事业单位档案管理信息化建设对策研究

王晓红



事业单位档案管理信息化建设对策研究

王晓红

（吉林省四平市特种设备检验中心，吉林 四平 136500）

信息化的推进促使我国事业单位档案管理工作的变革日益深化，事业单位档案管理逐步向信息化管理靠拢。通过阐述事业单位档案管理信息化的主要特点及其优势，对我国当前档案管理信息化建设水平进行一定的分析，在此基础上探讨推进档案管理信息化建设的策略，以期为日后进一步推进事业单位档案管理信息化建设水平提供一定的参考建议。

事业单位；档案管理；信息化建设；对策研究

当前，在信息化智能化的大背景之下，各行各业为了实现工作效率提高的目标，都不断向这一趋势靠拢，事业单位的档案管理工作也不应例外。随着科学技术的进步和人们认识水平的提高，我国事业单位档案管理工作在信息化方面已经取得了一定的成就，档案管理工作的效率得到了很大程度的提高。但是随着社会发展对档案管理工作要求的不断提高，我国事业单位档案管理的信息化建设还应当继续发展提高，以满足人们的要求。此外，同西方发达国家相比，我国档案管理信息化建设程度远远不够，在日后的信息化建设方面还应当加大力度，借鉴西方国家的先进技术手段，促进我国事业单位档案管理工作的信息化建设。

1　档案管理信息化建设的主要优势

信息化管理是今后管理工作发展的趋势，对于事业单位档案管理工作来说，信息化建设能够在很大程度上提高档案管理工作的效率，促进档案管理工作的科学化和高效化。在日后的档案管理工作的发展过程中，应当加快对档案管理的信息化建设研究，从而在根本上促进事业单位档案管理工作的信息化建设进程。相对于传统的档案管理工作模式，信息化的档案管理工作主要具有以下优势。

1.1档案管理信息化有利于档案的长期保存

在传统的档案管理模式之下，事业单位的人事档案大多是以纸质的形式存在，而纸张这种材料很容易因环境的原因而受到影响，如环境一旦潮湿，则档案很容易出现发霉等情况，甚至可能出现信息遗失的现象，大大不利于人事档案的长久保存。信息化的档案管理手段则从根本上避免了这种情况，在这种档案管理的模式之下，人事档案信息通过信息化备份，存储于电子磁盘当中。如此一来，外界的环境便不能够对档案信息造成影响，最大限度地实现了对档案的长久保存。

1.2档案管理信息化有利于规范事业单位档案管理信息

在传统的档案管理模式中，由于档案资料数目众多，在对档案进行检索时，程序非常复杂，这种工作不仅耗时长，而且极有可能在查找的过程中对其他档案造成影响，使得日后的管理工作更加烦琐。档案管理的信息化意味着日后在对某位职工的人事档案进行搜索查询时，只需要在档案管理系统中输入关键字，这种检索模式不仅能够节约时间、大大提高档案管理的效率，还能够在不对其他档案造成影响的情况下进行。

1.3档案管理信息化有利于拓展档案的职能

传统的档案管理模式往往是以纸张作为介质，采用人工录入信息的方式来对档案进行管理。同这种管理模式相比，信息化档案管理模式不仅能够完成档案保存的职能，还能够在很大程度上拓展档案的职能，使得档案不仅承担信息保存的职能，还能够成为信息采集、管理的来源，推动事业单位的全面发展。

2　当前我国事业单位档案管理信息化建设进程中存在的主要问题

2.1档案管理信息化平台更新较慢

当前，在数据统计信息化的大背景之下，我国很多事业单位的职工档案管理系统已经建立了信息化管理平台，但是由于以往认识的局限，管理人员往往意识不到档案管理信息化的重要性，也就使得档案管理信息化平台更新较慢，单位的人才管理往往也难以达到最优化的程度。

2.2档案管理工作人员专业水平偏低

从整体上来说，我国事业单位档案管理信息化起步较晚，在部分事业单位中，很多的档案管理者并没有达到熟练运用信息化平台的程度，其专业水平亟待提高。部分事业单位的档案管理人员没有相应的计算机操作能力，这就大大限制了我国事业单位档案管理信息化建设的进一步深化。

3　加强事业单位档案管理信息化的措施

为了更好地推进我国事业单位的发展，在实际的工作中，必须加强事业单位档案管理的信息化建设。但是，当前条件下，我国的档案管理信息化程度远远不够。正因如此，有关部门应加大力度加强事业单位档案管理的信息化程度，着力推进我国事业单位信息化档案管理。

3.1加强信息化建设平台的推广

事业单位档案管理信息化平台建设的最终目的是为了满足社会发展对人才档案管理的需求，因此，为了给信息需求者提供更为便捷的服务，达到有效提升平台知名度和影响力的目的，事业单位档案管理部门还应当从一些档案管理信息化建设较好的大企业借鉴相关的管理经验，以更好地推动本单位的档案管理信息化进程。

3.2加强管理人员同网络技术人员的交流合作

信息化的档案管理模式要求档案管理者对于网络技术有一定的了解，因此，为了保障档案管理信息化的有效性，档案管理人员应当及时同网络技术人员进行沟通交流，从而确保档案信息数据录入和更新的及时性。

3.3设立专门的档案管理岗位，提高管理人员的专业素养

长期以来，我国事业单位往往对档案管理工作不够重视，大多不会设立专门的档案管理岗位，而多是由其他人员代为管理。实践证明，这种管理方式是不科学的，为了提高档案管理的工作效率，事业单位应当设立专门的岗位对档案进行管理，着力培养一批专业素养较高的工作人员来从事档案管理工作，如此，档案管理工作必然能够得到很大的改善。

4　结语

事业单位的档案管理信息化建设对于单位的长远发展来说有着重要的作用，在档案管理信息化建设的过程中，各方应积极响应号召，在大力推进档案管理信息化建设的进程中，有关部门和负责人员应当着力提高员工的专业素养，将信息化建设的工作落到实处。

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Strategies study on archives management information construction of public institution

WANGXiao-hong
（SipingSpecial Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping136500，China）

The advance of information has promoted transformation of archives management more deepening，and records management of public institutions has gradually developed toinformation management.The level of current file management information construction was analyzed through elaboratingits main characteristics and advantages，and strategies were proposed to promote information construction based on this，hoping to provide a reference for further promoting the level of file management information construction of public institutions.

Public institutions；File management；Information construction；Countermeasures

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0143-02

2016-07-01

王晓红（1968-），女，吉林四平人，学士，政工师，中级馆员，从事档案管理研究。