企业档案管理实现数字化探讨

吴嘉燕

（云南电网有限责任公司西双版纳供电局云南西双版纳 666100）

企业档案管理实现数字化探讨

吴嘉燕

（云南电网有限责任公司西双版纳供电局云南西双版纳 666100）

近年来，随着信息化社会的迅速发展，档案管理直接呈现出数字化、信息化发展趋势。但就我国大多数企业档案管理模式而言，依旧采用传统的管理模式进行相关工作，进而导致诸多问题的出现，在很大程度上阻碍了企业的发展。此背景下，本文首先分析了企业档案数字化管理的重要意义，其次对企业档案数字化管理措施进行了详细的阐述，以供参考。

企业；档案数字化；档案管理

1 引言

就当前情况来看，我国大多数企业管理模式已趋于数字信息化方向，企业作为国民经济的重要基础，如果能够实现档案数字化管理，可有效缩短企业从业人员与档案之间的距离，进而为企业提供更加快捷的、便利的服务，强化企业竞争力，推动企业的良好发展。

2 企业档案数字化管理重要意义

2.1 有利于企业档案的科学保管和有效利用

目前，我国大多数企业档案管理依旧采用传统的管理模式，即为纸质的档案管理模式，此类模式不利于档案的长期保存与使用。在企业档案管理过程中，通过数字化管理模式的应用，可有效确保档案管理工作的质量与有效性，主要原因在于：通过传统的管理模式进行企业档案管理工作，员工或是企业管理人员在重复借阅档案之后，就会对档案造成一定的损害，不仅无法较好的保存企业的档案，也无法对企业档案进行良好的管理。

此外，随着现代化社会的迅速发展，企业档案使用的频率逐渐增大，传统的纸质档案管理模式已经无法满足利用者的实际需求，这就要求不断加快将企业纸质档案管理模式转为数字化管理模式的进程。在企业档案管理工作中，通过数字化管理模式的应用，不仅能够为档案利用提供便利，还可减少档案存储的困难。

2.2 有利于提高和促进企业档案的现代化管理水平

近年来，随着市场经济的高速发展，企业如果想要获得更好的发展，必须落实有效的改革，而要想确保改革的顺利落实，必须在企业档案中详细的登记各种新型管理方式。就当前情况来看，传统的纸质档案管理模式已经无法满足企业发展需求，但通过数字化档案管理模式的应用，企业可及时的、准确的将发生的改革以及新的管理模式详细的记录在档案中，有利于企业档案的使用。此外，通过数字化档案管理模式的应用，还可有效提升企业档案管理水平，并且还可及时发现档案管理过程中存在的问题，之后积极的采取有效的、合理的措施改进，促进企业档案管理水平的提升，推动整体企业管理水平的提高。

3 企业档案数字化管理措施

3.1 创建档案数字化、档案信息网络化

为了有效强化企业档案管理工作的数字化建设，必须做好档案数字化与档案信息资源网络化创建工作，主要措施如下：①企业档案室应当积极利用各种信息软件，包括档案立卷归档、档案著录标引等，并建立专门的目录数据库和全文数据库，充分运用计算机文件资料管理和查询的便利性，为档案管理工作服务。②企业档案室应当建立专线，以实现一定区域内联网目的，在本企业内部，或不同的企业之间建立互联，从而实现档案信息的网络化和资源共享的目的。

3.2 建立企业档案数据管理库

在企业档案数字化管理建设过程中，档案数据库的建立具有十分重要的作用。在进行企业档案数据库建设时，应做好以下事项：①建立企业档案的目录数据库，主要包括企业档案资料类别的建立，并且还要将档案名称等相关内容全部录入计算机，为在电脑中建立一套完整的企业档案目录数据库提供帮助。通过目录数据库的建立，能够为企业员工查询使用相关档案资料提供便利，并且也能够为具体的管理工作提供帮助。②做好企业档案状态数据库的建立工作，该数据库的主要作用在于企业内部各类新信息与资料，通过计算机网络传输进入档案状态数据库，有利于数据库的实时更新，进而为相关工作人员提供最新的档案数据信息。当然，其还能够给予档案管理人员以充分的时间，将档案信息准确分类，然后归档到不同的档案库分类中，提升档案数字化管理工作条理性。

3.3 全面落实档案管理制度

通常情况下，企业档案事业的发展需依靠档案管理模式的发展，这就需要不断完善并真正落实档案管理制度，以实现企业档案数字化管理目的。因此，在企业发展过程中，各级领导应当高度重视档案管理工作，并深入认识档案管理工作的重要性，以促进企业经济效益与社会效益的提升。

档案数字化管理是一项期限较长的、处理较繁琐的工作，需要企业领导与员工的全面支持与重视，进而为档案管理制度与档案数字化管理工作的落实与发展创造有利的条件，具体措施如下：①不断完善企业档案管理部门组织机构的相关制度，已确保部门管理的稳定性与健全性。②要想做好档案管理数字化工作，应当积极采用计算机技术、多媒体技术与扫描技术等现代化技术。这就要求在大量资金为经济支持的基础上，引入先进的技术与设备，对档案管理工作进行严格的管理。针对此，相关部门必须积极构建满足档案管理要求的物质环境，并不断完善档案资金管理制度，争取更多的资金与政策支持。③企业应配置合理的、专业的档案管理人员，制定档案数字化管理人员制度，确保整个管理团队的稳定性。

3.4 强化负责人的重视程度

为了完善企业档案数字化管理工作，应积极提升相关负责人对档案数字化管理工作的重视程度，有利于档案数字化管理模式的投入运用。档案数字化管理是一项期限较长的、处理较繁琐的工作，所以，相关单位负责人应高度重视数字化的建设工作，为数字化建设的顺利创造有利的条件，强化档案数字化建设的实施程度。

要想强化企业负责人对档案数字化管理工作的重视程度，应真正落实以下措施：①重视企业档案管理团队的组织和建设。要想有效加快企业档案的数字化管理建设，必须积极重视其档案管理团队的组建，即为该项工作培养，并配备专业管理人员，以全面提高企业档案管理水平，不断强化企业档案的管理。②积极聘请专业档案管理人员，高度注重原有档案管理人员的职业素养与数字化管理技能的提升，必要的情况下，可以定期对企业档案管理人员采取适当的培训措施。③企业负责人应合理协调各部门之间的关系，促使各个部门能够从旁协助档案部门，辅助实行各项档案的收集、整理以及数字化录入工作等。这就需要配备适当的专业档案管理人员，并统筹协调各部门之间关系，合理安排各项工作，要求各部门能够支持档案部门工作，配合获取企业各方面的运营资料，进行数字化的整理归档，从而加快企业档案数字化管理发展进程。

4 结语

综上所述，在企业档案管理过程中，通过数字化管理模式的应用，能够更好的满足现代社会发展需求。近年来，随着市场竞争的日益激烈，企业要想获得更好的发展，，必须转变传统的档案管理模式，积极采用数字化管理模式，并且还要提升员工对档案数字化管理的认识，完善各项档案管理制度，重视档案数字化建设与数据库建设，有效提升企业管理水平，推动企业的健康、持续发展。

[1]郭璇.企业数字化档案安全应用管理的探讨[J].数字技术与应用，2014（02）：196.

[2]林庆花.探讨如何提高档案数字化管理[J].城市建设理论研究：电子版，2014（21）：112～113.

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1004-7344（2016）16-0005-01

2016-5-18