案齐全。一是按照初中学校的档案归集制度做好收入常规档案的工作，最主要的收集方法就是对各部门在工作中产生并处理完毕的档案材料进行定时集中的收集，由产生档案的部门或个人依据归档要求及规定时间将档案资料移交到学校档案室。如校长办公室的行政档案，教研室、教务处的教学文件，校党支部、工会及团委等的党群类档案等，都要按照学年度或学期全部移交档案室。

二是即时跟踪收集、零散收集的方法。要针对初中学校发生的重大事件、重大活动中形成的文件、照片、录音等材料进行及时跟踪收集，如学校重要的会议，包括党代会、团代会、教代会、校庆等，以及学生在学习中形成的文件材料。即便初中学校有较完善的归档制度作为保障，但综合产生少数零散文件，或遗漏一些文件，如领导、相关人员外出考察、学习、参加各种会议时所形成的有价值文件材料，学校内部各部门产生的一些在个人手中分散存在的文件，加上学校机构调整、职工变动等因素的影响，也有可能造成档案收集不完整、不齐全。因此，初中学校档案人员在收集档案时要重视将收集零散文件的工作做好，结合保密检查、机构调整、职工变动、年终或节日清理文件等机会集中所有需要归档保存的档案，弥补初中档案收集的缺陷，保证档案完整、齐全。

(三)科学分类初中档案，提高收集工作效率

初中学校档案室要及时、科学地分类档案，主要包括教学管理文件、统计材料、规章制度；教学改革材料、考试管理材料；建设学科及实验室的材料；与教研室活动相关的材料；优秀的课件、教案等；教师奖惩材料；教材目录、自编教材的使用材料；学生管理工作的相关材料等，从而为查阅档案提供便利，优化档案利用。档案人员在确认档案科目之后要做好标识，贴在卷盒的背面，并把已经处理好的文件卷盒摆在对应的位置之上，真正做好档案的对号入座，方便以后查找。初中档案能客观、真实、充分地记载和反映学校各项工作、活动的情况，为学校以后的发展提供有价值的材料和经验，为一线教学工作服务，所以提升档案收集工作的专业性非常重要。

三、结语

初中档案收集不仅是档案部门的工作，需要学校各个部门的相互配合。在实际工作中，初中学校管理者应充分认识到档案的重要作用，积极探索做好档案收集工作的措施，以进一步提高初中档案收集工作的准确性、及时性，从而不断丰富档案资料，提高档案管理水平，为学校的发展提供更优质的档案信息服务。

［1］廖明.浅谈学校档案管理中的档案收集工作［J］.科技视界，2014 （16）：190.