浅谈如何提高企业办公室人员素质

·文教春

浅谈如何提高企业办公室人员素质

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一、概述

办公室是一个企业的枢纽和桥梁，直接为企业领导和中心工作服务，起着承上启下、左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。办公室参与企业政务，是领导的参谋，决策的助手，其主要功能是办文、办会、办事，上服务企业领导，下服务企业职工及到企业来办事的人员，是企业对内、对外的窗口。办公室的工作的好坏，直接影响到单位整体形象和企业全局工作能否顺利地开展，而办公室人员素质的高低，又直接影响到办公室功能的发挥，特别是随着计算机网络化、信息化快速发展，对企业办公室人员提出了更高的要求。本文从办公室人员素质要求及广西水利电力建设集团有限公司办公室人员素质现状、存在问题及对策等方面阐述在新的形势下，如何提高办公室人员素质的一些看法和建议。

二、办公室人员素质要求

办公室在企业中的特殊功能非常特殊，作为企业的“参谋部”，协调领导决策，执行领导决定，连接上下，沟通左右，协调各方，工作千头万绪。新形势下，企业办公室应以更高的标准和要求，带头示范，发挥枢纽作用，做出表率，以无私的奉献精神，扎实的工作作风，开拓创新，高质量地完成各项任，为企业生产经营服务。这就要求企业公室人员不但具备各种专业基础知识、基本技能、政治素养、道德素养等，还要具备过硬的业务能力、创新能力，掌握最新科学技术动态，较高的管理能力、沟通、协调及分析处理问题的能力。

（一）高超的政治素质

办公室的工作涉及到企业的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上代表着企业的主张，反映着企业的形象，连接着企业和职工的切身利益。因此，讲政治是办公室人员的立业之本，是做好办公室工作的灵魂，更是服务好企业中心工作重要保证。为此，办公室人员要站得高、看得远、谋得深、想得细，必须具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，对党的事业忠心耿耿，忠于党和人民、企业的利益，要有强烈的事业心，高度的责任感，较高的政治理论水平，具有较高的政治鉴别力和敏感度。办公室人员只有具备高超的政治素质，才能在日常工作中就能把握党和国家的大政方针，才能办好文，办好会，办好事，避免走歧途。

（二）忠于职守，爱岗敬业精神

办公室是一个企业的重要办事部门，也是一个出成果、出人才的岗位。既然有幸走上这个岗位，办公室人员就要忠于职守，爱岗敬业，带头遵守企业的规章制度，热爱自己的本职工作，强责任、严要求、高标准，按时完成工作；善待人、亲接物，工作要主动，无论对领导对职工都应热情周到地服务，态度要和气，办事要尽心。

（三）扎实的专业理论基础

办公室的重要性要求办公室人员既能办事，又能办文，也能办会。因此，企业办公室人员应具备扎实的办文、办会、办事的专业理论基础和较高的专业素质，熟悉和掌握文秘、会务、公关接待等办公室专业基本知识，熟悉党和国家有关法规和方针政策及行业的各种业务规定并能灵活运用于自己的工作实际。

（四）超强的个人能力

1.沟通、协调能力

由于办公室是企业的中枢，企业运行是否畅通，办公室的协调功能起到关键性的作用。所以办公室人员必须具有超强的协调能力，通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通各部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接，调动各方面的资源解决问题。

2.分析、解决问题能力

办公室的重要职能就是分为领导分担事情，分为企业解决问题，这就要求办公室人员具有超强的预测、把控和解决问题的能力，多视角观察问题、多方位研究问题、多方法解决问题。

3.创新能力。当代是信息与知识经济时代，大量新科技的应用越多，对办公室工作要求也越高，办公自动化，无纸化办公设备和方法运应而生。企业办公室人员需要勇于探索、敢于创新，善于在工作中发现问题，分析问题，解决问题，并培养锐意进取的精神，创新工作思路，创新工作方法，以提高办公室工作效率和质量。

4.精于表达的能力

表达能力分为口头表达和书面表达能力。每个办公室人员必须做到案台能写，讲台能讲，这是办公室人员的基本功。特别是文字水平，这是一个工作人员素质的综合反映，是对办公室工作人员的最基本要求。办公室人员首先要会写会议材料和领导讲话。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结、演绎等复杂过程，使文章具有真、实、准、启的特点，让大家听后或看后能受到教育和启迪。

5.善于领悟的能力

办公室主要是与人打交道，是企业的窗口和纽带，如果对来企业员工的反映或领导的意图缺乏领悟，是绝对做不好工作的。

6.组织能力

对于一个人来说，组织能力是指为了有效地实现目标，灵活地运用各种方法，把各种力量合理地组织和有效地协调起来的能力。包括协调关系的能力和善于用人的能力等等。组织能力是一个人的知识、素质等基础条件的外在综合的表现。这也是办公室员人应该具备的能力。

7.管理能力

管理，就是管和理，只有管才能管得住，理才能理得清。办公室人员不能每天都沉在繁杂无序的机关事务瞎忙。这就要求办公室每一个人都具有较强的管理能力，在工作措施上，以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品、防止废品、禁止毒品。

三、该公司办公室人员素质的现状

由于种种原因，该公司办公室人员队伍在文化程度、政治素质、专业素质、理论水平、思想观念、个人综合能力等方面参差不齐。主要表现在：

（一）专业理论基础差

部分人员缺少办公室工作的实践经验，专业知识老化，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能；知识面较窄，对本单位业务平不熟悉，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。由于每个人性格特点各不相同，因此，领导在分工时会有所侧重，但往往出现做接待的，连简单的报告格式都不知道；而做文字的，对外联系工作则前怕狼后怕虎，口齿不清，叙事不明的情况。

（二）政治素质不高

有些办公室人员政治理论欠缺，无奉献意识与敬业精神，职业情感淡薄，不注重职业道德修养，办事拖拉，相互推诿。对事关企业原则的问题，未能从政治上观察、分析和处理，在大是大非面前头脑没有保持清醒，旗帜不鲜明，立场不坚定，随波逐流、人云亦云；处事不豁达，求全责备、斤斤计较，随心所欲、粗心大意，口无遮掩、随意表态，东一榔头西一棒子，把事情搅得乱七八糟。

（三）个人综合能力不高

由于人员结构不合理，该公司办公室大部分人员个人综合能力不高，特别是沟通、协调能力，分析、解决问题能力，文字、口头表达的能力，领悟的能力，组织能力，管理能力缺失。例如，领导之间产生误解或部门之间产生隔阂，办公室人员未能依靠个人通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通各部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。

（四）个人高素质不高，自身形象不好

办公室人员必须具备一定的素质修养，虽说一个人的素质是以人的先天禀赋为基质 但是后天环境和教育影响也是非常重要的。一个人良好的修养最能体现一个人的品位与价值，一个有很高个人修养的人，才具最具有个性和人格魅力。假如说，身为办公室人员，出口就是脏话，语言不规范、接人无礼貌，衣着邋遢等，势必会影响了企业的形象。

（五）忽视学习与培训

对办公室人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持。

四、提高办公室人员素质的措施

（一）加强学习

办公室人员要有胜任重要岗位的特殊能力，具体地讲就是忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛。要达到这个层面，就必须加强学习。

1.加强理论学习，提高理论素养

一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。办公室人员必须自始至终把学习放在第一位，扎实、认真地多读一些政治、经济、法律、科技、文史等方面的书籍，特别是本单位业务方面的专业书籍，扩展知识领域，更新知识结构，提高分析、解决问题的能力。在理论提高的过程中，既要注意知识的全面性，又要讲求学习的系统性，还要注重学用的针对性，做到在学习理论上学精管用、务求实效。

2.加强专业学习，提高专业技能

办公室作为领导的参谋，必须多看多写，加强专业理论学习和实践。平时要加强业务学习，熟练掌握各种业务规范和制度，了解党和国家及上级机关的方针政策，收集职工反映的热点问题。多动脑筋，多调查研究。做到脑勤、嘴勤、腿勤、手勤。总之办公室人员要不断充实自己，加强业务学习，强化自己的业务技能，无论是文字还是事务，都应过得硬，都力争高水平。通过理论学习和办公室工作实践，使自己的工作能力、工作方法、待人处事等方面得到长足的进步。

（二）加强自我修养

作为一名办公室人员要不断加强自己的修养，时时处处严格要求自己，努力改正缺点和不足，炼就自身高尚的人格魅力。

1.胸怀宽广

办公室人员对人要虚怀若谷、宽厚容人，就要走出世俗，接近崇高。俗话说：有容乃大，无欲则刚，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫，容人直言，不忌恨在心，助人为乐，不袖手旁观；把别人的工作当作自己的工作，以主人翁姿态提建议，当参谋；把别人的困难当作自己的困难，以甘为人梯的风格送温暖、献爱心。只有这样，才能赢得更多同事对我们工作的支持与合作，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。

2.淡泊名利

办公室人员要努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，不同别人计较享受的条件和优势，要经得住诱惑，守得住清贫，不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒。办公室人员要注意陶冶情操，净化心灵，对待名利始终保持一颗平常心。

3.开展批评和自我批评

在实际工作中，知长易而知短难，学他人之长易，改自己之短难。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室人员是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。取得成绩时，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批评时，既要有自责的勇气，又要及时改正缺点。要做到知已所短，就要超越自我，以高标准的要求、以他人的视角、以历史的观点，严格甚至苛刻的透视自己，发现不足，战胜自我。

4.精通礼仪

办公室人员应衣着整洁大方，待人接物彬彬有礼，处事有理、有力、有节。故办公室人员要学习攻关礼仪，规范自己行为，严格要求自己的行为。通过自己的言行，树立良好的个人形象，并在外联工作中树立良好的公司形象。

（三）加强培训

企业要加强办公室人员的培训。以内培、外出培训、交流学习等多种形式对办公室人员进行系统地培训，通过反复地培训，有效地提高办公室人员沟通协调、分析解决问题以及表达、组织能力，这也是提高办公室人员办文、办事、办会能力的有效途径。

五、结束语

总之,要充分发挥办公室的中心枢纽作用,提升办公室人员的办文、办会、办事能力，提高服务水,必须加强办公室人员的学习培训以及完善自我修养的力度。通过多种途径，提升办公室人员的综合素质，培养一支忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛的办公室团队。

（作者单位：广西水利电力建设集团有限公司）