事业单位档案管理现状及其创新措施分析

刘 俊

（重庆日报报业集团 党政办，重庆 400010）

事业单位档案管理现状及其创新措施分析

刘 俊

（重庆日报报业集团 党政办，重庆 400010）

随着信息化时代的到来，社会各行各业的运行模式都受时代的影响，发生了很大的变化，相应的，对事业单位的档案管理工作也提出了新的要求。在企业日常运行和发展中，事业单位档案管理工作是不可缺少的一部分，在信息技术快速发展的形势下，事业单位档案管理工作中存在的问题日渐突出，工作效率和管理制度等方面也越来越跟不上社会发展的进程。为了对我国事业单位档案管理工作进行改革创新，本文将根据现代化发展形势下的特点，对事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，然后根据社会发展的形式，对其工作的创新进行探讨并提出具体的创新措施，以期在事业单位档案管理工作实现无纸化和信息化的同时，其工作效率也越来越高，从而促进事业单位的可持续发展。

事业单位；档案管理；创新措施

当前，我国社会经济得到了很大的发展，各行各业管理技术和理念受时代发展的影响也越来越先进，使得我国事业单位档案管理工作面临着各个方面的挑战。在传统的档案管理工作模式中，技术落后导致工作效率和准确率较低，对档案信息的使用很不利。［1］因此，在目前的事业单位档案管理工作中，很多事业单位采用先进的现代化技术来管理档案工作。而档案管理工作引入现代化技术之后，不仅能够扩大档案信息的使用范围，还能够降低事业单位档案信息管理中的储存要求，使档案信息管理工作在开展过程中越来越简捷。是以，事业单位档案管理工作模式和技术的创新是当前事业单位管理者予以重视的主要问题。

一、现代化模式下事业单位档案管理工作问题

（一）档案管理制度不够完善

在传统的事业单位档案管理工作中，常常会出现组卷统一性弱、档案序号和标题不符合、档案袋中没有相关目录等不良现象，导致事业单位档案管理工作在执行过程中有很多问题，另一方面，这些问题也体现出目前事业单位档案管理制度不够完善。而且，在不完善的档案管理制度下，很多档案信息在收集工作和保密工作过程中产生很多不利因素，对档案信息的正常使用造成很大的负面影响。另外，在事业单位中，很多高层管理人员并没有认识到档案管理工作的重要性，使大家对档案管理工作的重视度不够，缺乏应有的档案管理意识。虽然在一些事业单位中，加大了档案工作制度的建设力度，但是由于各个方面因素的制约，导致其在具体执行过程中大多是流于形式，使档案管理工作的价值受到很大的限制。

（二）档案管理模式落后

在现在的事业单位档案管理工作中，为了跟上社会经济和科学技术发展的步伐，档案管理技术和手段逐渐趋于信息化的方向进行发展，但是，在我国事业单位管理中，如今仍然没有一个完善的档案管理模式，无法建设起一个信息化档案管理系统，导致档案信息管理系统和网络平台的建设形式层次不一，各行其是。事业单位档案管理模式中，在规范性、服务性、开发性、共享性方面有显著的不足之处，从而使档案信息资源共享无法满足要求，导致地区之间联系的强化受到影响，对区域性经济政治的发展造成很大的限制作用。近年来，各个地区的事业单位管理部门虽然采取了一系列的改革措施，在其工作中将档案信息管理信息化也实施到一定的程度，使事业单位档案管理在后续的工作中逐渐向标准化和规范化发展；但是，由于历史等因素的影响，档案管理工作部门的业务基础并没有取得令人满意的效果，档案管理中的案卷质量较低，［2］尤其是各类档案的目录细则相容性较差，管理模式不固定，档案管理信息化无统一的工作标准，很难对档案管理信息化发展进行全面的实施和推广，对事业单位档案管理工作的有序开展产生直接的负面影响。

（三）工作人员综合素质较低

事业单位档案管理工作具有很强的专业性、政策性和技术性。因此，从事档案管理工作的职工也要具有较高的专业知识技能和职业素养。然而，在实际的事业单位档案管理工作中，很多管理人员的职业知识掌握得并不熟练，实践技能水平也不高，且职业素质较低，加之还有一些事业单位对档案管理工作的不重视，出现一岗多职的现象，使很多档案管理工作人员疲于应付日常事务，对新的管理技术和管理理念没有一个全面的认识，管理模式也跟不上时代进步的步伐，仅仅满足于传统单一陈旧的管理模式，长此以往，导致事业单位档案管理工作效率较低，在日常工作很容易出现差错，对事业单位的发展造成一定程度的消极影响。随着科学技术的进步，在目前信息化的事业单位档案管理工作中，管理人员仅仅满足于浅显的计算机操作技能，导致很多事业单位档案管理部门在日常工作中出现各种各样的问题，对档案信息处理复合型人才的需求量越来越大。因此，管理人员职业技能水平较低导致即使引进现代化设备也难以在事业单位档案管理工作充分发挥其应有作用。

二、现代化模式下事业单位档案管理工作创新对策

（一）优化档案管理制度

在事业单位档案管理工作中，管理制度对工作效率的高低具有决定性的影响作用。因此，在经过创新的信息化档案信息管理制度中，可以增加有关现代化技术应用的规章制度，除了要求管理部门定期对档案管理系统进行更新，引进先进的档案管理系统之外，有关档案管理内部的规章制度还要根据自身所在的事业单位发展特点来进行科学合理的修改和完善，通过根本上的创新和完善，采用先进的档案管理技术来制定出有效的档案管理模式，从而提高档案管理工作效率。［3］另外，在不同的事业单位之中，由于其职能的不同，一味地照搬信息化档案管理系统很难达到相应的效果，对事业单位的发展也不能够完全适用。因此，创新优化档案管理制度对于事业单位的档案管理工作而言，是一种根本性和长久性发展的必要因素。此外，还要保障相关规章制度的实用性和简明性，有利于在实际工作中执行；还要确保制度约束的地位平等化，实现领导和普通职工地位之间的平等，提高管理人员对工作的积极性；在档案管理规章制度中，还要制定相应的奖惩制度，使事业单位中的档案管理工作做到真正意义上的有功必将，有过必罚，从而促进档案管理制度的顺利执行。

（二）完善档案管理模式

目前，在时代信息化发展的影响下，我国事业单位的档案管理工作模式有所转变，但是，由于各个方面的因素，档案管理工作的改革创新并不彻底，所以，在目前的档案管理模式中仍然存在各个方面的问题，对档案管理模式的完善也就势在必行。对于事业单位档案管理工作模式的创新，首先要从档案管理工作的效率开始，对传统的档案管理模式进行完善，以此来促进工作效率的提高。例如，在管理工作中引入竞争机制，采用一定的奖励惩罚措施来引起档案管理工作人员的积极性。与此同时，在档案管理工作中要利用现代化档案管理理念和管理技术来对档案管理模式进行优化，从而有效提高档案管理效率。事业单位虽然是一种公益性、服务性的单位，但是在发展上，还是要顺应市场特点，才能使事业单位各项工作任务的开展更加顺利有效。在事业单位工作中，档案管理工作的主要内容就是记录社会发展足迹，对我国社会经济发展具有很大的推动作用。因此，在事业单位档案管理工作中，必须要完善档案管理的工作模式，提高对档案管理工作的重视度，将档案信息管理工作的价值和作用充分发挥出来，使档案信息得到最大化利用。

（三）加强工作人员的综合素养

近年来，计算机技术的日益出新，对事业单位档案管理工作技术和手段也造成很大的影响。在档案管理工作中，压缩技术的应用不仅能够节约大量的虚拟空间，还大大提高了档案管理技术水平；而数字化技术的利用，能够把传统的档案信息转变为电子文档，不仅能够长久储存到计算机中，还能够将其压缩为内存十分小的电子文件，使档案管理成本大大缩小，提高了档案信息管理准确度。然而，先进的技术也需要人为进行操作，这时候，负责事业单位档案管理的工作人员职业知识技能和综合素质就十分重要了。［4］因此，事业单位档案管理工作在引进新进的信息技术的同时，还要加强档案管理工作人员的职业技能和综合素养。在此形势下，事业单位人事部门可以通过让工作人员参加职业相关的培训、进修等活动来加强相关工作人员的职业技能和综合素质。例如，鼓励档案管理工作人员进行定期的电子信息培训活动，使其在进行档案管理工作的同时，不断学习先进的管理技术和理念，跟上时代进步的脚步。还有，事业单位档案管理工作部门在进行人才招聘时，要增强面试力度，要选择具有实用性的专业人才，对档案管理系统进行改造升级优化等，并对一些职业技能较弱的员工由专业人才进行培训，从各个方面采取有效措施以提升档案管理工作队伍水平，为我国事业单位档案管理工作打造一个专业而强大的专业队伍。除此之外，还要让档案管理工作人员对档案管理工作的意义和价值进行全面而正确的了解，通过完善的档案管理制度，采用科学合理的档案管理模式，使工作人员能够将计算机和网络技术在档案管理工作中的作用充分发挥出来，使工作人员能够满足现代化档案管理工作的需求，从而有效提高档案管理的工作效率。

综上所述，在现代化管理技术和管理理念的影响下，事业单位档案管理工作必须进行改革创新。根据现在事业单位档案管理工作中的问题，学习先进的管理理念，利用高效率的信息技术和管理手段来完善档案管理模式，提高相关工作人员的职业技能和综合素养，通过优质的档案信息管理技术，建立一体化的档案管理体系，将档案管理工作在事业单位中的作用充分发挥出来，促进事业单位的内部改革，使每个工作部门都能跟上时代进步的步伐，从而促进事业单位在新的社会形势中能够健康快速发展。

［1］白文红.事业单位档案管理创新措施分析［J］.中国管理信息化，2016（04）：177-178.

［2］夏丽颖.事业单位档案管理现状以及强化管理措施分析［J］.才智，2016（13）：274.

［3］王雪.浅谈事业单位档案管理的现状及对策［J］.才智，2015（07）：352.

［4］陈涛.浅谈新时期事业单位档案管理的创新思路及方法［J］.赤子（上中旬），2015（09）：179.

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1674-8883（2016）16-0382-02