加强企业档案管理提高档案管理水平

刘丽

（黑龙江省甘南县音河水库管理处，黑龙江甘南162100）



加强企业档案管理提高档案管理水平

刘丽

（黑龙江省甘南县音河水库管理处，黑龙江甘南162100）

摘要：在现如今的社会发展阶段，更系统、更先进的档案管理工作会推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。另外，针对企业本身的性质不同，如何确定企业档案管理在企业中的地位，是档案管理工作实施的关键。

关键词：企业档案；档案管理；企业竞争；管理水平

企业档案管理是企业管理的前提，也是企业管理的重中之重，所以，对于企业来说，要先对企业的档案进行了解和掌握，再进行分析，找到适合自己企业发展的档案管理方法更是能够有效率的提高企业的管理水平。本文对如何提高企业档案管理水平进行了相关探讨。

1对于现代的企业档案管理来说，传统企业管理的弊端及劣势

第一，传统的档案管理工作需要不断地根据企业进行改革，所以，为了适应企业改革需求，需要档案管理这方面也要跟上步伐，恰恰这方面企业没有给予太多的重视，所以改革方面做得不是特别好。于是，就会出现传统企业档案管理不能普及的问题。第二，传统的档案管理没有和现如今的信息化时代相融合。信息化时代的今天，人们已经习惯了网络的存在，但是，企业档案管理没有利用信息化的快速性、简便性，甚至是方便、安全性。可以快速地记录客户信息，并且进行加密，而且，一旦想要快速查找人名或者是数据，更是能通过计算机进行快速检索，方便了许多，这也是传统的企业档案管理所不具备的优点。第三，传统的企业档案管理没有一个系统的管理计划和步骤。众所周知，企业要想更集中地进行核心化发展，必须要实现各部门的专项统一，但是，有些企业的部门还没有实现专业的档案管理，其实有部分的遗留问题，一旦这些问题没有及时解决，甚至会造成无法挽回的局面。企业内部小到发生信任危机，只是部门之间，大到会出现企业的经济危机，问题会越来越多。第四，企业本身对档案管理的不重视。实际上，对一个企业来说，企业的档案本身就是企业成熟发展的前提，要善于记录并且经常查补漏洞。一般来说，档案可以是数据，可以是文字，要学会结合企业现状，这样才可以从这些数字或是文字上与同行之间进行对比。有对比，才能够最快速度地发现问题、解决问题，或者是发现优点并且将其保留。

2　针对传统企业档案管理的问题进行改进，出现的新型企业档案管理模式

2.1系统集中管理模式

系统所说的是从小方面要细致调查分析记录，从大方面来说就是要集中各个部门的问题，再进行集中处理，在整理的过程中要把数据文字之类的档案性资料妥善处理，并且建立逐年的系统分析与对比。公司各个部门的档案文件都由档案室统一保存，这种统一的管理模式使企业的档案形成了一个有机的整体，有利于档案的安全性和完整性，在查阅的过程中都是方便且具有实际意义，更是具有参考意义。

2.2各个部门要进行分级统计分析档案数据再汇总

可以说这种模式就是针对企业的各个部门来说的，每个部门都要掌握整理出符合要求的部门档案资料，再进行上交汇总，在归纳总结自己部门档案时也不是没有窍门存在。要把各部门分为几个方向，每个方向用专业性知识总结当前方向的档案数据，例如，对于一个不同的单位来说，办公室部门就可以分为文书档案、会计档案，甚至是人事档案等；如果是面向市场的部门，还要有经营部门等。总之，各个部门都要分工合作，这是增强企业档案管理效率的一种方式，已经被当代企业所应用。

2.3按照不同的性质进行企业的档案管理模式

企业的档案管理即使有共同之处，但是对于不同类型的企业来说，针对性的企业档案管理方法却是不同的。简单来说，营利性企业，比如说上市公司，需要不断地进行产品的创新，然后是产品的推出，之后就是产品营销，这就与市场有了千丝万缕的联系。上市公司的企业档案管理需要建立一个核心体系，把产品的推出过程都要系统的呈现，比如手机公司，手机的推出创新地方有哪些，都要系统总结，展现在档案上。另外，这种企业的档案更是要定期的进行检查错误，因为关于营利性的问题，牵扯公司的盈利还有员工，甚至消费者的问题，所以要定期更新和检查。再有就是非营利企业，学校是一个很典型的例子，档案管理要从每个学年到每个班级到每个学生，教职工的身份都要系统的记录，写在档案中，学校的大小事宜也要有总结性记录。一旦出现了问题，可以在学校档案中进行清晰的呈现。当然，这类企业的档案可以说基本上是一成不变的，所以不用经常检查，但是要定期更新。

3　提高企业档案管理水平的重要性和方法

3.1提高企业档案管理的重要性

企业的档案管理对于企业的整体来说十分重要。企业档案管理不仅是企业管理水平上升的前提，更重要的是，企业的档案管理能够反映出企业的发展趋势和发展方向。起到了指明灯的作用。对于营利企业来说，能够以营利为出发点进行准确洞察市场动向，提高了盈利效率，加快了企业的发展速度。而非营利性质的企业，如学校，可以进行系统的分析记录档案数据，对于数据漏洞来说，能够最快速度的补查。

3.2提高企业档案管理的方法

如何提高企业档案管理水平，近年来受到越来越多的关注。根据经验分析，首先要清楚企业性质，对于各个部门来说要逐一查找问题，之后将问题列出，然后进行解决，能解决的要及时解决，不要在档案上出现不可避免的问题。当然，如果在档案的检查过程中出现了问题，要总结问题所在，如果在营利性质的企业中，要从该出现的一个或是几个部门进行问题的查缺补漏；如果是非营利性质的企业，就要对比前几年的档案数据或是文字数据进行分析，找到问题所在，在教职工或是企业模式上找问题，然后有针对性地进行解决。另外，关键性方法就是要将整体的档案汇总在一起，保证企业的核心规划，方便企业在竞争中保持统一的态度和处理方法，促进企业的发展，提高企业的管理水平。在集中档案的同时，各部门之间的档案上交也不能忽视细致性总结，要做到档案集中化并不失细致的管理水平，这是企业管理过程中必须经过的步骤。所以，对于企业的档案管理来说，企业应当给予一定的重视，给予适当的指导。

4　结语

在现代化社会的今天，将企业档案管理水平提高就是对企业自身发展的一种方式，所以企业都对档案管理有一定的重视。另外，根据前文的方法和改进背景，要对企业性质背景进行深究，分散化获取档案数据，集中化处理档案数据，从根本上提高企业档案管理水平，进而提高企业的管理水平。

参考文献：

［1］丁晓红.关于新时期企业档案管理的几点探讨［J］.档案学研究，2013，（07）：28- 29.

［2］陈晓莉.如何做好企业档案管理工作［J］.办公室业务，2013，（01）：193.

［3］杜岩.基于提高档案管理科学化水平的措施研究［J］.湖北函授大学学报，2015，（24）：289.

［4］闫鑫.加强企业档案管理提高档案管理水平［J］.东方企业文化，2015，（01）：168.

Strengthen Enterprise Archives Management to Improve Archives Management Level

LIU Li
(Yinhe Reservoir Management Office of Gannan County, Gannan 162100, China)

Abstract:More systematic and advanced archives management will promote enterprise development in the fierce market competition. In addition, how to determine the position of enterprise archives management in enterprises is the key to the implementation of archives management.

Key words:Enterprises archives; Archives management; Enterprise competition; Management level

作者简介：刘丽（1982-），女，黑龙江甘南人，学士，馆员，从事档案管理研究。

收稿日期：2015- 12- 21

中图分类号：F426

文献标志码：A

文章编号：1674-8646（2016）03-0126-02