企业信息化实现物资采购状态跟踪管理

闫高斌 赵骏（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

企业信息化实现物资采购状态跟踪管理

闫高斌 赵骏（中石化股份公司天津分公司， 天津 300271）

随着企业精细化管理的进一步深入，ERP系统的应用已不能满足物资采购管理的所有要求。因此，搭建统一的系统平台，依托ERP系统，实现物资采购状态全过程跟踪管理，规范业务，加强痕迹管理、进度管理和问题管理，改善部门间业务协同，促进ERP深化应用，提升物资管理水平，是企业物资采购管理部门的迫切需求。

ERP系统；EC电子商务；BW数据仓库

1 项目背景及必要性

（1）项目背景 目前，企业已实施ERP（企业资源计划）系统应用。通过ERP系统PS项目管理模块、PM设备管理模块、PP生产计划模块与MRO物资采购模块的紧密集成以及ERP系统与外部系统（EC电子商务、BW数据仓库、供应商管理系统）的集成，实现了物资管理部门与工程、设备、生产、财务等部门间的信息传递与共享，也实现了物资采购的在线管理，并为企业经营分析和决策提供准确、及时的数据支持。

随着企业精细化管理的进一步深入，ERP系统的应用已不能满足物资采购管理的所有要求。目前，物资供应过程中计划下达、合同签订执行、物资到货等各阶段状态的信息还缺乏痕迹管理、进度管理和问题管理，过程信息不能准确地掌握，无法为日益复杂的物资管理决策提供依据，也严重影响了物资采购部门间协同作业的能力。同时，物资采购部门对所采购物资的供应状态也需进行及时、准确的跟踪、监控和统计，以便向物资需求部门提供准确的物资供应信息，保证采购物资的及时供应。

（2）项目必要性 由于现有的工作模式存在耗时、信息不共享、数据维护质量无法把控等问题，已经无法满足企业物资采购管理的要求。因此，搭建统一的系统平台，依托ERP系统，实现物资采购状态全过程跟踪管理，规范业务，加强痕迹管理、进度管理和问题管理，改善部门间业务协同，促进ERP深化应用，提升物资管理水平，是企业物资采购管理部门的迫切需求。

2 系统解决方案

（1）实现目标 ①安全：用户域认证安全管理，合理的权限分配，完善的数据备份机制，确保数据安全可靠。②规范：实现线下业务在线管理，规范业务操作。③效率：简化人工操作，一次记录，多次使用；提供批导入功能，提高数据录入效率；系统分发任务，跨部门工作协同更加流畅。④准确：数据校验规则，确保信息准确。

（2）实现范围 主要涉及ERP系统中PS模块管理的工程项目物资采购需求、工程提前项目物资采购需求的跟踪管理；ERP系统中PM模块管理的检维修项目物资采购需求的跟踪管理；紧急计划等线下物资采购需求的跟踪管理。

（3）系统功能 物资采购状态跟踪管理系统主要针对采购物资从计划落实、技术协议签订、商务谈判到合同签订全过程的跟踪管理。实现物资需求信息管理、合同交接管理及问题管理功能；针对合同执行过程中各阶段包括返资料、关键制造过程、到货情况、入库情况进行过程的跟踪，实现每天增量提取ERP系统相关数据。

①项目信息维护。项目信息维护主要是针对项目基本信息进行管理，ERP已生成的项目信息只需要维护项目编号即可自动关联其他相关信息。②需求计划维护。需求计划维护功能实现需求计划的创建维护，对于完全线下采购物资手工录入相关信息；对于ERP线上采购物资，系统自动关联预留相关信息；对于紧急计划线下采购后在ERP补录，通过预留号和行项目号与ERP预留信息手工关联。③采购信息维护。采购信息维护功能是整个计划跟踪的一个重要环节，是需求与采购关联的保证，有规则自动对应的，系统根据规则关联预留和采购申请，因为ERP的MRP功能，此部分物资由采购部对采购申请信息进行手工维护。④技术协议（要求）进度情况。在技术协议/要求阶段，为了相关单位部门能够实时掌握进度情况，需要对技术协议/要求的进度情况进行维护。⑤商务订货进度情况。商务订货进度维护功能是在商务订货初期阶段，维护商务订货进度情况，实时共享给相关部门掌握。⑥合同签订进度情况。合同签订进度功能是在合同签订阶段，实时维护合同签订进度情况。⑦合同交接管理。合同签订完成，具备交接条件后，由采购部线上交接给过程控制部门，过程控制部门根据实际交接情况选择接收或者打回，合同交接功能详细记录移交人、接收人、接收日期、备注等相关信息，确保每一个合同交接到人，未交接合同实时跟踪监控。⑧合同执行进度。合同执行过程控制是在合同交接完成后，由过程控制部门对合同执行过程的一个跟踪反馈，针对合同执行过程几个重要节点，实时反馈执行情况。⑨到货情况。物资到货后，由过程控制员实时反馈实物到货情况，包括日期、数量，数量分为送到现场数量和入库数量，同时对物资是否需要质检、质检状态信息进行实时反馈，相关部门单位可以在线实时共享查看。⑩入库情况。系统通过集成将ERP入库信息采集过来，能够与需求唯一对应的入库信息系统自动进行对应，不具备自动对应条件的需要人工关联需求对应的入库情况，实时掌握实物到货后的入库情况。⑾出库情况。出库情况分析功能通过集成接口将ERP系统数据拉取过来，分析每一个需求计划实际领用出库情况，分析领用的及时性。⑿问题管理。在物资状态跟踪各环节中，出现问题均可通过问题提报管理功能将问题提到相关负责人，并通过实现短信提醒功能，及时提醒负责人进行问题处理、解决。所有问题均可在线实时查询负责人和解决状态。⒀统计分析。根据业务管理需求提供相应统计分析报表。

3 应用效果

通过物资状态跟踪系统的实施，能够读取ERP系统自动集成物资需求计划、需求计划平台提报物资需求计划、物资采购相关信息，完成物资从需求提报、采购计划管理、采购管理、收货入库、物资出库的全过程闭环管理。

系统的应用在提升管理精细度的同时优化流程，减少相关业务人员的操作难度，提高工作效率。在原有ERP业务的基础上扩展物资管理业务，从长远来看，利用先进技术和优秀的管理模式对物资管理业务进行改进，不仅能够为企业带来可观的经济效益，而且带来良好的形象，创造人性化的现代化网络办公环境，体现企业宗旨，同时为企业未来的仓储管理及供应链管理理念的实施打下坚实的基础。