基于网上竞价的审批流程的优化

吴何琛

（南京信息工程大学实验室与设备管理处，江苏 南京210044）

基于网上竞价的审批流程的优化

吴何琛

（南京信息工程大学实验室与设备管理处，江苏 南京210044）

运用网上竞价的采购方式，不仅能大幅度降低采购成本，而且采购过程公开透明，易于监管。目前，越来越多的事业单位都纷纷采用网上竞价系统。本文结合南京信息工程大学对网上竞价系统为期一年半的使用经历，探讨其审批流程的优化。

网上竞价；设备采购；审批流程；事业单位；审批表

0 引言

自2015年年初起，我校便开始使用高校网上竞价平台进行仪器设备的采购工作。2016年5月10日至5月15日，我校实验室与设备管理处安排本人参加在西安举办的2016年全国高校网上竞价培训交流会。期间，本人有幸参与了包括北京大学、上海交通大学、东南大学等五十一所高校在内的分组讨论会，期间一百二十五名各高校代表进行了广泛的交流，特别是对竞价系统的使用过程中遇到的各种问题进行了深入讨论，这使得本人对网上竞价的审批流程有了一些新的想法。

1 网上竞价采购方式概述

所谓的网上竞价，是指通过互联网发布采购信息、供应商参与报价、网上竞标、公布采购结果等采购活动全过程的总称。在竞价时间截止前，采购人不清楚有哪些供应商参与了竞价，供应商也不知道自己的竞价对手是谁、报价是多少。竞价时间截止后，采购人根据供应商所报的价格、售后服务、用户评价等信息初选供应商。采购方利用供应商之间的相互竞争，最终得到最优的市场价格，以达到节省采购成本的目的[1]。

2 网上竞价的审批流程

当用户决定要购买的设备后，首先需要立项，即下载填写立项审批的表格，经相关部门审批后（经费主管部门、财务部门、归口部门等），才可以购买。

然后，在网上竞价系统填写需购设备的相关信息，通知归口部门发布竞价。竞价结束后，由用户初选供应商，再经过一审和二审后才可以正式购买。

在报销前，用户还需进行固定资产登记，并填写招标情况汇总表和验收报告，经相关部门审批后（学院/处、归口部门、招标部门等），方可报销。

3 网上竞价审批过程中遇到的问题

南京信息工程大学使用网上竞价招标采购模式已有一年半，期间遇到不少问题，而且一再重复难以解决，现汇总如下：

（1）大部分教师采购设备的次数较少，不清楚新近的采购流程，对近期的重要采购通知也很少关注，以至于在采购过程中多次遇到困难，甚至常常有未经相关部门批准就已经通过其他途径采购完设备的情况。

（2）有相当比例的教师认为审批过程经常变动、太过繁琐，经常出现特意安排好时间进行审批却找不到相关审批负责人的情况。

（3）大部分教师认为采购相关的各种表格过于复杂信息量太多，不知道该怎么填写，也缺少时间去专门学习。

（4）近一半的教师往往选择学生助理协助审批，这些学生因缺乏相关采购经验，往往要消耗行政工作人员的大量解说时间。

作为负责网上竞价工作的一线行政办公人员，本人统计后发现在日常的网上竞价工作中，至少有80%的时间是用于回复用户的各种问题，即便发布过详细的工作流程也很少被用户采纳。

考虑到当前中国事业单位的采购方式不断与时俱进，无论是校内专门安排的招标培训还是全方位覆盖的招标流程通知，对于绝大多数极少进行采购的教师而言，都不是需要重点关注的工作内容，故而成本偏高效果偏弱。如果能让采购用户无需培训就能轻易完成采购工作、采购审批的流程和填表简单明了，这样就能大幅度提高采购工作的效率。

4 对网上竞价审批流程优化的思考

应对审批过程中遇到的各种问题，本人认为主要有两种可行的解决思路：1、网上办公审批模式；2、优化审批流程。

相比较而言，采用网上办公能从根本上解决审批流程的各种复杂难题。采购用户和审批工作人员可以通过电脑或智能手机，在任何时间任意地点进行立项、审批、采购、验收和报销工作，无论是多么繁琐的审批流程都能轻易完成，事业单位可以随时根据新近政策调整审批步骤。

但是，采用这种审批方式会缺少附有审批工作人员签字的纸质凭证，这会对监察、审计等经费监管工作带来新的挑战。此外，对事业单位而言，目前还缺少相关的政策支持，因此有必要在条件成熟后才进行这方面的尝试。

优化审批流程，是目前对事业单位而言较为可行的低成本办法。考虑到不同金额的采购项目要求不一样，可以单独对网上竞价的采购项目进行优化。

本人经过反复比较，认为可以将立项审批表和验收报告合并在一张表上，且由竞价网自动生成招标情况记录，这样最为简便。按照南京信息工程大学招标方式的简化如下（括号内为示例）：

（五）复印件留底□申报单位 ■□归口部门 □财务部门 □招标部门……

各事业单位可以根据需要调整字体和内容，除意见/签字/盖章的部分要空好行距外，缩减其他字体，以便在一两张纸上完成。然后，通知全校教师按照新的网上竞价审批表进行采购。

用户下载审批表后，从上往下输入采购信息、经费来源和验收项，打印后先交由经费主管部门审批，然后便在网上竞价系统填写采购信息。经费主管部门汇总半个工作日的审批表后，依次由财务部门、归口部门等相关单位进行统一审批，审批完成后，由归口部门发布竞价信息。用户看到竞价信息发布后即可去归口部门取回审批表。

通过这种集中统一审批的方式，可以最大幅度减少用户和行政工作人员的工作量，用户若有紧急需求也可以自行去各部门审核。采购完成后，验收审批环节也可以采用集中统一审批的方式完成。

财务部门现场完成报销工作后，可以将审批表复印若干份，交由用户和各相关部门留底，除审批工作外所有文件递交工作均可以由学生助理完成。

［1］邱炜韬，田传军．网上竞价在高校仪器设备采购中初探［J］．实验室研究与探索，2010，29(11):348-350．

［责任编辑：李书培］

吴何琛（1987.05—），男，硕士，南京信息工程大学实验室与设备管理处，研究实习员，主要负责设备招标采购工作和实验室管理工作。