传统办公方式与无纸化办公之比较

李菡

(四川蜀能电力有限公司，四川 成都 610052)



传统办公方式与无纸化办公之比较

李菡

(四川蜀能电力有限公司，四川 成都 610052)

公文收发管理，处于传统办公方式(即纸质文件)与无纸化办公方式的过渡期间。新型的网络化办公开始向传统的“公文往返式”办公方式提出挑战，方便、快捷的电子政务也逐步得以推广，并迅速地在全球范围内掀兴起一股“无纸化办公”的新潮流。本文就传统办公方式的利弊与无纸化办公的利弊进行几点比较。

传统办公；无纸化办公；比较

1 概述

1.1 传统办公方式(即纸质文件)

“纸质文件”是指以纸张为载体的一种档案类型。如保存收留的图纸、户籍、账目、家谱、手稿、账本等原稿。纸质文件首先诞于我国，东汉时期就已开始用纸张书写文件。东晋末年，桓玄代晋自立，他在诏令中说：“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”此后纸质文件起始广泛于神州大地。

1.2 无纸化办公(以OA系统为例)

OA系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台，使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理，提高了信息交流的效率和共享程度，相对传统的工作方式，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。

2 两者优点比较

2.1 传统办公方式(即纸质文件)

纸质文件从诞生起流传至今，在中华文化保留与传承上做出了巨大贡献。对于纸质文件的优点，从文化历史角度来讲，文献、名著、史记、包括许多具有重大参考价值的历史巨作都依靠纸质媒介被保存下来。从实际应用角度来讲，尤其是手写原稿类文件，被篡改的几率大大低于电子输入类文档。纸质文件其可依据性和可考性是任何模式的文件形式所不能同类而语的。

2.2 无纸化办公(以OA系统为例)

通过OA系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题；而且，电子文件在OA系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。员工可通过OA系统及时了解最新信息，有利于部门之间的沟通与合作。OA系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。

3 两者缺点比较

3.1 传统办公方式

纸质文件的内容不易转移。尤其是大量篇幅的资料文件，如想翻新或平移只能借助现代化硬件设备；其次，纸质文件需要连带载体一同保护。纸质文件的载体是纸张，在保护该类文件时重要的是对纸张的保护；此外，便利性差，纸质文件需要手工分类，按部、按卷收藏，需要检索陈旧资料时成本高昂；除此之外，其原件具有限制性，会因为地域和空间的阻隔而难以实现即时所需；最后，纸质文件传递速度慢、共享性低成为其被电子文件在现实应用中大幅取代的原因之一。

3.2 无纸化办公

到目前为止，所有的电子媒介都不可避免地会受物理和化学因素的影响产生质变，都存在有一天文件无法被打开的危险。从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看，任何现有的保险系数非常大的新的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以读出现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。电子文档的安全性，更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个U盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的U盘就可以将一个酒店的商业或者人事机密，泄漏出去；甚至有的酒店出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致客户资料、管理资料流失的情况。电子文稿无法完全取代纸质文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。而电子文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美妙的温床。

纸质文件和电子文件都有它们各自无法克服的缺点，因此现阶段无法完全舍弃其中某种文件形式，也无法完全依靠某种文件形式保管信息。通过观察和分析不难发现，在某些情况下纸质文件的优点会成为缺点，而这时恰恰可以通过电子文件的优点进行弥补，所以笔者认为电子文件和纸质文件有其共存的必要性。

纸质文件一旦印刷或者写完就难以修改，如此可避免信息受损，很好的体现了档案的原始记录性和真实性。但当人们在处理信息的过程中，经常需要对内容进行不断的修改以达到更好的效果时，纸质文件难以被修改的“优点”反而成了缺点，此时电子文件易于修改、便于操作的优点恰好可以进行弥补。但也正是由于电子文件易被修改的特点，如果它不能得到很好的保护，就很可能受到非法入侵，致使文件被恶意修改、信息的真实性受损。

同理，电子文件的易于复制性使人们可以方便地通过复制实现信息共享。但当文件涉及个人隐私或商业秘密时，如果文件被复制将造成隐私暴露或商业泄密等情况，这都是不利的一面。针对这种情况，一个比较有效的措施就是做好备份，备份往往是将电子文件打印成纸质文件进行保存和归档整理。如此一来，我们也就不难理解电子文件和纸质文件相互补充，互利共存的必要性了。

李菡(1985-)，女，汉族，四川人，助理政工师，大学本科，四川蜀能电力有限公司，公文管理。

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1671-1602(2016)22-0161-01