浅析新形势下的档案管理保护工作

李真

【摘 要】档案管理的保护保密工作是一个非常重要的组成部分，档案管理的保护关系着单位与国家人民的安全，因此需要做好。档案管理人员需要处理好档案保密及利用之间的关系，既要充分保密，又要发挥其使用功效，在档案形成、保管及网络环境下做好保护与保密工作，促进单位档案管理工作的顺利正常开展。

【关键词】档案管理；保护；工作

档案是一种珍贵的记录资料，其中记录了社会历史变迁及人们真实的生活与工作，档案信息因此具有真实性与历史性，这主要体现在档案内容及保存媒介方面。档案在管理过程中非常重要的作用就是存储物质，档案管理在新形势新条件下，应该与时俱进、积极改进工作方法，做好档案保护保密工作，适应当下发展趋势。

一、档案保护工作的基本特点

档案室及档案馆中不可缺少的工作就是档案保护技术工作，这项工作具有一定特殊性及较大保密性。档案管理过程中的收集、整理、鉴定及使用工作都必须将档案内容作为线索依据，档案保护工作与档案工作的其他环节相比还是有一些差别的，虽然两者的主要工作对象都是档案文件。档案制作成材料后，需要借助一定物质载体来保管，在保管过程中使用档案保护技术，档案管理人员能够了解掌握档案物质材料运动变化规律，还要依据档案物质材料的物理、化学性质及变化规律，找到相应的技术方法做好档案的保护工作。档案的完整性与安全性需要通过先进高超的档案保护技术来完成[1]。

二、新形势下档案管理保护工作的有效完善

（一）重视档案形成过程的保密工作

档案管理过程中的保护、保密工作需要从源头上做起，这样才能确保档案管理保护工作的顺利开展。单位及部门的档案保密工作不单单是保密工作人员的义务与责任，也是单位部门全体员工的责任与义务。档案保密工作在实际情况中，具有非常广的涉及面，档案资料中简单图纸或者是一份非常普通的文件都很可能有涉密的内容。如果这些图纸或者是文件流失，将会给国家及单位造成不可弥补的损失，因此档案管理人员在日常工作中就要做好保密工作。单位开展档案管理的保护、保密工作时，需要按照以下方式、活动开展，首先是成立专门的保密领导小组，选派单位主要领导担任，这个小组要负责起单位日常事务秘密进行保护、宣传及监督检查工作等。档案管理部门还要重视对领导干部及涉密工作人员进行保密培训，逐级逐层地与涉密人员签订保密合同。划分涉密文件资料密级及保密期限，在档案保密管理工作中遵守权责明确、分工明确的原则[2]。最后就是要制定一个严格的档案保密工作，在档案管理过程中做到有章可循、有据可依，单位有关领导及档案管理人员应该在思想意识上重视关心这方面工作，而且还要将其纳入到单位重要的议事日程上，保护好国家及单位的利益。

（二）重视档案保管过程中的保密工作

档案形成之后的保管过程中的保密工作也是一个关键性环节，单位档案保管重要基地是档案的库房，因此要重点治理库房来做好档案保密工作。根据我国《档案馆建设标准》，档案库房最好单独建馆，但是实际情况是大多数单位都不具备单独建立档案保密馆的资质与条件，因此多数单位通常将库房设置在单位的普通办公楼内。如果有条件建设档案库房，在选址时应该谨慎，更加重视其保密功能，不能将档案库房设置在办公楼最底层，而且档案库房的门窗也要进行加固处理，避免出现盗窃情况；另外，档案库房还需要专人看管，严格遵守执行《库房管理制度》，无关人员禁止入内，这种对档案库房的科学化治理，为档案保密及档案安全工作做好了基本保障。档案保护保密工作的顺利开展，还要提升档案管理工作人员的素质，这些工作人员因为在身份与地位上具有特殊性，对保密档案知道早、知道多机知道深等特点。档案保密管理人员对党与国家秘密档案管理中担负着更大责任与义务，因此档案管理人员的素质直接关系着档案保护保密工作的质量。档案保护工作人员需要具备以下素质，首先就是应该具备一定的政治素质，在内心及思想上树立起为人民服务的精神理念，爱岗敬业；第二种素质是档案管理业务素质，档案管理人员应该具备档案管理专业知识技能，了解熟悉档案法律法规内容；最后一个是文化素质，档案保管人员应该具有较高文化素质知识，对档案管理工作遇到的问题能够及时总结与分析，总结把握保管工作的规律，档案工作人员应该具备高度责任心、事业心及保密意识，在任何情况下尽好自己的责任与义务[3]。档案的日常管理工作也应该加强，涉密如果需要移出、销毁的话，应该严格遵守有关办理程序与规定，经过单位指定领导人的审批后，完成好各项手续办理工作，不经允许，任何人都不能擅自调阅。使用完涉密档案后，档案管理人员应该及时做好检查、清对工作，防止使用过程中出现失密或者是泄密现象，如果一旦发现有这种现象，应该立即找出原因，给出相应的解决方法。

（三）注重在网络环境下档案利用过程中的保密工作

网络信息技术飞速发展，我国现在已经进入了信息化社会与时代，档案管理中也需要借助这些信息技术手段与方法，这也是档案发展的必然要求，处理好网络环境下档案管理的保护及利用工作现在已经构成了档案管理的重要组成部分。档案管理人员首先在思想上要解放、转变观念，在工作时坚持“保，放”相结合的指导思想，处理好档案的保密与开放关系，做好信息公开共享工作，既要做好档案保密防范工作，又要为工作开展提供便利，保密与公开交流渠道要处理好。单位档案部门应该改变以往的管理观念及理念，做好档案严格保密工作，保密好涉密档案的同时，还要发挥出保密档案的意义与价值，使涉密档案在规定时间、地点等限制性范围内使用，在做好保密工作同时，也要发挥其使用价值。档案使用一定是建立在保密基础上的，否则就会造成单位及国家安全及利益受损，因此管理人员应该处理好保密与利用的关系。单位的档案管理部门对涉密信息的计算机机局域网络应该加强管理，建立严格的规章和制度，选派专人管理与维护计算机及网络。本单位向其他单位传送涉密信息时，一定要采取相应的加密措施，当单位局域网与其他计算机或者是网络连接时，应该采用安装防火墙等保护技术措施[4]。涉密信息计算机安装、调试及维护时，本单位一定要亲自监督进行，如果需要送出维修，必须首先清理计算机硬盘上存储的数据信息，维修后还要检查。绝密信息不准存储在计算机硬盘内，存储有绝密信息的软盘，应该依据相关规定的密级期限，像纸制档案一样进行分级管理，严格遵守执行借阅、使用及保管、销毁制度等等，提高档案管理保护质量。

三、结语

总而言之，随着信息网络技术的迅速发展，我国现在已经进入了信息时代与社会，经济全球化趋势更加明显，档案传统保密工作也受到了较大冲击。档案是一种资源，具有较大的社会价值，档案管理中最重要的就是要做好保密工作。档案蕴含的信息资源对个人及国家来说都是较为重要的，档案管理有关部门在实际工作过程中，要重视档案信息载体的保管与保护，重视信息资源的开发与利用。

参考文献：

[1] 潘敏芳.蓝图档案在管理和利用过程中的保护浅析[J].办公室业务，2013，（23）：68，72.

[2] 张瑞琪.加强文化场馆档案史料保护与管理的探讨[J].黑龙江史志，2013，（15）：109，113.

[3] 程娅.论品牌经济时代对品牌档案的管理与保护[J].兰台世界，2009，（8）：40-41.

[4] 高洁，訾红.谈新型载体档案的管理与保护[J].现代营销，2011，（8）：279-279.