关于行政事业单位档案管理创新的研究

洪 彦

关于行政事业单位档案管理创新的研究

洪 彦

事业单位是我国目前社会活动的重要参与者，对社会整体服务水平的提升有着重要的作用；因此，强化对事业单位的分析、促进其发展，意义重大。行政事业单位工作的一项重要的内容就是档案管理。一方面，档案管理的科学性和合理性会影响到本单位的办事效率；另一方面，其还会提升单位的服务能力。从目前的行政事业单位档案管理工作来看，其工作中仍存在不少问题，如理念滞后、技术陈旧、方法单一等；这些问题的出现影响了档案管理的现代化发展，也影响了其服务能力的进一步提升。因此，本文就行政事业单位档案管理的创新进行分析，旨在在档案管理问题的基础上探讨具有实效性的创新措施，从而加强档案管理工作。

行政事业单位 档案管理 创新

档案管理在目前的行政事业单位中有着重要的作用。一方面，行政事业单位的计划工作的开展需要以档案为基本参考；另一方面，行使事业单位的服务能力也主要依托档案进行开展，强化行政事业单位的档案管理有着重要的作用。在社会的不断进步下，行政事业单位的管理理念以及方法发生着显著的变化。在这种大环境的变化下，积极地探讨档案管理的创新性发展，对行政事业单位未来工作的高效开展有着非常显著的意义。所以，在当前社会环境下，积极地分析行政事业单位档案管理的问题缺陷和解决措施，便具有了较为突出的社会意义。

一、现阶段行政事业单位档案管理的问题

（一）档案管理理念较为落后

档案管理理念比较落后是目前行政事业单位档案管理存在的一个主要问题，理念落后主要表现在管理模式上。目前的行政事业单位档案管理采用的普遍性模式是事后管理型，这种模式的突出优势是管理具有针对性，其措施利用针对的是已表现出的问题。从现代化管理理念的角度来看，此种管理模式缺乏严重的未来预见性，也就是说其在管理中，对未来的规划和控制效果十分低下。管理理念影响管理模式，而管理模式表现管理思想。目前这种管理理念和思想，已经不能适应未来化档案管理的要求，因此，事业单位需要积极地进行改变。

（二）档案管理方法陈旧

档案管理方法陈旧是目前行政事业单位档案管理中存在的另一个显著问题。就目前行政事业单位档案管理的方法来看，具有两个突出的特性：第一是方法的老旧问题比较严重。现阶段大部分的行政事业单位，在进行档案管理的时候采用的都是较为传统的登记管理法，这种管理方法的效率提升和人员素质关系较大，一旦出现管理人员水平提升困难的局面，其管理效果的提升也会随之陷入瓶颈。第二是管理方法的单一性严重。在目前的档案管理中，大部分行政事业单位都采用比较单一的方法，使得档案管理存在突出的片面性问题。

（三）电子化档案的管理发展滞后

电子化档案的管理发展比较滞后是目前行政事业单位档案管理的又一突出缺陷。现阶段，信息技术、网络技术以及多媒体技术在社会中有了广泛的应用，在信息存储方面，利用电子化技术可以有效提升信息登记以及提取的效率；但是由于目前的行政事业档案管理，没有确立普遍、完整的电子化管理系统，在具体的电子档案管理方面也存在缺陷；这些问题都使得档案管理的电子化发展受到了阻碍。

（四）档案管理人员的专业化建设不足

档案管理人员的专业化建设不足的问题，在目前的行政事业单位档案管理中表现也较为突出。人员的专业性主要指两个方面：第一是理论水平；第二是技术操作。就目前的档案管理工作实践来看，一方面是工作人员缺乏较为系统的理论基础，在工作中的专业化理念的运用相对缺乏；另一方面是管理人员在具体的管理操作中，执行操作的缺陷表现得较为明显。总而言之，就是档案管理人员的专业性在现阶段的管理实践中远远达不到实用标准。

二、行政事业单位档案管理的创新措施

（一）积极改变档案管理的理念

积极改变档案管理的理念是行政事业单位档案管理的一项重要的创新措施。就现状来看，档案管理理念的转变是提升管理效率和质量的一项必要措施；而具体转变就是要将事后性管理转变为预见式管理。所谓的预见式管理主要是在分析以往管理的基础上，对档案管理的未来发展做出合理的分析和判断，这样，档案管理的目标规划才可以更加具体，也才会有进一步判断在未来管理中可能出现的问题。通过运用预见式管理理念，整个行政事业单位的档案管理会呈现出一种超前性；且在积极采取措施解决问题的管理中，一些问题的发生率会显著降低，整个管理的效率和质量会得到明显提升。

（二）丰富档案管理的方法

丰富档案管理方法也是行政事业单位档案管理创新的一项重要措施。就方法的丰富性而言，主要有两方面的措施：第一是积极地进行现有方法的分析，把握现有方法的不足以及优势，通过不断地总结和完善，使现有的管理方法可以呈现出更大的利用价值。第二是根据档案管理的特点进行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的档案管理方法是科室分类法；在未来档案管理中，通过方法创新，可以积极地运用目标明确法、结果对比法、资料分析法等实现档案管理的综合化控制；通过档案管理方法的丰富化，管理模式也可以实现多元化。

（三）强化档案管理的电子化建设

强化档案管理的电子化建设是行政事业单位档案管理创新的一项关键性措施。通过电子档案的建立，档案管理工作可以打破时间和空间的限制，实现管理的实时化。要进行档案管理的电子化建设，需要采取两方面的工作：第一是建立科学合理的电子化档案模型。在整个电子化档案管理模型中，需要有完整的档案录入标准、分类标准以及查询系统；通过这些方面的完整性建设，电子档案会具有强大的实用价值。第二是在模型的基础上进行管理优化。电子化档案建设的目的是要实现档案管理的简洁，对整个模型的各个衔接部分进行系统的优化，可以更好地发挥电子档案管理的优越性。

（四）建设专业的档案管理人员队伍

建设专业的档案管理人员队伍，也是行政事业单位档案管理创新的一项重要措施。而要进行人员的专业性建设，需要从两方面开展：第一是要强化管理人员的理论。档案管理作为一门具有专业性的学科，管理人员必须要对管理目的、管理方法以及管理理论有系统的认识；只有理论认识得到强化，其管理意识的更新与变革才能满足时代变化的需要，其管理实效才能得到相应的提高。第二是要打造管理人员专业化的操作。在电子化档案管理的大环境下，管理人员需要进行操作规范和标准的强化；只有这样，其管理操作才会符合现实需要，最终达到管理的标准。

三、结语

行政事业单位作为我国社会服务的组织者和参与者有着相当大的影响力。在其工作中，档案管理价值突出；因此，深入分析其档案管理中存在的问题和缺陷，并针对问题进行创新性措施的探讨，对提升档案管理工作的实效性有着非常积极的作用。

（作者单位为德惠市房屋产权管理中心）

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洪彦（1974—），女，本科，吉林德惠人，初级职称，研究方向：档案管理。］