档案管理信息化建设探究

郝岩岩

菏泽市城市管理服务中心

档案管理信息化建设探究

郝岩岩

菏泽市城市管理服务中心

随着人类利用文字水平和熟练程度的提高，包括以时间为顺序、以国别为顺序或以组织为顺序的档案形式逐渐被应用。近年来，随着人和事呈现爆炸式增长，传统的借助纸张进行档案记录和调阅已经难以满足人们的要求。也正是因为这一情况，在网络和电子信息化产品的促进下，档案管理工作逐渐向信息化发展。通过分析在档案管理工作中推进信息化建设，并分析现阶段存在的问题，进而根据问题提出对应的解决措施，为档案管理工作提供参考意见。

档案管理；信息化；建设

1 档案管理信息化的必要性

首先，加强档案管理信息化可以使企业档案管理工作的效率得到有效提升，同时还能减轻档案管理人员的劳动强度，在档案管理工作中避免出现文档存积的问题。其次，加强档案管理信息化可以有效补漏文档，在工作中档案管理人员只需要对相关档案进行归档，直接利用计算机检索相关信息，就可以找到档案管理中存在的问题，以便及时查漏补缺。第三，加强档案管理信息化建设，可以有效缓解档案中供需的矛盾问题，促进档案信息质量的提升。最后，现在大量的高科技文件已经被开发和利用，档案载体也朝着多元化的方向发展，所以，档案管理方式也面临着较高的要求，这种情况下传统档案管理已经不能满足社会的发展需求，加强企业档案管理信息化工作很有必要。

2 档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 未得到足够的重视，缺乏建设资金

在档案管理信息化建设过程中需要投入大量的资金，然而目前资金投入不足严重影响了档案管理的信息化建设，目前很多部门缺乏档案建设资金的来源，利用其他方面经费来支持起到的作用非常小。虽然一些单位有经费，但是远远不能使档案管理信息化建设的要求得到满足，在设备采购工作中不能将设备配备齐全，档案管理信息化建设工作受到了严重影响。

2.2 专业人才严重缺乏

首先，档案信息化建设需要与目前的网络技术、计算机技术等相结合，对工作人员的要求非常高，不仅要具备档案管理方面的素质，还要具有相应的管理和技术能力，但是目前这种人才非常少。其次，现阶段档案信息化管理的工作人员在技术能力、管理经验方面都都有所欠缺，加上人员的稳定性也不足，多数情况下人员刚刚熟悉工作内容，就将其调离岗位，因此，管理人员并不能充分满足档案管理的需求。第三，多数档案管理人员对档案管理信息化建设的认识程度不足，不能按照相关要求展开严格的管理，这种情况下档案管理信息化建设的展开受到了一定的阻碍。

2.3 档案管理标准不完善

档案管理的信息化建设，必须建立在一定的标准制度之上。近几年，尽管国家出台了一些有利于推进档案管理信息化建设的标准化文件，但由于我国的社会环境复杂多变，再加上档案管理工作本身的技术性和多样性，档案管理的信息化发展步伐仍然前进缓慢，存在地区差异明显的现状。这些问题都在一定程度上，反映出建立一个统一、完善、科学的管理标准的必要性。

3 推进档案信息化建设的策略

3.1 加强档案管理规范化、标准化

档案信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。一是做好公文制发工作。在公文制发过程中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量。包括用纸标准、行文规范、签发符合规定等。二是把握立卷归档原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，剔除不该归档文件；同时，要注意防止应归档文件的散失。要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用的价值。

3.2 加强人才队伍建设

在档案管理信息化建设工作中，加强人才队伍建设非常关键。首先，各部门应加大人才引进力度，吸引更多具有管理、技术及档案管理能力的人才，加入到档案管理信息化建设工作中。其次，在平时的工作中应加强对档案管理人员的教育和培训，引导其掌握档案管理信息化的技术。第三，提高对档案管理人员的管理力度，避免因为人才流失对档案管理信息化建设开展造成影响。

3.3 推进数字化档案馆建设

数字化档案馆建设属于档案管理信息化建设中的重要内容。数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势，也是现代化的新型档案馆，是对传统档案馆的更新升级。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到，数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程，其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛，也更加有助于档案信息的统计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作，它需要各个部门和组织相互协调、共同合作，必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作，在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此，传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变，才能够真正开辟档案管理的新局面。

3.4 完善技术和资金保障体系

一方面要大力强化档案信息化管理基础设施建设，应把档案管理信息化建设资金纳入到财政预算中来，另外可通过合作开发与服务外包的形式不断创新档案信息化投入机制，同时鼓励和支持档案管理部门积极进行技术攻关。另一方面，加强做好软硬件建设工作。除了要完善相关信息化管理设备之外，还需要对目前已有设备予以更新，为档案管理信息化建设提供重组的软硬件条件保障。针对档案信息化管理软件方面，必须提升软件研发工作力度，建立全国统一的技术标准，同时对技术开发企业予以分级资质认证。

4 结语

总之，要实现档案管理信息化建设，必须要更新档案管理理念，建立健全的信息化档案管理机制，加大对档案管理的信息化资金投入，提升档案管理人员的综合素质，加强档案管理信息化技术指导，改善档案管理软硬件设施设备，最终实现档案管理信息化建设的有效进行。

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19：136+144.

[2]屈麦玲，杨季行.档案管理信息化建设探究[J].企业改革与管理，2015，01：157.