浅谈图书档案数字化管理

张丽哲

（国网黑龙江省电力有限公司技能培训中心牡丹江分部，黑龙江牡丹江157011）



浅谈图书档案数字化管理

张丽哲

（国网黑龙江省电力有限公司技能培训中心牡丹江分部，黑龙江牡丹江157011）

摘要：社会的不断发展带动了国家经济的进步，在这样的大环境下，办公自动化的程度越来越高。当前的数字化对社会生产所带来的影响是非常大的，对图书档案管理的影响也非常明显，因此，要重视对图书档案的数字化管理，加强对图书电子文件的归档与接收、图书电子档案的存储及备份、提高图书纸质档案的再利用及图书电子档案的检索和利用。

关键词：图书档案；数字化；管理

随着计算机技术以及网络技术的不断发展，人们在图书管理过程中建设了数字化的档案管理体系，管理体系可以共享图书档案等信息资源，使得现代化的管理质量得到显著提升，而相对比较传统的档案管理模式在实际操作过程中逐渐出现了一些问题，由此可见，建立数字化档案管理体系已经成为当前急需解决的问题之一。

1图书档案

将图书档案管理系统分为四个模块：图书管理、信息查询、流通作业、系统维护。通过图书管理系统可以很好的实现图书征订、新进图书的登记以及图书编目等功能，可以更好的规范图书的进库工作，而在图书馆中，进行借书和还书工作则属于流通作业的范畴，这样，图书管理系统就可以将图书管理工作进行划分管理，使得各区域的工作量都非常的明确，除此之外，由于采用的是新技术图书管理系统，所以，广大读者可以对图书进行实时的信息查询，这样，查询平台就可以在不同的条件下保证读者能够查询到自己需要的图书。而图书管理系统维护则可以很合理的运用这一系统，及时的解决随时出现的问题，而且这一管理系统还支持最先进的条形码扫描，经过条形码扫描过的图书就等于有了身份，在网络上就可以查询到这一图书的相关信息，这样，可以极大地降低录入人员的工作量，而且录入的精准度也会得到极大的提升。

2图书电子文件的归档与接收

在图书档案管理中，电子档案的原始档案是纸质文件，一般纸质档案都是借助传统的方法来处理、鉴定文件，与此同时，还采用一系列的技术手段来促进库存档案的数字化发展，当对图书库存档案进行了数字化管理之后，传统的纸质文件与之相比，电子原件可以作为纸质文件的副本来使用，同时，在网络上传文档和复制文档的过程中，人为因素的影响是比较大的，一旦人为因素影响了整个图书电子文件的归档，就没有办法确定图书资源的有效性和原始性。所以，在形成图书档案电子文件的时候，要将电子文件中的静态数据和动态数据涵盖过来，确保电子文件拥有相对齐全的信息，而且查询起来也非常方便，并且在很大程度上也提升了电子文件的利用率。与此同时，电子文件的数据信息也需要人为干预，如果档案管理人员发现了问题，可以发回归档人，让归档人员重新编排处理。

3图书电子档案的存储及备份

由于图书电子档案在归档整理的过程中都是利用计算机进行的，那么，它的稳定性不会很好，一旦计算机的硬件设施和软件设施不够稳定，就可能会出现问题，此时，需要我们采用科学有效的方法来备份电子档案，除此之外，要严格的根据技术的发展要求来选择图书归档文件的存储形式，像图书文本文件、图像文件、音频视频文件，等等，还可以选择不同的方式来存储电子原件，比如图书的数据库存储，等等，至于如何选择，我们还需要考虑到用户的实际需求。因为计算机的稳定性是没有办法直接确定的，因此，在档案的管理中，对图书电子档案的备份和恢复也是极其重要的，这项工作的执行可以有效的保证档案管理系统的安全和稳定，除此之外，还要做好图书的网络备份、图书系统备份以及图书的数据库备份，在第三方介入的时候，要注意存储问题，可以设立专门的电脑来存储图书数据，这些数据都是图书的关键信息，而且，这台电脑不可以连接外网，只有这样，图书档案管理系统的整体安全性和稳定性才能得到一定的保障，即便出现了意外情况，也可以借助这台电脑中的备份信息恢复图书管理系统。

4图书纸质档案的再利用

在图书库藏纸质档案方面，电子档案这一方式的出现有效地促进了数字化图书档案的实现，在一定程度上减轻了纸质档案的利用损耗率，而对图书档案信息进行合理的归纳可以有效的提升数据档案的使用效率，这样，能够进一步实现电子档案管理系统代替传统的档案管理模式。

电子技术现如今已经是社会发展的关键技术手段之一，随着电子文件的逐渐增多，对电子档案的收集和鉴定管理工作也就成为当前人们关注的重点，因此，要求工作人员要不断的增强自身的素质水平和专业水平，适当的借鉴其他国家和地区的经验，更好的开展图书档案的数字化管理，不断地提升图书档案管理的质量和效率。

5图书电子档案的检索和利用

图书档案开展数字化管理主要是为了更好的服务于使用者，其目的也是为了让广大读者更好的方便检索和使用电子档案，在实施图书共享档案管理系统的时候，档案使用者在查找相关资料的时候，能够更加准确便捷的将信息化的优势体现出来。电子档案与传统的档案管理模式相比，电子档案在形式上的变化是非常明显的，而且电子档案对档案的利用和查找方式也起到了一定的影响作用，这些改变都会很好的服务于我们的档案利用者，使得图书档案中的信息资源能够得到充分的利用。与此同时，图书档案中的电子档案维护管理也逐渐引起人们的重视，在图书档案的管理维护上，我们主要利用的方式是用户权限来对其进行限制，一般图书档案维护管理包含了多方面的内容，在整个管理过程当中，要重视对数据库的管理，像查询浏览电子原件内的动态数据，等等，虽然这一工作相对简单，但是，这一工作在整个图书档案管理中是非常关键的组成部分。所以，图书档案管理人员要加强对图书档案的数字化管理。

6　结语

随着社会的不断壮大，经济建设的不断加强，对图书档案管理工作的要求也越来越高，目前，我国图书档案管理工作主要借助的是先进的科学技术手段，这些技术手段可以对图书档案的使用方法进行适当的改革和完善，更加有利于服务我们的档案使用人员。社会是不断进步的，而对图书档案的数字化管理也要不断的适应社会的发展速度，利用数字化管理可以更加科学有效的管理图书档案，这样，能够在一定程度上推动社会经济的可持续发展。

参考文献：

［1］姚春蓉.图书档案管理要更好地服务于工程设计——记中国纺织工业设计院图书档案馆计算机管理进程［J］.中国勘察设计，2003，（07）：84- 85.

［2］邹定香.树立科学的发展观,促进图书档案事业的可持续发展［J］.成都电子机械高等专科学校学报，2009，（03）：147- 148.

［3］闫玲.图书馆档案管理的发展趋势——兼论“纸质文件”与“电子文件”双轨制管理［J］.图书馆工作与研究，2008，（04）：43- 44.

［4］孙晔晗，杨建民.开展医院档案数字化建设的实践与思考［J］.人力资源管理，2013，（03）：96- 97 .

［5］罗宏.图书馆传统管理与数字化管理模式的协调［J］.文学教育(中)，2014，（03）：81- 83.

Discussion on Digital Management of Books and Archives

ZHANG Li-zhe
(State Grid Electric Power Co., Ltd. of Heilongjiang Province, Skills Training Center, Mudanjiang Sub-branch, Mudanjiang 157011, China)

Abstract:The continuous development of society has led to the country's economic progress, which makes the level of office automation increase. Digitization has a great impact on books and archives management, therefore, people should put focus on digital management of books and archives, so as to strengthen electronic document filing and receiving, electronic archives storage and backup, and improve the retrieval and use of electronic archives.

Key words:Books and archives; Digitization; Management

收稿日期：2016- 01- 15

中图分类号：G25

文献标志码：B

文章编号：1674-8646（2016）03-0118-02