浅析高校学籍档案数字化建设与管理

白海珍

内蒙古财经大学

浅析高校学籍档案数字化建设与管理

白海珍

内蒙古财经大学

随着信息技术的飞速发展，社会对各大高校学籍档案的管理提出了更高的要求。为了提高档案管理人员的工作效率，将高校学籍档案进行数字化建设与管理势在必行。因此，本文主要从高校学籍档案进行数字化建设与管理两方面来论述说明。

高校；学籍档案；数字化；建设

近年来，随着教育体制的不断改革，各大高校的招生规模不断扩大。因此，各大高校的学籍档案数量也在不断增加。特别是采用“学分制”教育管理后，学籍档案材料变得更加庞大，复杂，以至于原来的学籍档案管理数据库难以满足学校的发展要求。因此，做好档案管理工作是各大高校档案管理中的一个重要课题。本文主要对高校学籍档案数字化建设与管理进行一些探索。

1　高校学籍档案数字化建设

为了更好的实现高校学籍档案数字化建设的目标，笔者主要从高校学籍档案数字化建设的必要性、指导原则以及数字化建设中所存在的问题三方面展开说明。

1.1高校学籍档案数字化建设的必要性

高校学籍档案涉及的内容很广泛，主要包括学生的录取名册、成绩总表、学籍卡、学期评语等信息。如果采用传统的检索方式对某个学生的档案材料进行查找，利用者首先要提供一些有针对性的信息，然后通过检索工具查到档案编号，最后再到库房查阅档案。然而，学籍档案数字化后，其检索时间明显缩短，工作效率显著提高。由于学籍档案使用率很高，经常翻阅档案会对档案的纸张带来物理磨损。然而，一旦将学籍档案进行数字化建设后，我们可以通过计算机来查阅档案信息，这显著的降低了学籍档案的损坏率。而且，随着信息技术的飞速发展，办公自动化已经成为当今高校教学与管理的有效手段。传统的归档方式明显跟不上时代的步伐，因此有必要对高校学籍档案进行数字化建设。

1.2学籍档案数字化建设原则

进行高校学籍档案数字化建设必须从学校本身的实际情况出发，坚持以协调统一、兼容扩展、安全可靠等为原则。①协调统一原则：是指高校的学籍档案数字化建必须与学校的整体发展以及教学教务的建设相一致。由于学籍档案材料是由多个部门提供的，因此开展学籍档案数字化建设工作时要求这些部门之间要相互配合。学校将最终汇总的学籍档案融入到档案管理的大系统中，在网络中心的帮助下，建立一个信息通畅的档案管理系统，从而实现学籍档案的收集、管理与共享。②兼容扩展原则：在进行高校学籍档案数字化建设时要遵循兼容扩展原则。这要求在进行数字化建设时对所用的软件要侧重于兼容性和规范性研究，以便确保某个档案管理系统与其他档案管理系统之间的兼容、统一。与此同时，在设计管理系统时也要充分考虑到它的扩展功能，从而满足一个时间段内档案管理工作的发展要求。③安全可靠原则：在开展高校学籍档案数字化建工作时必须保障其安全性及可靠性。因为系统中所收录的是全校的学籍档案信息，一旦发生泄露或破坏的情况，就会造成重大损失。数据库系统是管理学籍档案的重要手段。因此为了提高学籍档案数字化建设工作的安全性和可靠性，必须要加强数据库系统的建设。

1.3高校学籍档案数字化建设中所存在的问题

虽然各大高校在学籍档案数字化建设中都遵循其建设原则，但是在建设工作中还是会出现一些问题。例如：①高校领导对学籍档案数字化建设的重视程度不够。一直以来，高校领导都是比较重视党政类档案管理，忽视学籍类档案管理。因此，一些人认为学籍档案是关于高校在校生的各种信息，由于学生毕业后与学校联系不多，因此不必过于关注学籍类档案管理；另一些人认为当今社会比较看重实力和学历，学校学籍档案发挥的作用微乎其微。因此，虽然一些高校对学籍档案进行数字化建设，但是相关软件以及硬件都比较落后。②缺乏专业的学籍档案管理队伍。学籍档案管理工作不仅繁杂，而且不能显著体现工作业绩。这造成了每年的档案管理人员流动性都比较大，因此其管理团队也不稳定。况且，现在的学籍档案管理人员都缺少岗前培训，他们对业务知识的了解都是通过自身的实践一点点积累的。因此在相当长的一段时间内其工作能力是不足的。鉴于此，为了做好学籍档案数字化建设工作，我们必须提高高校领导对这项工作的重视程度，以便获得他们的鼎力支持。此外，还要加强档案管理队伍的建设，以便提高档案管理工作的效率。

2　高校学籍档案管理

由于学籍信息的收集与使用都是以网络软件、硬件为基础的。因此，数字化档案对设备依赖性很强。特别是当今高校的学籍管理，不仅要满足现代要求，又要尽量收集学籍档案并保证其完整性。因此，为了做好学籍档案的管理工作，主要提出以下建议。

2.1对学生成绩档案进行电子化管理

考试结束后，任课老师可将学生成绩录入系统中。教务处审核通过后即可录入成绩库。各年级辅导员如果想了解学生的学习情况，可登录系统查看。学生要想知道自己的成绩，也可根据自己的学号进入系统。在成绩录入和审核中，系统会记载每一步操作的原始记录，一旦发生问题，可尽快查出并解决。这样，即使学生毕业，其成绩档案也会永久保存。一旦有需要，只需回学校就能获得成绩单。

2.2学籍档案信息化管理

在学生毕业时，学校除了要求学生上交学籍卡、成绩单等信息外，可将其学籍电子档案录入已毕业学生数据库，以便永久保存。这包括该生基本信息、休学、留级等学籍异动数据库，学生奖罚情况以及学生成绩库等信息。只要系统具备正常的工作能力，学生就能随时查看、打印学生学籍资料。这对那些想利用学籍档案的人员提供了非常方便的服务。

3　总结

由于我国高校的学籍档案数字化建设才刚刚开始，因此难免会存在一些不足。但是随着各大高校对学籍档案数字化建设的重视程度不断增加以及信息技术的飞速发展，相信在不久的将来这些问题都会迎刃而解，各大高校的学籍档案管理工作也会越做越好。

［1］宋晓英，陈艳梅，王蕊等.浅议高校学籍档案的管理工作［J］.教育教学论坛，2013，（48）：27-27，28.

［2］石岩.浅析高校学籍档案的信息化管理［J］.新教育时代电子杂志（教师版），2015，（12）：75-75.

［3］卢春艳，李建成.高校学籍档案管理制度“三化”优化研究［J］.兰台世界，2013，（35）：77-78.

白海珍（1970-），女，呼和浩特市人，内蒙古财经大学，馆员，硕士研究生，档案管理方向。