工程监理资料的管理

文/刘楠 江苏建科建设监理有限公司 江苏南京 210000

工程监理资料的管理

文/刘楠 江苏建科建设监理有限公司 江苏南京 210000

监理部门是工程质量的责任主体之一，监理资料是监理的过程中形成的，是监理工作的原始记录，是工程建设过程真实、全面的反映，是评定监理工作、界定监理责任的证据，监理资料的重要性显而易见。所以，监理资料的管理工作也就相当的重要了，监理资料的管理水平反映了项目部总监的管理水平、监理人员的素质及监理工作的质量。

工程监理；资料；管理

1、工程监理资料的重要性

1.1工程竣工验收的需要

监理资料管理工作是工程监理管理的一项重要工作，对监理文件档案资料进行科学管理，为今后工程项目竣工验收打下基础，可以为建设工程档案归档提供可靠保证。同时，也可通过对已有资料进行归纳总结，提高建设工程监理工作水平。对合同以及监理业务手册等监理资料也是监理单位今后工程投标业绩的重要支撑。

1.2应对检查的需要

工程监理资料也是为了应对在日常工作中质量监督、安全监督部门、三大体系审核、公司工程部等各级管理部门、检查组监督、检查、评比等的依据。

1.3追溯避责的需要

监理资料更重要的意义是真实记录施工、监理过程，使工程质量、安全、进度、造价、合同等方面的管理具有可追溯性。一旦出现质量安全事故，为分析问题、追究责任、规避风险提供原始依据。

1.4工作能力和水平的体现

监理资料也是监理公司、项目监理部管理水平的体现，是监理工程师工作能力、工作量等的体现，监理资料可以直接反应一个监理部的水平。

2、目前工程监理资料管理存在的问题

2.1管理混乱

目前很多项目监理部资料管理混乱，现场部分人员未经过资料方面的培训。在平常工作中，不知道那些应该长期保存，哪些不需要保存，不分类别的要求施工单位统统提供一份资料，造成不必要的浪费。《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）中专门对工程资料的管理进行了明确，从工程资料的分类、工程资料填写、编制、审核及审批，工程资料的编号，工程资料收集、整理与组卷到最后工程资料的移交与归档均进行了具体明确，是《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）中监理文件资料管理的进一步细化。

2.2收集滞后

现场记录滞后，首先是施工资料的滞后，如果没有及时督促，部分施工单位出于对成本的考虑，现场没有固定的或专业的资料员，往往施工资料与项目进展不同步。从而导致监理资料的不同步。其次监理日记、旁站记录没有养成良好的记录习惯，当天事情没有当天记录，部分人员习惯性拖沓，经常变及时记录为写“备忘录”。出现记录与实际的差异。

2.3质量不高

目前监理行业受到收费和社会偏见的影响，部分监理工程师学历不高，责任心不强。监理公司也没有进行很好的培训，导致部分员工编制的监理资料质量不高。特别是体现在监理旁站记录和监理日志的编写上。书写不规范，书写字体很难辨认。记录内容太过简单，每天千篇一律，该记的没有记。特别是忘记安全方面的工作记录。发现的问题较少，总认为问题已经处理啦，没必要记那么多，忽视了记录对工程质量的追溯性。④没有形成有效的闭合，对部分现场发现的质量安全问题没有在后面的记录中进行闭合，导致难以追溯。

3、工程监理资料管理应注意的问题

3.1加强总监的重视

《建设工程监理规范》中第7章中明确了监理文件资料的管理。提出项目监理机构应建立完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。总监作为项目的全权代表，应加强对资料管理的重视。只有总监利用相应的权利，采取相应的措施，通过各种渠道进行明确、要求、督导，才能引起大家的重视，才能及时有效的管理好工程监理资料。

3.2加强监理人员的监理资料业务培训

项目监理部在项目组建时要配置合格的资料员，对工程较小的项目，应安排监理人员对资料进行兼职管理，明确其职责。对新进公司的职工，企业首先应组织新员工进行岗前培训，对监理资料的编写、归类整理要有基本的了解。公司应对总监进行要求，要求总监对到项目部的新员工要进行监理资料的管理培训，对有条件的企业公司也可组织员工参加外部的资料管理培训。

3.3加强沟通，避免返工

工程开始前，监理项目负责人应组织资料管理人员与业主档案管理人员、施工单位资料员进行沟通，明确档案管理人员的要求，避免返工。并在第一次工地例会上提出相应的要求。

3.4加强检查，及时改进

总监应定期对项目监理资料进行检查，发现问题及时纠正，对电子版或其他重要资料要另外备存，以防丢失。监理公司应制定相应的资料管理规定，对项目监理资料的检查、记录、归档进行明确要求。公司在平常考核中，在年中和年终考核中要对资料的记录、保存等管理工作进行重点检查。

4、工程监理资料管理的建议

4.1明确职责，加强重视

鉴于监理资料管理的重要性，只有在项目组建前就明确分工，落实责任，加强重视，才能避免出现资料管理的缺失，确保到达预期效果。监理项目部是监理企业的重要组成部分，总监是监理单位在该项目的全权代表，行使监理合同赋予的所有权利和职责，所以项目监理资料的管理职责应由总监负责。

4.2加强及时性和真实性

《建设工程监理规范》中第7章中提出监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，并应按规定组卷，形成监理档案。规范中明确了监理资料的及时性和真实性。只有及时有效的真实监理资料才能反映项目的实际情况，资料才具有可追溯性。

4.3争取各参建方的支持

由于各参建方对资料的了解、重视程度不同，对工程建设监理的资料看法不同。对工程影响最大的建设单位往往注意的是工程的建设进度，工程质量和安全，而忽视工程资料的重要性。只有不断加强与业主的交流沟通，争取业主的理解和支持，才能做好监理资料的管理工作，否则资料管理工作很难得到很好的落实。

4.4加强对旁站记录的监管

《建设工程监理规范》中规定：“旁站监理是项目监理机构对工程的关键部位或关键工序的施工质量进行的监督活动”，是对工程的重要施工过程和施工情况的记录。然而，在实施工程旁站监理时，出现对旁站监理只停留在形式上，旁站监理记录也就形成日常敷衍的流水账，填写内容既不认真也不规范，根本不能真实反映工程施工的实际过程，更谈不上工程资料的可追溯性。为了做好旁站监理资料，重点要加强如下方面的重视：①施工准备情况，包含施工人员、施工方案、工程材料、施工机械、施工环境、隐蔽

验收等。施工过程情况，包含施工人员、工程材料、施工机械、施工环境、施工方法等。存在问题及对存在问题的处理情况等。

4.5编写旁站监理记录须注意的主要问题

旁站监理记录作为旁站监理工作的真实记载，内容不能空泛笼统、单一片面，不具专业性，要重点记录旁站时的施工情况，施工是否正常，是否有影响工程质量的情况发生，发生情况时的处理。不能将旁站监理记录写成流水账式的监理日记。

结论：

综上所述，工程监理资料是监理工作人员在项目工作的重要记录、体现，也是监理公司对外的形象窗口，更是我们追溯、避责的重要资料。公司及总监应高度重视，充分运用目前已有的重要工具，及时收集、及时归档，为加强项目监理、提高公司管理奠定基础。

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