计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

邵新宇

（阜阳市颍东区环境监察大队安徽阜阳236000）

计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

邵新宇

（阜阳市颍东区环境监察大队安徽阜阳236000）

随着国内经济的快速发展，科学信息技术的不断进步，计算机信息处理技术也被广泛应用到各个领域中，在一定程度上不仅推动现代办公自动化进程，而且还推动国内科学技术的迅速发展。加强现代办公自动化建设，积极利用计算机信息处理技术是国内当前商业办公发展的必然趋势，有利于提高办公效率、有助于规范办公流程、有助于加强办公职责管理。本文针对计算机信息处理技术在办公自动化上的作用进行分析。

计算机信息处理技术；办公自动化；应用

改革开放以来，国家大力发展国内经济，经过多年不断完善，逐渐形成具有中国社会主义特色的市场经济体制，适应中国经济持续、稳定发展的竞争环境。然而当代办公对信息处理的办法已不能满足日常需求，因此，必须要与时俱进，引进先进的科学技术形成办公自动化，以此为有力的技术支持，满足人们日常物质文化信息的需求。

1 计算机信息处理技术概念

按照计算机信息处理字面上的意思就是：计算机信息处理技术的覆盖、包括很多方面，其中较为主要的有科学、技术、工程及管理等，而计算机信息处理技术则是通过先进的科学技术对信息数据进行有效传递和处理以及相关的软件开发等等。计算机信息处理主要的运作程序依次为：获取→分析→处理→检测→传送→使用，其中处理和使用在计算机信息处理技术体系中占据重要的地位。其主要的构成部分则是传感技术、计算机技术、微电子技术和网络信息技术。国内当前计算机信息技术主要是以微电子技术和计算机技术为主[1]。

2 计算机信息处理技术在当代办公自动化管理中的作用

2.1 有效降低企业管理成本

随着国内科学技术的不断进步，国家在办公自动化建设方面给予更多的关注，伴随着计算机技术的广泛应用，国家和社会相关科研学者利用计算机技术研发出了一种新型技术，即是计算机信息处理技术，在一定程度上不仅有效降低企业的管理成本，节约过多的人力资源浪费，提高工作效率，而且还为企业节省很多不必要的经济开支，从而提高企业的经济效益，进一步推动国家经济持续、稳定的发展。

2.2 有助于扩大办公区域，美化办公环境

以往由于计算机设备的安装位置以及其线路复杂等缺陷，严重影响办公室的环境，进一步影响办公质量和办公效率，但随着计算机信息处理技术的广泛应用，类似于此类问题得以有效解决。当代办公区域不仅打破了空间区域的限制，在合理利用办公空间方面也是传统办公望尘莫及的，当代办公区域在任何地方都可以进行有效办公，国内部门企业的员工甚至会根据自身对办公室的喜好进行办公环境设计，既提高企业员工办公的热情，也提高企业员工高效的办公效率和办公质量，进一步提升企业员工的凝聚力，依靠自身专业职能为企业经济带来巨大利益[2]。

2.3 有助于企业规范办公秩序

当代企业发展的有效途径就是依靠规范的办公秩序和办公流程，两者是构建现代化企业的必经之路，同样也是提高企业具有市场竞争力的重要力量。随着计算机信息处理技术的广泛应用，有助于企业提高办公流程和办公秩序的规范性，从而有效规避经营风险，扩大企业生产规模，提高企业经济效益。

2.4 有助于企业明确办公职责

明确职责是企业发展的重中之重。在传统的管理模式下，由于企业内部职责不明，一旦发生问题，就会造成办公人员推卸责任，使众多企业员工无法在公平、公正的办公环境里开展各项企业管理工作，而计算机信息处理技术的出现，不仅为企业建设更加公平、公正的办公环境，还明确企业内部职责，而且在一定程度上更加高效地提高办公人员的办公质量和办公效率。

3 计算机信息处理技术在自动化中的应用

3.1 文字处理

在当代办公自动化过程中，经常使用也是最关键的就是文字处理软件，文字处理软件是办公自动化技术中最为核心的一种常用技术，不仅可以使文字信息更加具备规范性，还可以对信息进行有效的收集和整理，进一步提高企业员工的工作效率和工作质量。如合同、会议记录、会议报告以及其他文字形式的企业文件，另外，文字软件还可以处理其他形式的办公文件，如图形、表格的处理，通过对图形、表格的处理，从而形成具有针对性的文字信息，在文件管理功能、数据统计功能以及排列图标功能等方面也颇有效用。

3.2 数据处理

随着计算机信息处理技术被广泛应用办公领域，各方面信息处理软件得到进一步开发并有效利用，其中数据处理软件的应用较为明显，其与数据处理电子表格有着很大不同之处，虽然都可以进行日常数据的处理工作，但是数据处理软件更适合处理较为庞大且复杂的数据系统。随着企业加快经济发展步伐，在日常巨量信息处理方面，就更需要一个既能分析又能快速处理的应用软件，而数据软件在这方面的优势更加突出，可以创建多个独立的数据库，便于对企业日常巨量信息进行分类处理，为企业数据处理管理工作者提供有效的检索途径以及快速的检索信息，从而进一步加快国内企业办公自动化建设[3]。

3.3 图文制作与电子邮件信息处理

在当代随着科学技术的不断进步，国内企业对信息处理软件应用方面更加重视，通过对信息处理软件的应用，从而制作幻灯片，在播放幻灯片的过程中，对其进行有效编辑，并适当的加入相应的图、表，从而更加形象、立体化的为企业项目呈现项目细节，不仅丰富了企业投资项目的内容，而且还为企业有效规避投资风险。目前国内主要的体现方式是Power Point（又称PPT）。在电子邮件信息处理方面，通过信息软件对电子邮件进行有效管理，从而实现快捷浏览和查看以及分享信息，其中，Microsoft mail系统在邮件和文件管理方面的优势尤为突出，可以独立完成邮件信息的接受和发送任务。

在日常办公过程中，不免遇到利用表格和图形展现的工作，计算机信息处理技术的操作便捷，可以使企业员工对数据信息进行有效的分析和整理，从而降低图标运算的重复率，提高办公的工作效率。

4 加强计算机信息处理技术在办公自动化方面的应用措施

4.1 合理有效构建并完善计算机网络信息环境

国家“互联网+”发展战略的提出，强化了计算机信息处理技术在国内企业发展的重要性，因为，为了提高企业经济效益、扩大企业生产规模、提高企业办公效率，就必须对计算及网络信息环境进行完善，构建和完善安全的计算机网络信息环境不仅可以有效提高企业办公效率，还可以积极推动企业经济持续、稳定的发展。进一步加强企业内部网站在员工访问的安全性。

4.2 加强企业数据应用安全管理

国内企业要想持续、稳定的发展，就必须加强对企业数据信息应用安全的有效管理，以此保证企业商业机密不会“意外性”的外流。在当代办公自动化过程中，国内众多企业应重视系统权限管理工作，从而确保企业机密或敏感数据不会外泄，定期对数据信息应用软件进行系统扫描和病毒查杀，对用户权限审核工作进行定期检查，避免因未经审核的工作人员利用职位便利中饱私囊，致使企业经济蒙受巨大损失。同时，企业高管应加强对日常数据信息进行备份管理，确保企业数据信息的可靠性和安全性，并安排专职人员定期检查数据备份的情况，若发生数据异常及时向企业高管汇报，并快速解决问题[4]。

5 结束语

随着计算机信息处理技术被广泛应用到各个领域，办公自动化建设是国内企业未来经济发展的必然趋势，因此合理有效利用计算机信息处理技术，有助于提高企业经济效益、扩大企业生产规模，降低投资风险。

[1]魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，22：28～29.

[2]林安娜.计算机技术在办公自动化中的应用[J].办公自动化，2014，03：57～58+9.

[3]刘建瑜.论述计算机信息处理技术在办公自动化中的运用[J].新课程（下），2015，09：183～184.

[4]莫晨晨.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用[J].硅谷，2013，14：101+35.

TP317.1

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1004-7344（2016）16-0298-02

2016-5-16