浅谈文书档案与科技档案归档整理的方法

杨 旭，杨宇佳

(吉林省地质勘探技术研究所，长春 130103)



浅谈文书档案与科技档案归档整理的方法

杨 旭，杨宇佳

(吉林省地质勘探技术研究所，长春 130103)

科技档案与文书档案有着不同的特点和立卷方法。本文主要通过介绍文书档案和科技档案，研究其归档整理的方法，提出一系列档案管理的办法。

文书档案；科技档案；整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件，包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中，科技档案和文书档案占得比重较多，虽然都是档案，但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录，产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩，包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且，任何一种社会活动，都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案，就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容，在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动，详细且具体，能够为以后遇到的问题提供依据，“有据可查”。而且，文书档案是由文件材料转变来的，具有很高的参考价值，关键在于这些材料的收集是否完全，是否明确立卷。

科技档案，就是反映科学技术活动等方面的内容，在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的，是对科学技术及研究活动的原始记录，为今后的各类科技工作提供依据，同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具，不仅可以用来传播重要的科技信息，还能够提高经济效益，具有很高的历史查考价值。而且，它还是科技宏观管理中的一部分，对于已经完成的科技项目，按照一定的程序，全程记录并立卷保存，能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料，基本上都是需要各科室相互传阅的。因此，在这个过程中，如果不对其进行收集、保存，就很容易丢失文件或者发生不合理的流动，使得文件的完整性遭到破坏，直接影响立档单位的文档管理。所以，立卷的前提是档案完整，才可以系统、有序地分类保存，便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容，更是要好好归档整理。有一些文件比较重要，但目前还在使用的，可以复印一份，然后将原件归档，使用复印件办公，避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列，以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下，要进行立卷归档，就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征：第一，按照文书档案的作者特征分类，指的是机关、社会团体、事业单位等。第二，按照文书档案的时间特征分类，指的是档案内容形成的时间。第三，按照文书档案的地区特征分类，指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四，按照文书档案的名称特征分类，指的是将相同或相近的文档组合归档。第五，按照文书档案的问题特征分类，指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六，按照文书档案的发文机关分类，指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之，每种归档整理的方法都各有各的好处，也有不足之处，都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中，也并不是只按照一种特征进行分类，必须是科学、合理的归档，体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容，以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤，一般是在项目完成后，及时将分散在各处的材料收集回来，然后将这些材料归档整理。但实际上，这些材料相当分散，每个部门每个工作人员手上都可能会有，有的也很难找到，所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理，就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类，便于今后的使用。因此，要制定科学的分类方案，以便于对科技档案进行整理，为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中，还要遵守上级规定和结合单位实际情况，以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有：第一，科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二，阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三，审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四，总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五，中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长，分管副职任副组长的档案工作领导小组，各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室，配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作，要不定期进行询问、亲自督促，将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓，办公室具体抓，各部门配合抓的工作格局，确定专人负责该项工作，限定具体时间进行所有文件资料的归档工作，为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点，提高档案管理水平，应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班，认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习，尽快掌握档案管理专业技能，为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度，明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上，借鉴先进单位经验，结合工作实际，改进和完善一系列规章制度，提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化，档案室统一接受全局档案，按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料，如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分，档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐，要有明显的指引标记，定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作，制定档案整理时间安排表，要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料，保证全面、完整、及时。注重立卷规范，采用“一讲、二看、三指导”的方法，“一讲”就是在立卷前，向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场，指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后，聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导，对各部门移交的文件认真核对，逐份检查，对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面，各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议，安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类，并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程，明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务，形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案，还是科技档案，它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此，档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视，建立档案数据库，便于查找档案，对其进行规范化、系统化的管理，不断加强档案管理工作。

[1] 苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技，2004，(05)：161-162.

[2] 李少容.浅谈水利科技档案归档整理方法[J].广东水电科技，1996，(01)：55-57.

Discussion on sorting methods of documentary archives and sci-tech archives

YANG Xu, YANG Yu-jia

(Jilin Institute of Geological Exploration Technology, Changchun 130103, China)

Sci-tech archives and documentary archives have different characteristics and filing methods. This paper mainly introduced the method of filing and archiving, and put forward methods of file management.

Documentary archives; Sci-tech archives; Sorting method

2016-09-12

杨旭(1979-)，女，馆员，学士。

G275.3

A

1674-8646(2016)20-0052-02