浅谈建立气象虚拟档案馆意义

张华

内蒙古气象信息中心

浅谈建立气象虚拟档案馆意义

张华

内蒙古气象信息中心

建立虚拟气象科技档案馆，提高气象档案服务水平。在飞速发展的今天，借助网络技术实现气象虚拟档案馆，加强现代化气象科技档案管理，促进档案规范化，标准化和现代化。利用虚拟技术摆脱时空的制约，最大限度地实现档案信息资源共享。

虚拟档案馆管理

随着气象事业的飞速发展，气象科技档案提供利用的模式也在不断改变。高新技术、网络技术在档案管理中突起，档案信息网络化将成为今后气象档案信息存在的主要方式，气象科技档案管理工作引入计算机虚拟技术势在必行，虚拟档案资源的网络发布和传递，必将极大地提高气象科技档案利用的效率，气象档案提供利用网络化将成为今后气象科技档案提供利用的主要方式之一。由于网络技术自身的缺陷，借助网络技术进行气象科技档案的利用不可避免受到影响。因此，加强虚拟气象科技档案的管理，特别是网络提供利用过程中虚拟档案馆与气象科技档案现代化管理是关键因素。实现气象虚拟档案馆加强现代化气象科技档案管理，促进档案工作规范化、标准化和现代化，提高气象科技档案管理工作效率和服务质量，为政府，为社会，为人民提供更有力的气象科技服务。

一、虚拟档案馆与档案利用

虚拟档案馆是利用计算机网络远程获取档案文件信息的一种方式，其实质对分布于各地的各类档案信息进行动态搜寻，在虚拟档案环境下，用户可以方便地开发利用档案信息资源。因此，虚拟档案馆是一种无形的档案馆，是利用网络技术将分布于不同电子档案馆中的数字化档案信息，以网络化方式加以互相连接，形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境，是一种无形的信息组织与利用环境。“虚拟档案馆”是网上档案馆的别称，具有无实体，便于利用的特征。

虚拟档案馆的机构应与现实档案馆相同。虚拟档案馆主要包括档案馆本部管理系统、网络交流平台和上网工具窗口。虚拟档案馆本部管理系统主要包括档案馆工作模式、计算机软硬件配置、人员机构、文件归档、借阅利用、组织编码等；网上交流平台，是利用文字或声音进行交流的一种方式；上网工具，是用于档案用户编辑文字、画图，以提高档案信息交流效率。传统档案馆收集、存储并重新组织纸质档案信息，使档案用户能方便地查到所需的档案信息，提高社会服务效益。虚拟档案馆不需接收大量电子文件档案实体，只要在逻辑上进行档案全过程的组织管理。从虚拟档案馆角度看，利用各种数字化技术，把各种文件转换成计算机二进制识别码系统图像，在安全保护完善的权限之下，进行用户访问和记账服务，信息拥有者利用因特网的发布技术，实现全球信息共享。

二、实现资料档案一体化管理

虚拟档案馆的建立与档案的利用，首先要实现档案一体化管理。随着信息技术的广泛应用，在档案管理中，大量的电子文件出现，传统的档案管理方式已难以适应人们对信息检索的要求和不同载体档案的存储。因此，档案管理实现一体化，是经济建设和档案提供利用网络化传递发展的必然趋势。在工作中，气象资料处理和气象科技档案管理是互相衔接的两个流程，资料是档案的前身，气象资料在整理后具备一定条件即可转化为档案，档案一体化，是将气象资料文件管理与档案管理组成一个科学的大系统。利用计算机虚拟技术实现档案一体化管理，充分发挥计算机存储量大、快速检索的优势，可极大地提高工作效率。调整传统的资料文档流程，把每份文件资料的各种数据信息都输入到数据库内。该数据库具有提供日常查询、传（借）阅登记、打印等功能。这样就可以使办理完毕的文件资料直接进入电子档案整理环节，使归档文件资料整理成为一项日常工作。在检索目录时，电子文件资料归档工作更接近业务人员的实际工作，避免档案管理环节中再做大量重复的数据准备工作。工作完毕后，立即将与之相关的文件资料进行判断、排列、编号、通过网络进行电子归档。

依靠档案一体化管理，在快速可靠的信息传输网络中，使不同地点、不同内容的档案信息按照大众需求，实现快速流通。档案征集工作，只需轻敲键盘，文件资料信息材料瞬间征集进馆，电子档案随即产生，用户根据需要，在不同时间、地点组合成所需文件资料，即可随机利用。这种档案管理模式，使文件资料从产生、传递、归档、进馆、利用，全部在网上进行。真正实现档案一体化管理。

三、虚拟关联归档文件资料检索

实现虚拟档案馆，必须建立归档文件资料检索的虚拟关联。在实现档案计算机管理条件下，归档文件资料以件为单位进行整理，在利用计算机进行档案检索时，应该对已录入计算机的归档文件资料建立事由虚拟关联，就是建立若干个归档文件资料属于同一事由的特定标志，这是计算机进行归档文件资料整理工作中的一个重要环节。建立归档文件资料事由虚拟关联的目的，是保持归档文件资料之间的历史联系，保证文件资料查的全、查的准、效率高，速度快。归档文件资料之间建立事由虚拟关联必须由归档文件资料的整理者来完成，使用档案一体化管理进行归档文件资料的排序，并将同一事由的文件资料加上虚拟关联标记，以保证用户在检索到所需档案后，其他相关联档案就能同时被检索到。由此可见，虚拟关联的建立可以跨越分类界限，无论归档文件资料是否属于同一保管期限、同一年代、同一组织机构等，都可以建立事由关联或其他虚拟关联，以最大限度地保证用户检索档案的完整性与准确性。

四、结语

虚拟技术能够处理适合于人们特性的多维信息的应用技术，是当今网络电子时代向传统档案提供利用的挑战，同时是传统档案提供利用方式转变的契机。虚拟技术所支持的信息空间将提供一种能使人进出自如、交互作用的环境。面对这一挑战，通过多种手段在加强计算机网络信息安全的前提下，利用这一契机，做好虚拟档案提供利用工作，改变以往档案提供利用方法和手段，打破传统的档案管理模式，利用虚拟技术摆脱时空的制约，从而为人类认识世界和改造世界提供强大的资源。充分开发各类档案信息资源，使档案管理实现现代化。

［1］傅荣校．关于数字档案馆的思考［J］．档案学通讯，2001，（5）：26-28．

［2］汉中市档案局．档案现代化管理技术的应用［J］．陕西档案，2001，（3）：34-35．