电子公文处理系统在高职院校中的应用及发展前景

陈黎

摘要：随着计算机技术和信息技术、网络技术的广泛应用与发展，公文处理的电子化、网络化已经成为现实。文章从高职院校电子公文处理系统的应用现状出发，分析了存在的主要问题，并从统一平台、安全技术、制度规范、人员素质等方面对高职院校电子公文处理系统的未来发展进行了展望。

关键词：电子公文处理系统；高职院校；应用与发展

高职院校的信息化起步较晚，截至目前，仍要较多高职院校的公文收发采用着传统方式。随之而来的，是纸质档案检索难度大、储存空间需求大、在保存和使用中容易损坏等问题。因此，在高职院校的公文流转中使用电子公文处理系统，已成为必然的发展趋势。本文主要结合目前高职院校电子公文处理系统使用的实际情况，分析其在高职院校环境中的发展前景。

1 电子公文处理系统的定义及作用

什么是电子公文？笔者认为，电子公文就是应用现代信息和通信技术，将公文工作通过计算机网络进行集成，用以代替传统纸质公文的数字化形式的、具有规范格式的公文电子数据。简单地说，就是借助电子信息技术而进行的公文活动。电子公文处理系统的核心在于以下3点：第一，对象数字化。就是将电子公文所涉及的如文本文件、图形文件、图像文件、声音文件等所有事务，以及公文的构成和表现形式全部数字化转换。第二，过程网络化。公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部都要通过计算机网络实现。第三，工作整体性。在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，可以继承和共享每一个工作步骤的对象与成果。

计算机的普及和网络技术的发展，使得高职院校的公文管理信息化成为必然趋势。高职院校的电子公文处理系统，就是以院校之间及政府机关的相关工作文档为对象，对工作流程进行优化管理，以此提高办公效率的办公自动化软件。由此而诞生了如移动办公、异地办公、协同办公等更加灵活方便的办公方式，促使公文管理更加规范，催生文档管理的信息化，提高办公的工作效率，真正实现现代化办公。

2 高职院校电子公文处理系统应用现状

随着计算机的广泛应用，电子文件开始出现。但是，绝大多数用户对于电子公文是使用仍然仅局限于文字处理和简单的表单打印，并没有在工作中将其优势体现出来。就高职院校而言，部分院校基础设施落后，没有购置专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备。领导的重视程度不够和文件管理人员的信息化意识不强，使得电子文件的管理难以取得实质性进展。

但是，最近几年，随着计算机技术尤其是网络技术、数据库技术、通讯技术等的飞速发展和应用，尤其是我国“政府上网”工程的开展，极大地调动了政府机关、高校、企业信息化建设的积极性，绝大多数高职院校对电子公文管理也逐渐加以重视。在此背景下，通过统一办公规范，改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公、公文流转和管理过程电子化、信息化，进一步提高工作效率，降低行政成本，这无疑为办公自动化的发展带来了新的契机。

3 高职院校电子公文处理系统存在的主要问题

随着新型文件形式在高职院校中的推广应用，大部分院校对电子公文处理系统有了更加深入的认识，也使得该系统在高校中的使用更加普遍。但是，由于客观和主观上的原因，高职院校在电子公文管理系统的应用上也存在以下一些问题。

（1）公文规范化、标准化程度较低。由于电子公文在不同的高职院校和政府机关的处理上有差异，如文字编辑软件不一致，容易使公文的文字格式多种多样，造成不能统一接口，这使得电子公文在各单位之间的衔接有问题。

（2）自动化与手工操作存在矛盾。由于现行的手工公文处理方式运行已长达数十年，形成了一套完善的制度和约定俗成的工作方法，让相关部门工作人员改变原有的公文处理方式和工作习惯，应用计算机进行公文处理，的确会使得一部分领导干部和工作人员不适应，产生抵触情绪，进而阻碍电子公文处理系统的广泛应用。

（3）与电子公文处理相适应的规章制度不健全。对于电子公文的处理，虽然国家颁布了相关制度与方法，但是用电子公文处理系统交接的电子化公文存在的法律效力问题，至今国内仍无相应的立法做出规定。就高职院校而言，对电子公文也应建立和完善相应的给规章制度，以确保办公系统的正确运行。

（4）电子公文处理系统存在安全问题。电子公文处理系统依赖于计算机，但是安全问题，也是阻碍计算机应用的一个重要因素。尤其在网络时代，现有的网络传输安全性、公文信息存取权限及病毒入侵都是威胁到电子公文安全的技术性问题。

4 高职院校电子公文处理系统的发展前景

（1）对电子公文处理系统平台要进行有机统一。目前，国内许多高职院校虽然已逐步开始使用电子公文，但由于各校的电子公文系统平台开发水平不一样，也造成了系统应用情况的参差不齐，由此造成了大量信息资源的浪费，各个系统也互不兼容，还使得对系统的后续功能扩展成本上重复投入。所以，在电子公文处理系统的设计上要坚持高技术的设计原则，不仅要采用当代先进、适用的软件编辑技术和流程，还要充分考虑与计算机硬件系统是否匹配、与电子政府其他运行系统是否兼容。从而避免低水平的重复建设，最大限度地实现信息交流与共享。

（2）对电子公文处理系统的提供技术保障。对于电子公文管理系统的安全，要提供内在和外在两方面的保障。就内在而言，要的是稳定可靠的硬件设备和良好的网络环境，尤其是软件系统平台要足以保证系统能够的安全稳定和数据的准确保密。就外在而言，电子公文管理系统所处理的信息一般都涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻其处理权限也是不一样的，因此安全性控制也是必要的条件。对于电子公文管理系统的安全性控制，主要包括防止非法用户入侵、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。在这方面，笔者认为，高职院校电子公文处理系统在软件编辑过程中，可以有效利用Lotus Domino/Notes平台提供的双密钥加密和多层权限控制，建立相对安全可靠的加密机制和权限控制。

（3）对电子公文处理系统的提供制度保障。保障电子公文的安全，不能仅仅依靠技术，制度的规范也是一个有限的手段。实行电子公文的高职院校要在认真学习领会国家颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》的基础上，还应结合学校工作实际，制定出符合本校需要的电子公文管理制度和方法。在电子公文的分级管理、适时监控、定期备份、病毒控制和操作方法等方面予以明确要求，实施全过程管理，以此实现科学保管和有效利用电子公文。

（4）有效提高电子公文管理人员业务水平。对于电子公文处理系统而言，单位的领导是电子公文的使用者，在其使用过程中起着一言九鼎的决策作用，因而也是推进电子公文使用的主要力量。而机关公文的主要管理人员长久以来使用传统的手工公文管理模式，构成了稳定的工作方法与制度模式，对于电子公文管理系统还需要适应过程。基于此，就要对负责公文签发、批阅的领导干部、对负责电子公文管理的各级文秘人员以及对相应的网络技术人员从不同角度开展培训，让他们能够在工作中大胆、有效、创新的使用电子公文，提高工作效率，从而推动电子公文管理工作朝着良好的方向发展。

5 结论

在目前办公自动化、政务信息化和电子商务的发展的大环境下，不管是顺应形势，还是学校的管理需要，电子公文的处理应用已必然趋势。作为一名高职院校的电子公文管理人员，不仅要注意学习新知识、新方法，提高驾驭现代化技术的能力，更要有使学校电子公文更加制度化、规范化、标准化的责任感，有效发挥公文管理电子化、网络化的优势，使其更好地为学校建设发展服务。