文档信息资源建设为社会服务的策略

王黾

（黑龙江省肇源社区管委会，黑龙江肇源166500）

文档信息资源建设为社会服务的策略

王黾

（黑龙江省肇源社区管委会，黑龙江肇源166500）

从我国以往文档信息资源建设的总体情况来看，仅注重政府部门文档信息资源的建设和服务。随着社会的变革，特别是政府职能的转变，必须转变思维方式，采取切实可行的策略，使档案信息资源的建设逐步满足社会公众的民生需求，保证文档信息资源的建设有利于实现社会公众的民生服务目标。

档案；文档；信息资源建设；服务

随着社会的变革，特别是政府职能的转变，档案部门对传统的职能和做法进行了反思，传统的档案服务很难满足社会公众日益增长的文化需求。所以，必须转变思维方式，采取切实可行的策略，使档案信息资源的建设逐步满足社会公众的民生需求，保证文档信息资源的建设有利于实现社会公众的民生服务目标。

1　社会公众档案需求的几种构成分析

在以往的文档信息资源建设实践中，虽然一些同志也意识到这个问题的重要性，并且也进行了一些相关的研究，但是缺乏系统性和全局性的整体构想和策略，出现“微观性的需求研究得多，宏观性的、稳定性的需求研究得少”的情况。社会公众的需求究竟是由哪些基本层面构成的？根据最新的研究成果，结合档案用户的需求特点，归纳为如下几个方面。

1.1维护自身生存与权益的信息需求

档案管理部门应当努力承担起这个责任，并通过有效的服务，整合相关信息资源，为社会公众提供可以使他们能够更好地生存和发展的相关信息。文档信息中还包含了许多与维护社会公众合法权益有关的“信息资源”，档案部门通过有效服务，才能使社会公众的民主权益得到更好的维护。档案部门在进行文档信息资源的建设过程中，绝对不能急功近利，只追求目前用户需求的满足，而缺乏长远的资源建设策略。那种仅把一个时期或一个时代的人们的信息需求作为文档信息资源建设“终极目的”的思维，必须予以破除。

1.2维护自身归属感的信息需求

在文档信息服务实践中，经常会发现多数组织成员即便离开了其原来服务的组织，也会关心其原来所在组织的过去与现在的信息。这是因为，人生活在这个社会中，是一定“社会关系的总和”，档案部门在进行文档信息资源建设过程中，应当充分考虑社会公众的这种维护自身归属感的信息需求，并通过一定的服务来满足他们的这种需求。

1.3休闲娱乐、补充知识的信息需求

应当努力改变“平面化”的信息资源建设模式，在多样化、立体化方面下功夫。档案信息服务要在满足用户的政策性、工作任务性的信息需求服务的前提下，主动把整合后的信息提供给社会公众利用，做好“文化下移”工作，使档案信息服务走出传统的“藩篱”，扩大服务的广度和深度。档案管理部门积极开展其他形式的信息加工和开发工作，如编辑出版小说、剧本，为报刊提供稿件，为电台、电视台、信息网站提供系统的专题或为教学提供案例，为科研人员提供有关课题的现状研究材料，等等。

2　档案部门进行文档信息资源建设的策略

针对文档信息用户信息需求的多样性和变化性特征，档案部门在文档信息资源的建设方面应当考虑采用以下几个方面的应对策略。

2.1文档从行政文化到社会大众文化

文档信息资源的建设不能停留在对政府机构形成的文件和档案的保存方面，而应当拓展收集渠道，注重对各种社会原生信息资源的管理和利用，使文档信息资源真正成为社会记忆，而不仅仅是“行政机构”活动的记忆。人类社会的历史是由社会中的不同阶层的人们共同创造的，而不是某个阶层的专利。所以，我们所留存的社会历史记录也应当客观反映社会各个阶层社会实践活动情况。档案作为人类社会的文化现象，应当能够记录和反映人类在物质文明和精神文明创造和建设中所取得的成果。那种只注意保存官方组织的文档信息资源，忽视“民文化”方面的文档信息资源建设的思想和行为，应当予以改变。这种文档信息资源的建设策略，目前已经在一些档案部门得到了应用。这些档案部门也因为收集和积累了大量的“社会历史记录”，而受到越来越多社会公众的认可和支持。从某种意义上说，这种实践的存在和发展，可以使档案文化摆脱其“神秘”的色彩，并成为一种社会普通公众都能理解和利用的信息资源。档案文化下移是一种历史发展的必然趋势。重视建设反映社会生活的整体存在和发展变化状况的文档信息资源建设策略，才是可行的。

2.2文档从“纸文化”到“多种媒体文化”

从文档信息资源的建设历史来看，文档资源建设所依附的载体已经出现了较大变化。以纸文化为主向多种媒体文化并存转变，已经成为文档信息资源建设的必然趋势。在以往的文档信息资源的建设中，强调“纸文化”为主体，随着计算机网络信息存储技术的发展，高密度、高效存取的新介质得到应用和发展，不能一味强调以什么载体或介质为主的问题，应当以耐久、方便存取、环保的介质为主。我们也不能把文档信息资源的建设仅仅放在“文字信息记录”方面，而应当把“声音信息记录”、“图像信息记录”、“电子数码信息记录”及“多媒体信息记录”等，都同级制文档一起列入文档信息资源建设中

2.3文档从“接收归档”到主动采集

以往的文档信息资源建设，通常都是通过“接收归档”这一个主渠道来实现的。一些城市的档案馆把当地政府网站上发布的信息定期保存在自己的“数据仓库”中，并通过“数据挖掘”，把相关的信息资源产品化，提供给政府部门和新闻机构及关心历史信息的社会公众，起到了良好的社会作用。因此，文档信息资源的建设既要重视文件与档案等“实体资源”的收集，也应当注意网络“虚拟信息资源”的采集和留存。

2.4从“各自为战”到集成管理

从我国文档信息资源的建设趋势来看，由“各自为战”到集成管理是必然的策略选择。在电子政务和电子商务的推动下，政府机构和其他社会组织的机构设置日趋扁平化，也为文档信息资源的集约化、高效化管理创造了必要的条件。诚然，任何一种集成管理都是建立在一定的制度和规范基础之上的，在文档信息资源的集成管理策略的实施过程中，还必须注意建立和健全相关的制度和规范，少走弯路。

［1］赵屹.数字时代的文件与档案管理［M］.上海：上海世界图书出版公司，2013.

［2］王英玮.知识经济时代档案部门的生存与发展策略［M］.北京：中国人民大学出版社，2011.

［3］傅荣校.档案管理现代化［M］.杭州：浙江大学出版社，2002.

［4］肖希明.数字信息资源建设与服务研究［M］.武汉：武汉大学出版社，2008.

Strategies of document information resources construction to social services

WANG Mian
（Zhaoyuan Community Management Committee，Zhaoyuan 166500，China）

The overall situation of the past document information resources construction of our country shows that it only puts focus on the work of government sectors.With the reform of the society，especially the transformation of government functions，we should take practical strategy to make the construction of archival information resources gradually meet people's needs，so as to ensure the construction of document information resources conducive to public services.

Archives；Document；Information resource development；Service

王黾（1980-），男，黑龙江肇源人，从事社区文件与档案管理工作。

G250

B

1674-8646（2016）14-0130-02

2016-05-19