机关事业单位档案全宗介绍的编写

□白 羽

机关事业单位档案全宗介绍的编写

□白 羽

机关事业单位全宗介绍能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、利用、编研、对外宣传报道等工作，同时提高科学管理水平。

档案；全宗介绍

机关事业单位全宗介绍是以文章叙述的形式，较全面地介绍档案馆（室）所保存的全宗档案内容、价值以及立档单位历史情况的一种概述性材料，是档案工作人员掌握全宗情况、更好地进行档案的整理、鉴定、提供利用、编研等管理工作的指南，是提高档案科学管理水平的一种必要的引导性工具。

全宗介绍的构成主要包括全宗构成者（立档单位）组织沿革简介、档案基本情况及内容介绍、相关辅助材料简介3部分，主要编写步骤如下：

1.立档单位组织沿革简介的编写

组织沿革是系统记述和反映本机关的组织机构、人员编制、体制变革等历史概况，使使用者对机关各阶段内机构和人员变化一目了然。编写组织沿革通常采用文字和图表相结合的方式，这样既能减少篇幅，又条理清楚、便于查阅。主要编写方式有以下3方面：一是立档单位名称 (含更改名称)、成立时间、办公地址、隶属关系、机关内部组织机构和人员编制变化情况、下属机构基本情况、经历的重大事件，执行的特殊任务、撤销与合并的时间和原因、继承或代行职能机关的名称，同时注明其机构设置、变更的文件和批准文号。二是主要职责，概括立档单位工作性质、任务、职权范围。三是历任领导人，填写立档单位的正职、副职指数，并注明其姓名、具体任职时间以及任免文件和批准文号。

2.全宗档案基本情况以及内容的编写

此部分为全宗介绍的核心内容，直接关系到整个全宗介绍的编写质量，要真实、客观、准确、概括性地进行表述，以便于工作查考和利用。全宗内档案基本情况介绍，包括全宗号、档案管理、档案的来源、数量、起止日期、进馆时间、整理、鉴定、利用情况、完整程度、检索工具种类以及其他需要说明的问题等。其主要编写方法如下：

一是全宗构成者名称、全宗号，全宗构成者名称按单位全称书写，通用简称书写在全称后面的括号内，全宗号是档案局为有档案移交进馆任务的单位所给予的。

二是档案管理，档案人员基本情况（数量、本岗位工作时间、学历、职务、职称），档案管理网络（主管领导、专兼职档案人员），档案管理职责范围。

三是档案内容，包括档案的来源，全宗内档案的门类、数量、起止时间、保管期限。档案的来源是指立档单位在从事相关工作及活动过程中直接形成的各种门类与载体的，对国家、社会和本单位具有保存价值的历史记录。全宗内档案门类是指立档单位在其专业职能活动中形成具有特定名称、格式及相互联系的档案。如：文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、基建档案、设备档案、实物档案、专题档案、人事（死亡）档案等。档案数量全宗内档案所有数量（含移交进馆档案的数量）。起止时间全宗内档案建档时间和截止时间。保管期限根据各门类档案的保管要求所划定的期限。

四是移交进馆，档案依次移交日期，所移交档案的起止年月、案卷及归档文件数量、移交人、整理及特殊情况说明、交接文据。

五是鉴定销毁，定期检查档案是否遭受损毁，受损原因、时间、受损档案的具体内容、数量等。档案销毁主要包括制定档案鉴定工作计划、方案、请示、批复；档案鉴定销毁领导小组组成情况，档案销毁的具体日期，档案销毁意见、理由及应销毁的档案门类、销毁档案清册、销毁档案的数量、销毁档案的经销人和监销人情况。

六是档案整理，收集应归档文件材料、确定档案保管期限、档案分类、档案编目、档案排列、档案保管、档案统计情况。

七是档案检索工具种类，包括机读目录（含档案管理部门所使用的档案管理软件的名称和版本）、纸质目录（含全引目录、案卷目录、卷内目录、归档文件目录等）。

八是档案利用，这是管理、利用档案最根本的目的。利用档案为本单位日常事务性工作和业务建设提供了哪些重要可靠依据的典型案例以及节约的资金数额，结合本单位中心任务开展档案史料陈列和展览，编辑出版《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《大事记》、某一专题的《档案资料汇编》等。

3.相关辅助材料简介

为便于全宗介绍内容的组织，可编制一些辅助材料。如：依据国家档案局等上级档案管理部门和行业主管部门法律法规，结合工作实际制定的本单位档案管理规定、职责、制度、办法。本单位编制的《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《利用效果汇编》等相关资料，借助以上资料完成的全宗介绍的编写。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。

2016-12-09

白 羽，女，汉族，河北省通信管理局，档案管员。