深耕细作精准提升—论房地产企业工程竣工档案管理思路

文/徐一菱 华润置地成都公司 四川成都 610000

深耕细作精准提升—论房地产企业工程竣工档案管理思路

文/徐一菱 华润置地成都公司 四川成都 610000

作为房地产公司地区总部的档案主管，笔者深知竣工档案对于房地产行业的意义所在，不仅对公司日常经营工作起查考作用、在政府主管部门监管与检查、与广大业主的客户关系维护中也起到重要的凭证作用。管理好此类档案对于房地产行业的意义不言而喻，我将在文中将本人在房地产行业十余年从事竣工档案管理的思路一一剖析。

房地产；企业；档案管理

一、分析与其他行业的差异，聚焦关键问题所在

笔者曾在电力行业从事过近六年科技档案的管理，也为省级政府机关部门做过档案外包服务，深知房地产行业相对其他行业关于竣工档案管理的差异所在。其主要差异表现如下：

1.竣工档案数量众多，超过其他行业。其他行业竣工档案往往仅为竣工图和少量竣工资料，这部分竣工资料加建、设、水、电等各项专业图纸不过几十册，而房地产行业竣工档案的数量往往是几百册之众。

2.竣工档案时间跨度长，其他行业竣工档案多为竣工期间所产生，前后时间跨度一般不超过半年；而房地产行业的竣工档案往往分为项目可研阶段、项目施工阶段、项目竣工阶段、项目验收阶段进行收集，也就是说竣工档案的时间跨度为一个项目的始末，少则一两年；若项目地块面积较大，为分多期开发的项目，时间跨度更是长则十余年。

3.竣工档案保管期限长于其他行业，多为永久保存。基于房地产企业的社会责任，政府主管部门对其经营监管较全面、业主维权意识也日益提高，这也是房地产行业需要将竣工档案长期或永久保管的主要原因所在。

基于以上差异，房地产行业的竣工档案管理工作中普遍存在以下几方面问题：

（1）全员缺乏档案意识。

（2）归档范围混沌不清。

（3）竣工档案收集难。

（4）竣工档案整理标准不统一。

总结以上房地产企业竣工档案与其他行业的差异所在，结合本企业竣工档案管理现状，我认为房地产行业的竣工档案管理必须区别于其他行业，打组合拳。

二、基础管理步步为营，管理水准稳步攀升

2009年，在笔者在进入房地产行业四年后，逐渐形成一套适用于本公司的竣工档案管理思路。

1.全员培训，树立档案管理意识。

通过公司档案管理专员对各项目助理进行内训，并外聘本地规划局技术管理人员培训各项目经理，让竣工档案培训在公司内部全面开展，从而树立相关业务部门的档案管理意识。

2.建章立志，争取资源。

俗话说，“没有规柜，不成方圆”，此理同样适用于现代企业的档案管理工作。笔者组织所在公司各项目部、工程管理部主要责任人共同梳理档案管理制度与竣工档案管理的工作指引，通过此方式明确竣工档案归档范围、装订要求、移交时限、相关经办人责任范围等具体工作内容，从制度上保障了竣工档案按时、保质、按量移交；并且各相关部门共同梳理出来的工作制度，更容易取得参与人员的认同感，也为后期制度的落地争取了极大的人脉资源。

例如：在竣工档案移交工作制度中，明确规定了文字资料的尺寸须为A4大小,图纸资料须以仿手风琴折叠法折叠为A4尺寸;同时规定每一册竣工档案(文字资料、图纸资料均适合用此标准)的厚度不能超过2.5CM;规定施工单位、监理单位、建设单位相关责任人需在移交清单上签字;规定竣工档案的移交时限为竣工验收备案后的20个工作日内，也就是说，以竣工验收备案表的时间为准，后推20个工作日，必须完成竣工资料的移交。

3.制度落地，责无旁贷。

竣工档案作为一个全新的工作制度，因制度中明确规定需要施工单位进行整理并移交，无疑增加了施工单位的工作量，必然引发与施工单位的激烈矛盾，因此，本人会同公司人力资源部门、工程管理部门采取了以下措施，确保竣工资料的按时移交：

（1）将竣工档案的收集与项目助理绩效挂钩，确保项目部对接人员的责任；对于工作积极，表现优异的项目助理进行表彰和奖励；对于工作滞后的项目助理提出整改意见。

（2）项目竣工验收前对施工单位资料员培训，告之竣工档案收集范围、整理标准。

项目竣工档案收集整理完成后，申请竣工档案预验收。

由公司档案管理专员对竣工档案预验收，如符合我司竣工档案工作标准，通过验收，接收档案；如不符合我司竣工档案整理标准，不予通过，对施工单位提出书面整改意见，限期整改，直到下次验收通过。

（3）将竣工档案是否移交与工程结算挂钩。

（4）竣工档案动态化管理。

在项目初期向工程管理部收取“项目关键节点计划”，在各关键节点临近到达时，提醒相关责任人进行相关竣工档案的管理工作。

（5）实例分析：

我司“成都.凯旋天地”项目于2014年3月动工，竣工时间为2015年9月，竣工备案时间为2016年1月初。在项目建设初期，公司档案管理专员就对项目助理进行了竣工档案整理的专项培训，2015年8月在项目竣工验收前，召集施工单位相关人员进行竣工档案整理的培训;2015年1月，在竣工验收备案后10个工作日之内，对竣工档案进行预验收，并针对不合格的方面提出整改意见，最后在竣工备案后20个工作日内完成竣工档案的移交。

通过以上与制度配套的工作措施的持续执行，本人所供职的公司在竣工档案管理方面渐渐走上正轨。

三、与时俱时，推行工作标准

2012年伊始，笔者所供职的公司内部推行大区管控，本人所在的公司晋级为大区中心城市公司。换言之，作为大区级档案管理人员，我不仅要负责本公司的档案管理，也要对城市公司的档案管理工作进行督导。据了解，所有城市公司均无收集竣工档案的前例。如何带领城市公司无经验的档案管理专员做好档案管理，并辅导各城市公司掌握本行业档案管理的难点竣工档案呢？笔者结合前期工作经验，提出了“档案管理帮、传、带工作”的工作理念，具体执行方式如下：

1.“帮”—“帮助各城市公司建立自己的工作标准”本人所在大区有下属城市公司5家，并跨四省市，各省市对于竣工档案的要求均不一致。针对这一情况，笔者采取“求同存异”的管理思路，“同”—统一整理标准，“异”---允许各公司根据本地实际情况调整归档范围。具体操作如下：

大区主城市公司制定竣工档案管理工作标准，明确竣工档案收集范围与整理标准。

各城市公司以大区竣工档案收集范围为范本，组织本公司工程技术人员梳理归档范围，并将本公司确认后的归档范围报大区备案。

大区档案管理人员到各城市公司进行现场培训，要求施工单位按大区统一整理标准进行竣工档案的整理和移交。

2.“传”—“传授竣工档案管理知识与工作技巧”

通过档案制度培训、现场工作指导、档案软件操作培训，现场参观大区总部档案库房等多种形式的培训和工作督导，搭建城市公司档案管理专员的相关知识架构，将竣工档案管理在城市公司落地做实。

3.“带”—“树立内部标杆，先进带动后进”

在大区档案管控的初期，笔者所在公司的下属五家城市公司竣工档案管理水准差异较大，水准差次不齐。针对这一情况，本人采用“组织内部竣工档案管理经验分享会”、“树立内部标杆，组织管理水准较差的公司参观标杆公司”的方式，较为有效地提升了标标公司档案管理专员及项目助理的工作积极性，带动管理水准较差的公司积极学习，从而提升了本大区的整体竣工档案管理水准。

[1]卢连芳.建筑工程中的资料管理[J].中国房地产业.2015.9

[2]尚丽君.试论现代企业档案管理的现代化[J].中国房地产业.2015.8