如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用

赵丽辉

(吉林省白城市洮北区第三幼儿园，吉林 白城 137000)



如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用

赵丽辉

(吉林省白城市洮北区第三幼儿园，吉林 白城 137000)

科技档案信息资源的开发和利用对国家经济建设和社会发展都具有十分重要的意义。由于传统的科技档案管理缺乏广泛性、机动性和灵活性，使得科技档案信息资源利用率低下，其应有的作用也就更难得到充分发挥。如何才能正确进行科技档案信息资源的开发和利用？主要应做到以下三点:第一，转变传统观念，逐步增强开发利用意识。第二，完善管理，促进科技档案信息资源的开发利用。第三，转换服务方式，广泛开展科技档案信息资源的开发利用。

科技档案；信息资源；开发；利用

传统的科技档案管理与科技工作经常脱节的现状，是造成科技档案利用率低下的主要原因。一是传统的科技档案管理只注重保管与储藏，很少有人在科技档案信息资源开发利用上做文章。二是传统的档案管理制度繁杂，过分强调保密，这给科技档案信息资源的开发和利用带来了很多限制和麻烦。三是服务对象不够广泛，经常局限于某个单位内部，甚至是某个小团体，这就把大量的利用者拒之门外。随着社会的发展及科学技术的不断进步，人们已经能够充分认识到科技档案与市场经济的密切关系，已经由传统的档案信息收集向开发利用、全面开放转化，使科技档案信息资源逐渐进入到为市场经济建设服务的轨道中来。

从科技档案信息利用来看，它是科技档案工作的最终目的，只有通过档案信息的利用，才能把档案所储存的信息传送给利用者，把死材料变成活材料，从而最大限度地发挥科技档案信息应有的作用。第一，在科技发展日新月异的今天，科技档案信息资源的开发与利用对提高经济效益、促进社会发展具有十分重要的作用。第二，科技档案信息资源是一种高科技知识产品，它可以有力地促进人类社会的可持续发展。第三，科技档案信息资源是科学技术与经济社会发展相结合的重要媒介。

1 转变传统观念，逐步增强开发利用意识

科技档案信息资源的开发与利用，对档案人来说，最主要的就是要尽快转变传统的档案管理观念，逐步增强开发利用科技档案信息资源的意识。这就要求科技档案管理工作者不但要加强档案管理新理论的学习，还要不断学习档案管理新技术。科技档案信息的利用与开发是两个不同的概念。利用是指档案部门以外的利用者到档案部门查阅档案为己所用，档案部门只是被动地、简单地为其提供查找和帮助。而开发则是对利用的拓展和深化，是指档案部门的工作人员对档案进行主动的分析、研究、加工，从中发掘出对经济建设和社会发展有用的信息资源，并广泛地向外部进行传播、宣传和发送，以使科技档案信息资源得到最大限度的利用。

科学技术的进步与发展为科技档案信息资源的开发利用提供了极佳的技术手段和实现途径。尤其是计算机网络技术的出现，使信息的流动更为快速，同时也大大改善了科技档案信息传递途径，使得信息传递更加方便、快捷，甚至超越了时空。科技在发展，时代在进步，这就要求我们档案人及时转变传统的管理观念，进一步解放思想，不断加强学习，逐步增强对科技档案信息资源开发利用意识，从而适应新形势下科技档案管理工作的需要。

在现代科学技术飞速发展的历史背景下，科技档案工作者应在实际开展科技档案开发、管理、利用工作的实践过程中，充分引入应用性档案管理技术，要借助现代移动互联网信息传输与处理技术的快速发展，充分提升和扩展我国科技档案信息资源要素的应用效率和应用范围，促进我国科技档案开发与利用工作开展水平的不断优化提升。

2 完善管理，促进科技档案信息资源的开发利用

科技信息档案管理是科技档案信息资源开发利用的基础。只有不断完善科技档案管理，才能更好地促进科技档案信息资源的开发和利用。一是要齐全、完整地收集档案，同时要利用计算机等先进的管理手段对科技档案进行现代化、系统化的管理。科技档案是否完整，会直接影响它的质量。科技档案的完整性是科技档案管理一项基本要求，它是与科技档案的系统性息息相关的。科技档案信息资源的开发利用主要取决于科技档案的潜在价值，而这种潜在价值的大小，不但取决于科技档案内容的科技水平，还取决于科技档案的质量。目前，科技档案的不完整是严重影响它质量的主要因素，许多科研单位和部门只向档案部门移交成果阶段材料，致使大量研制阶段的材料仍然滞留在课题组个人手中。所以，档案部门要进一步完善管理，制定出切实可行的管理措施，确保科技档案的完整性和系统性，从而不断提高科技档案信息资源的质量。要通过制定和实施指向科技档案信息收集和整理工作过程的针对性管理和控制制度，以及配套的监督管理制度，采取系统有效的针对性措施，积极督导接触科技档案信息内容的工作人员，主动提交与科技档案信息直接相关的资料内容，并针对相关人员展开系统化的日常工作业务行为监督管理实施机制，从源头角度保障我国科技档案建设工作具备扎实的完整性特征。二是要不断提高科技档案管理人员的素质。科技档案信息资源更重要的是被及时的开发和利用。可是，目前科技档案管理还比较僵化，过于注重了它的内部性和保密性，而忽略了原则性和灵活性的统一。当然，这里存在一个度的问题，如何把握好这个度呢？这就需要科技档案管理人员要有良好的素质，具有高度的责任心和责任感，及时准确地整理出哪些是需要保密的，哪些是不需要保密的，对于需要保密的资料要慎重处理，对于不需要保密的信息资料，要及时利用各种媒体和手段广泛地对外宣传报道，使其尽快转化为现实生产力，促进经济社会发展。要切实加强针对科技档案开发与管理工作人员自身基本素质建设与培训工作的实施力度，要针对科技档案资料的开发和管理工作人员，开展与科技档案开发和管理工作直接相关的基础性理论和基础性应用技能的教学培训实践工作。针对相关人员在接受理论知识和应用性档案工作技能培训过程中获取的学习效果，展开针对性的检验和确认，并以此促进我国科技档案工作者的工作能力和素质水平的优化提升，为我国现代科技档案开发与利用事业的良好有序发展创造支持条件。

3 转换服务方式，广泛开展科技档案信息资源的开发利用

广泛开展科技档案信息资源的开发利用，要及时改变传统的服务方式，把服务方式早日转换到与科技档案信息资源开发利用相适应上来。一是要有前瞻意识。档案管理部门要对所掌握的档案信息资源进行整理、分析和研究，提前对其做出预测，这样才能做到主动提供服务。要在明确现有馆藏档案信息资源的内容构成、使用功能、领域特征等前提下，积极主动扩展现有科技档案资源对象的实际使用空间，为切实提升我国科技档案资源应用效率和应用价值构筑支持条件。二是要提供更广泛的咨询服务。档案人要首先熟悉自己的馆藏，要根据科技档案信息利用者的不同需要，搞好对外咨询服务，及时准确地解答利用者的各种咨询，最大限度地满足利用者的不同需求。要建构具备动态应用属性特征的咨询应答工作机制，扎实提升我国科技档案信息资源的实际使用效率。三是要广泛做好宣传服务。档案管理者要把存放在档案柜中的“死”档案变成“活”信息，在不违反保密制度的前提下，广泛地进行传播和宣传，从而使档案信息资源开发利用工作开展得更为广泛。开展科技档案信息资源的应用宣传工作，确保更多的人充分认识科技档案的应用价值。

4 结语

加大科技档案信息资源的开发利用，促进科技成果转化，是时代赋予我们档案人的一项史命。我们只有不断探索出一条科技档案信息资源开发利用的正确之路，才能更好、更大限度地发掘科技档案信息资源所特有的潜能。

How to properly develop and utilize information resources of sci-tech archives

ZHAO Li-hui

(Baicheng the Third Kindergarten of Taobei District in Jilin Province, Baicheng 137000, China)

The development and utilization information resources of sci-tech archives are of great significance to national economic construction and social development. The lack of universality, maneuverability and flexibility has resulted in the low utilization rate of information resources of sci-tech archives, which restricts the effect conversely. It should implement the following three points to make correct development and utilization of information resources of sci-tech archives. First, change the traditional concept, and gradually enhance the consciousness of development and utilization. Second, improve the management and promote the development and utilization of sci-tech archives information resources. Third, change the service mode, extensively carry out the development and utilization of sci-tech archives information resources.

Science and technology archives; Information resources; Development; Utilization

2016-09-16

赵丽辉(1974-)，女，馆员。

G275.3

A

1674-8646(2016)20-0042-02