试论基层档案管理存在的问题及对策

翁国辉

（中铁二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

试论基层档案管理存在的问题及对策

翁国辉

（中铁二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

档案是一种具有收藏性质的信息资源，人们能够对其进行充分地利用，并且人们在对档案进行利用的过程中，也可以将其作为一种参考。这是因为档案能够利用多种形式来对人们的实践活动进行记载，在开展建设或者是进行其他活动的时候，都可以将档案作为依据。而对于基层的档案管理来说，实现档案的有效管理是推进基层法治的重要举措之一。对此，在进行基层档案管理工作的过程中，需要对新的管理模式进行采用，从而使档案管理工作的有效性得以切实有效的保证。本文首先对基层档案管理中存在的问题进行了分析，并在此基础上对其措施进行了探讨，以供同行参考。

基层单位；档案管理；问题及对策

1 引言

基层档案管理是针对基层单位来说的，在进行基层档案管理工作的过程中，需要遵循科学合理的原则。实际上，档案管理工作主要包括对档案的收集、整理、将档案进行归档、查找以及档案的维护等。基层单位在对档案进行管理的过程中，由于管理工作不足，缺乏强烈的管理意识，而且在基层单位中，档案管理专业人才比较缺乏，没有人才的依托，在对档案进行管理的过程中就显得能力不足。以下重点对基层档案管理工作存在的问题以及其解决措施进行了探讨，以期能够使档案管理工作更加地完善。

2 档案管理的发展与基层档案管理

随着社会的不断发展与进步，人们对于信息储存的需求量与日俱增，因此，档案记载出现在人们的生活中，其出现不仅能够为人们信息记录与储存提供了便利，而且还能够在很大程度上推动人类文明的进步与发展。现如今，档案记录的存在已经促进了人类精神文明与物质文明建设的发展，如果没有这些档案的存在，人类很有可能会一直在远古社会的生活方式中停滞不前。

在现阶段社会发展的过程中，基层档案管理工作有着十分重要的作用，因此，相关部门必须要对基层档案管理工作的重视力度进行加强。所谓基层档案管理，实际上就是指档案管理工作者应该将基层单位的档案资料作为中心，通过科学合理的方式来对档案进行收集、整理、归档、查找与维护等工作。

3 基层档案管理存在的问题

3.1 对档案的重视程度不足

现在档案管理中一个最大的误区就是不重视管理，很多人员认为档案管理是抄写档案，将混乱的档案整理，并且按照顺序摆放，不需要多高的技术。而且档案工作比较固定，每一天都在重复上一天的工作。也没有工作人员去评价管理工作，因此很多的工作人员积极性不高。由于对管理工作的漠视使其地位逐渐的在下降。没有积极的工作心态，在管理档案的时候，常常敷衍了事。

3.2 基层单位档案管理人员档案管理能力不足、专业素质不够

从目前的形势来看，一些基层单位中存在着档案管理人员数量不足、专业素质较差、档案管理能力比较低等情况，某些档案管理工作人员不具备较高水平的分析问题的能力，而且对于档案管理工作缺乏足够的认识，甚至有的档案管理人员是从其他岗位调过来的，对于档案管理的工作内容，包括收集、整理、归档、查找以及维护等缺乏了解，将档案室仅仅作为存储过期废旧资料的仓库而已，充其量只是起到资料保管员的作用，难以与当今时代中对于档案管理工作的实际需求相适应，从而在很大程度上阻碍了档案管理工作的顺利有效开展，也对基层单位的持续发展构成极大的影响。

3.3 硬件投入不足，环境设施落后

由于基层单位的经济发展较落后，因此在发展的时候主要讲究的是经济利益，而且最注重的也是获得的效益，对于档案这种效益低的工作根本不重视。因为档案的效益低，也没有为档案设置硬件或者是其他的设施。其实档案管理也能创造出利益，只不过这种利益不明显，而且是间接的效益。因此在存放档案的时候，将档案胡乱的存放，甚至是将一些重要的资料也任意的堆放在库房中，这样使库房当中的档案更加混乱。

3.4 档案的开发利用问题

随着时代的发展和技术的进步，档案管理工作的内容和形式一直在不断的变化当中，并且档案管理中的技术和设备也一直在不断的更新，这需要一套完善的档案管理基础设施作为支持和保障。虽然基层档案工作开展中，一些信息化建设工作已经得到了一定程度的落实，但是相关技术和设备的先进性依然没有得到有效的保障，相关库房、机房的建设并不能有效地满足不断增长的基层档案管理工作的具体需求。对于档案资源的开发利用上，相关技术和投入的不足，也导致了档案资料的利用效率过低，档案资源的价值无法得到最大化发挥的问题。

4 对策

4.1 健全并贯彻档案管理制度，提高档案管理质量

良好的制度是管理行之有效和行之有据的基础，建立健全各项规章制度是促使档案管理工作不断向前向上发展的良好助力。建立健全档案管理制度，要遵循以下几点：①具备科学性。科学性体现在所建立的规章制度在遵守国家法律法规、顺应当代经济发展方向的基础上，更重要的是要结合实际，考虑单位的档案管理基础和实际需求，制定出科学的档案管理制度，更好地发挥档案管理工作在社会经济发展中的促进作用。②重视实用性。档案管理制度的设立应以简明易懂和切合实际为准则，体现实用性和可操作性，才能更好地发挥其指导和规范作用。③避免制度约束的单向性。作为单位的带头人，领导的行为直接影响规章制度在整个团队中的实施效果。因此，制定具有双向约束性的档案管理制度，是档案管理工作顺利开展的有力保障。④保证规章制度的权威性。档案部门作为档案管理制度的拟定者，同时也是被管理者，在实际的档案管理工作中，工作人员要严肃执法，奖罚分明，切忌徇私舞弊，保证规章制度的权威性。

4.2 加大宣传及监督力度

由于基层档案管理工作存在着管理意识不足，而且这种意识很普遍，因此针对这一问题能解决的措施就是对档案管理工作进行宣传，尤其是对档案工作人员的宣传，由于当代的人们更热衷于微博、微信，因此在宣传的时候，可以以这两种方式为主。还有对管理人员的工作进行监督，使其提高管理能力。为了保证管理的效果，单位可以对管理人员下发文件，以行政的手段使管理人员对档案管理工作更加重视。

4.3 落实依法治档的理念，对违反档案法的行为予以追责

在具体管理工作中，基层单位要落实档案管理的法律，有法律的保障，管理工作会更有效。在对档案管理的时候，要有法律程序，按照法律规定进行管理。单位的领导也应该做好检查工作，每一年都要对本单位的档案管理进行检查，以保证管理工作有效。如果管理人员在管理的时候，出现了违背档案管理工作的行为，那么领导就要对具体的工作人员追究责任，以保证工作人员的管理行为在正规上。

4.4 加强档案管理工作者的职业道德修养，提高其业务能力

当今时代，随着科学技术和社会文化的快速发展，对于档案管理工作者的综合素质及能力也有了越来越高的要求。档案管理工作人员在重视专业知识的同时要加强对于科学文化知识的学习，积极拓展知识面，更新知识结构，紧跟时代步伐，及时掌握国家的有关现行政策，了解单位的实际需求，这样才能提供准确的档案信息，促进单位内部信息传播和转化。工作人员在档案管理工作中要逐步培养自身政治素质和职业道德修养，改变传统的工作方式和思想，明确工作职责，积极探求新的档案管理办法，积极发挥和开拓档案管理工作的现有价值，为单位各项工作的顺利开展提供保障。

4.5 逐步实现档案管理电子化、信息化，适应时代发展需求

当代社会属于信息时代，由于实现办公自动化，产生的文件也基本是电子文件，这使我国的档案信息化程度在不断地加深。电子档案在增多，对于档案的管理也要走向电子管理的模式。电子档案是在纸质档案的基础上出现并发展的，因此在维护电子档案的时候，需要有专业的人才辅助，而基层单位就要加快培养人才的步伐，使人才能配合现代化设备，有效的管理档案。从而让基层管理档案科学合理，而且能够在一个正常的顺序下开展。

4.6 档案管理工作的开展要进行积极的开发和利用

档案资源本身具有重要的价值，只有提高对档案资源的利用效果，才能将档案资源的价值进行最大化程度的发挥，进而实现档案管理工作开展的最终目标。在基层档案管理工作中，档案管理人员要对档案资源的主次进行梳理，并做好分类，为外界社会提供全面的档案信息服务，让档案信息的社会价值得到有效的实现。在新的工作形势下，档案管理工作要重视提高服务性和主动性，并且结合工作的需求，对于业务范围进行不断的拓展，通过提供多种服务形式，真正的将基层档案的价值进行深度的利用。

5 结语

虽然基层档案管理工作对于我国各项事业的发展与进步起到了一定的促进作用，但是，在实践上仍然存在着不少的问题，对此，要想搞好基层档案管理工作，必须使基层单位的档案管理意识能够不断地增强，使基层档案管理人员的专业素质得以不断地提升，并采取措施实现档案管理的电子化，从而使基层档案管理工作能够顺利有序的进行，实现档案管理事业的健康发展。

[1]姜秀平，邓小辉.如何创新档案管理工作局面[J].办公室业务，2016（03）.

[2]王前.浅论基层档案管理存在的问题及对策[J].东方企业文化，2012（18）.

[3]佟娜.加强基层档案管理工作刻不容缓[J].办公室业务，2015（10）.

G271

A

1004-7344（2016）16-0012-02

2016-5-19

翁国辉（1969-），女，馆员，本科，主要从事档案管理相关工作。