技工院校档案管理水平提升途径探析

刘文珊

【摘 要】本文对技工院校档案管理工作中存在的问题进行了简单的分析，然后从档案工作人员的职业素质、档案管理方式、档案工作管理三个方面探讨了档案管理水平提升的途径，并总结了技工院校档案管理水平提升中应该注意的问题。

【关键词】技工学校；档案管理；水平提升

0 引言

技工院校是职业学校的一种，技工院校中师生的就职信息、入学以及学习生活信息、各种党团关系资料以及学校发展资料等，都是此类职业学校在日常教育工作中积累下的重要信息，这些信息有助于技工学校寻找发展中的问题和经验、有助于学校师生合理的安排自己的教学生活。档案管理工作对技工院校的资料收集、整理、保存和利用直接负责，我们有必要对该项工作的发展进行探讨。

1 技工院校档案管理工作中存在的问题

1.1 档案工作效率不高

档案工作的效率指的是档案工作量与时间的比例。档案工作从表面上来看比较简单，分为收集资料、分类整理、保存、调取等几个环节，但是实际上档案工作的工作量是比较庞大的，每年随着学生入学而来的档案数量非常多，而在学生毕业、就业的过程中档案调取工作也非常繁琐。在日常工作中，经常出现档案服务需要不能得到及时满足的情况，大量的档案整理工作耗时也比较长久，档案工作的效率不高导致了档案管理工作中的其他问题产生，影响档案资料本身的利用价值。

1.2 档案利用率不高

技工院校的档案资料来源于学校办学的过程，其中即有师生人事档案，又有学校的建设以及教务资料。档案资料来源于学校，也应该应用于学校，为学校的建设以及发展做出应有的贡献和帮助。然而，目前技工院校的档案资料只在教职工工作调动、学生入学以及毕业的时候使用最为频繁，档案资料没有为学校的发展提供更多的建议，大多数情况下都在被动地接受档案管理工作，而有些刻板的工作规章，更加不利于档案资料的高效利用。

1.3 档案管理者与使用者沟通不良

档案管理工作中大多数的工作内容并非档案室人员独立完成的。档案资料的收集、送交、调取等工作以及档案资料的保密工作，实际上都是由技工学校的教职工以及学生和管理工作人员共同完成的。在档案管理的过程中，经常出现管理者和使用者沟通不良的问题，导致档案管理部门经常被误解为“办事难”的部门，档案管理的服务性特征削弱了。

2 技工院校档案管理水平提升的途径

2.1 以档案工作人员的职业素质提高作为工作效率提高的基础

技工院校的档案管理工作效率低的问题要得以解决，最基本的方法是要改善档案管理工作的工作模式，以信息化管理代替人工管理，信息化的档案管理要求工作人员的职业能力有相应的变化，因此，提高工作人员的职业素质是使档案工作效率提高的基础。在信息化背景下，技工院校档案管理工作要想发挥对学校的宣传作用和对教师、学生的服务作用，就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。学校应该重视档案管理工作人才队伍的建设，优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质，并且重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度；还应该积极对档案管理工作人员进行信息化管理技能培训，包括计算机的使用技能、档案数据库的建立以及应用、信息化窗口管理等，按照技术培训的结果，对档案工作人员进行科学的岗位分配，以保证管理及服务工作的整体更加协调、效率更高。

2.2 改善档案管理的模式提高档案利用率

技工院校档案的利用率不高，很大一部分原因在于档案管理的模式较为传统，即认为档案管理是工作人员的职责范围，与学校师生的关系不大，以至于师生不能理解也不能主动去应用档案，一些有利于学校发展的档案资料，常年积压在档案室，不能发挥其应有价值；对学校的教师和学生的基本档案进行分类、归档、编制检索工具再进行利用，是传统的档案管理方式，这种管理方式是封闭性的，不利于档案服务工作的开展。例如，在档案查找和调用方面，只有技工学校档案工作人员才能找到相应的档案文件的位置，普通教师和学生想要了解自身信息则要经过多种复杂的审批程序。对此，建议技工院校从根本上改善档案管理的模式，将学生和教师都纳入到档案管理工作中来，采用开放式的管理方式，即以信息技术为基础进行档案资料库的建立，实现档案分类、归档、检索等工作的一站式完成，通过登录档案资料库和账户密码授权，使学校的教师和学生也能够通过信息检索窗口迅速找到自己需要的档案文件，以展现高职档案工作对学校教师和学生的个体服务性质。

2.3 从监督入手解决档案管理与档案应用之间的矛盾

档案管理与档案应用之间的矛盾，实际上就是档案服务的满意度不高的问题，这个问题要得以解决，就必须从档案管理工作和档案使用者之间的互相理解和监督角度入手。首先，我们要对高职档案管理服务进行创新，即在以往的管理工作基础上，设置监督反馈机制，将档案管理工作的服务性质提升到发展的最高要求上，通过师生参与实现档案管理的创新。首先，应将档案管理工作改革进行全校公示，使师生了解到档案管理工作的职责，为参与监管提供基本框架；其次，应该设立档案管理工作反馈专线，师生可以将档案工作中不符合规则的行为直接上报给学校办公室，或对优秀的档案管理工作提出表扬，这样一来，学校就可以根据师生反馈的结果，进一步调整对档案管理工作的安排，并在档案管理工作人员中进行科学的奖惩，以提高档案管理人员的工作积极性。

3 提高档案管理工作水平中应注意的问题

3.1 提升档案管理工作的硬件设施

档案管理工作水平的提高需要以档案工作人员的职业能力发展为基础，以档案管理模式以及档案管理监督反馈机制的建立为主要方法，但是，这些改善管理工作水平的措施都是建立在技工院校档案管理工作信息化发展的平台上的。这就意味着，要提高档案管理工作的水平，首先要提升档案管理工作的硬件设施。档案管理部门应多与领导沟通、做好管理部门的工作报告，尽量多争取工作条件的改善。

3.2 进行档案工作宣传

档案管理工作水平的提高离不开技工院校师生的参与，如果没有师生参与，单靠管理部门努力也是不够的。但是，档案工作的重要性、档案资料的利用价值、对师生发展以及学校发展的积极意义，需要有相应的宣传才能够为师生所理解，才能够吸引全校都参与到档案管理工作的发展和改善之中。因此，在日常工作之余，建议档案管理部门结合学校学生会以及各年级、班级的干部等，利用各种学生活动来进行相应的宣传。

4 结语

综上所述，技工院校档案管理工作的改善以及水平的提高，不仅需要相关部门的积极努力，还需要全校师生的配合，不断进行档案管理者的职业技能发展、进行管理工作模式的创新，是提升档案管理水平、发挥档案资料的作用之不二法门。

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[责任编辑：王楠]