事业单位财务档案管理工作的几点思考

崔鸿燕

(吉林市丰满区国库集中支付中心，吉林 吉林 132013)



事业单位财务档案管理工作的几点思考

崔鸿燕

(吉林市丰满区国库集中支付中心，吉林 吉林 132013)

财务档案是对单位在各项经济活动中，所产生财务信息的反映和记录，随着我国档案技术和理论的进步和发展，提高财务档案管理的规范化及信息化水平，对促进事业单位的健康发展具有积极意义。针对事业单位财务档案管理工作中出现的问题进行分析和阐述，并提出相关建议，希望给予相关单位以参考和借鉴。

事业单位；财务档案管理；问题；对策

财务档案是对事业单位、企业以及国家机关各项经济活动的反映和记录，也是体现机关企业和事业单位进行经济交易的主要资料，在档案管理工作中具有关键地位。因此，我国事业单位一定要充分重视财务档案管理工作，并对其进行合理规划，促使财务档案发挥自身价值，为事业单位的进步和发展奠定良好的基础。

1 当前财务档案管理工作中存在的主要问题

1.1 缺乏管理意识

档案管理的目标是为单位发展提供决策参考，服务现在、保存历史，但是由于当前在档案管理中出现的各种问题，例如经费紧张、工作繁杂、人员较少等问题，严重制约了财务档案管理水平的提高。究其根本原因是由于事业单位领导和工作人员缺乏管理意识，档案管理趋于形式，很多财务信息失真或流失，一些档案资料被个别领导据为己有，在岗位调整、工作调动时一并带走。

1.2 管理不够规范严谨

当前，我国事业单位财务档案管理不够规范和严谨，主要由以下几点因素导致：第一，工作人员素质及配备因素。一些事业单位往往以兼职的形式配备财务档案管理人员，导致人员工作任务繁重，对管理工作无法做到全面投入。一些事业单位将财务管理外包，导致财务信息出现混乱的情况，甚至出现资料机密外泄的情况，对单位的财务状况造成直接影响。第二，经济活动与财务管理的矛盾因素。事业单位在执行经济项目的过程中，其内部资金管理办法与职能部门产生冲突，导致项目无法顺利开展，给会计核算及财务管理等工作带来困难，影响了财务档案的可靠性、真实性。

1.3 信息化不全面

随着我国信息技术的快速发展，电子档案已经基本取代了以往的纸质档案，但是在对电子档案进行管理的过程中，尚存在一些问题没有得到解决。例如，纸质档案在装订及整理的过程中分类不清，严重影响了档案的权威性。因此，在档案实现信息化后，很多档案被遗弃，没有得到利用，数据重复、冗繁的现象层出不穷。同时，由于信息化不全面，很多财务信息也出现不准确及遗漏的情况，一些事业单位为了追求经济效益，擅自更改财务数据，在处理外债的过程中漏税偷税，对财务档案管理工作带来严重影响。

2 提高财务档案管理工作水平的相关建议

2.1 强化管理意识

想要提高财务档案管理工作的水平和质量，事业单位的领导和相关工作人员一定要强化管理意识，充分认识到档案管理的意义和重要性，认清财务档案对事业单位的发展所起到的巨大作用，尤其是单位领导要不断加强学习，深刻认识到财务档案对事业单位健康运行和经济活动所发挥的积极意义，提高单位所有人员的财务档案意识，进而为档案管理工作的有效开展创设良好的环境。同时，财务人员也要加强自身的管理意识，在对财务档案进行有效管理的同时，还要主动成为其监督者，树立主人翁意识，全心全意投入到档案管理中，细致、严格地鉴定并审核档案，充分发挥自身的协调能力和监督能力。

2.2 完善管理制度

事业单位要在遵守《档案法》、《会计法》 的前提下，不断完善单位内部的相关管理工作，制定各项管理制度，严格执行各项规范和法律，建立财务档案管理细则，科学划分各项管理工作，根据事业单位的实际情况，制定工作目标，完善档案查阅、员工守则、档案保管、档案归档、档案移交等制度，促使档案管理工作做到有据可依，进而推动财务档案管理工作的健康开展。

2.3 提高人员要求

事业单位的相关领导要充分认识到人才的对档案管理的重要性，重视人才建设，提高财务管理工作的效率和质量。要以单位的经营现状和实际情况为出发点，在人员管理、人员安排、岗位设置方面制定科学规划。在人员管理方面，在保证档案工作有效开展的同时，还要合理配置人力资源，提高管理质量和效率。工作人员还要具备档案人员及财务人员的双重从业资格，并具备一定的管理能力，单位要为工作人员创设良好的学习环境，定期举办相关培训，提高工作人员的能力和水平，进而适应当前档案管理工作的变化和发展。

2.4 借助信息技术

想要实现财务档案管理水平的提高，还要借助信息技术的建设和更新，实现档案管理的网络化、信息化、数字化，提高工作效率和质量，利用先进的信息技术让管理工作变得更加方便和快捷。同时，事业单位还要引进和借鉴发达国家的一些管理方法，提高自身的管理水平。

首先，事业单位要加强档案管理的设施建设。硬件及软件设施是档案管理的关键组成部分，只有依靠现代化的管理技术、管理手段，以网络为依托构建完善的管理模式，才能全面提高档案管理工作的水平。财务人员要从档案管理和财务管理的双重角度进行充分考虑，防止在硬件建设中出现资源重叠的情况，在软件建设中，要通过相关措施提高档案安全性、真实性，实行签单制度，充分落实安全日志制度、签出制度、签入制度、责任制度，避免财务档案丢失及损坏。同时，还要做好软件的更新，提高档案储存的可续性、一致性、标准性。

其次，加强信息化实践战术。当前，信息化是财务档案管理发展的关键措施，因此，在具体工作中，事业单位一定要将经济活动与档案管理充分结合，在促使各项经济活动有序开展的同时，推动档案管理的健康发展：第一，要及时整理和采集财务数据，建立并完善数据库，提高档案管理的信息化水平。以往的纸质文件不仅容易出错，还不利于保存和管理，因此，档案管理一定要向信息化转变，及时捕捉财务信息，并深度挖掘其隐藏的各种信息，根据事业单位的需要创立各个子数据库，例如，债务管理、核算预算、资产管理等子数据库，不断更新和升级数据库。第二，构建财务档案管理网络化，提高档案使用的时效性。利用网络的高效率使用和传输优势，发挥档案的使用价值。财务档案管理网络化可以将文档转换或直接存入数据库，减少工作人员的工作程序，提高档案管理的效率。同时，由于事业单位所产生的财务信息很多，如果财务人员凭借自身的工作经验进行数据处理，难免会出现各种问题。因此，借助网络技术还可以提高档案管理的准确性。

3 结语

财务档案对事业单位的健康发展具有积极作用。随着我国科学技术和社会经济的持续发展和进步，事业单位一定要正视财务档案管理中存在的问题，采取针对性措施做好档案管理工作，为单位领导做出正确决策提供有效、真实的服务。促进事业单位发挥其社会效益和经济效益，进而促进我国社会发展。

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Reflections on financial archives management in public institutions

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Concentration Payment Center, Jilin 132013, China)

The financial archives reflect and record financial information produced by the units in various economic activities. With the development of archival technology and theory, the improvement and informationization of financial archives management level has positive significance for the healthy development of public institutions. This paper analyzed and expounded the problems in financial records management in public institutions and put forward relevant suggestions, hoping to give reference for relevant institutions.

Public institution; Financial archives management; Problem; Countermeasure

2016-09-16

崔鸿燕(1977-)，女，助理馆员。

G275.9

A

1674-8646(2016)20-0102-02