定制件采购质量控制模式实践与探索

文/曾 轩

定制件采购质量控制模式实践与探索

文/曾 轩

基于集成产品开发（IPD）的理念和质量管理学的“过程方法”，分别从定制件的采购背景、定制件质量控制的特点和定制件的质量控制思路等几个方面，论述了定制件质量控制工作中各个主要阶段的具体内容和要点，归纳出了一套定制件质量控制方式方法，同时交流了一些自身的体会和经验，希望有一定的借鉴意义。

集成产品开发 定制件 采购质量控制

集成产品开发（IPD）是一种产品开发的理念、模式与方法。IPD思想起源于美国《产品及生命周期优化法》一书，而第一个将IPD付诸于实践的是IBM公司。如今关于IPD的理论研究和应用开发非常广泛，人们认为IPD流程不仅仅是一个产品开发流程，还是一个跨功能部门的业务流程。IPD将所管理产品的全部主要活动整合起来，保证计划、交付工作的成功。IPD理念倡导的是协同工作，打破部门的壁垒，以“端到端”的工作方式解决产品开发中出现的各种问题，快速响应客户的需求，增强公司产品的竞争力。

每个公司必然有其自身的核心技术。正是因为具有这些核心技术，公司才会在激烈的市场竞争中占有一席之地。在这些核心技术的应用过程中，特别是在某些重要系统集成项目中，常常需要采购和涉及到定制件。关于定制件的概念，不同的研究，描述稍有不同。笔者认为：定制件通常是指根据客户的特定需求，从外观、功能等不同方面为客户量身定做具有专有外观、功能等的产品，是一种定制式服务，可以是指元器件，也可以是指一个重要部件，甚至是一套集成系统，这里统一称之为“定制件”。

需要采用到定制件的原因主要有以下两个方面：公司核心技术应用到产品上时，技术开发人员需要使用定制件来实现某些特别功能；客户的需求较为特别时，比如在外形尺寸、安装接口和功能实现方面等有特殊需求，当通用物料满足不了这些要求时，则需要使用定制件。但定制件的采用给公司的物料质量控制工作提出了更高的要求。IPD思想和理念就很好地将公司跨部门协同、各个部门的快速响应结合起来，能有机地推动定制件采购质量控制工作的有效开展。

一、定制件采购质量控制的特点

定制件不同于人们工作中通常所说的通用件、标准件。因为，相对来说，无论是供应商还是公司自身通用件和标准件等均是非常成熟的产品，有着非常成熟的设计应用经验、比较稳定的生产工艺流程、较为明确的质量控制项（点）和要求。这些产品一般都已经系列化、标准化、模块化生产，在产品质量成熟度方面已经历了许多项目和客户的较长时间运用验证。具有专有功能的定制件一般是应客户的需求而产生的，定制件的功能是专为这些客户需求而开发的。定制件的这些背景和差异，决定了定制件物料采购质量控制中存在着以下困难和特点：

1. 选择新的供应商

定制件供应商有时不能从企业合格供应商名录中进行选择。这主要是因为有些定制件是新项目需求或客户提出新的技术要求，必须临时开发新的供应商。但一般来说，在开发新的定制件供应商时，其质量管理体系的成熟度尚没有得到先期验证，这样势必会在一定程度上形成定制件采购质量控制的难点。

2. 关键控制点不易把握

通常企业现有的定制件采购规范或技术规格书中，未能充分明确针对该产品的关键质量控制项（点），而且如果企业的定制件存在着数量多样性，与定制件质量控制相关的人员在较短时间内无法对所有定制件达到必要的熟悉程度，这样很容易导致对定制件采购质量控制的关键和重点内容把握不准确。

3. 数据支撑力度不足

鉴于行业的局限性，定制件采购规范或者技术规格书，对定制件外形接口、安装尺寸、功能要求、关键质量控制项（点）等方面的要求，不能充分详尽，无操作性，甚至有些要求的提出可能是持续性的，是随着定制件试制进度的推进才逐渐明晰的。在某种程度上，这种情况发生的同时，也会对定制件的采购质量控制工作的正常开展造成很大的冲击。

4. 质量风险大

定制件不同于通用件，它在一个集成系统的组成中可能起着关键的作用，这种特殊重要性也意味着定制件具有一定的质量风险性。如果定制件出现了质量问题，往往会造成重大的市场影响和企业损失。

二、基于IPD和“过程方法”的定制件采购质量控制模式

由于具有以上难度和特点，定制件采购质量控制方法在定制件采购和项目管理过程中具有非常重要的作用。这就需要摸索和总结出一套较为全面的定制件质量控制思路，针对具体问题进行具体分析，并在定制件采购质量控制的具体实施过程中坚持“尽早参与，及时纠正，有效实施，注重跟踪”的工作原则，而这些正是IPD核心理念和思想的具体实践和深化拓展。根据较长时间工作实践经验的归纳总结，笔者把定制件采购质量控制过程主要划分为定制件信息获取、技术规格书制定、现场考察、首件试制、编制检验规范、首件质量鉴定（FAI）和批量生产监控7个阶段。

在定制件采购质量控制过程中，项目的技术、质量和进度等要求可以看作整个过程的输入，即将定制件信息获取阶段的输出作为整个控制过程的输入，第一个阶段的输出是第二个阶段的输入，依此类推，在控制过程中既有单个阶段的反馈，也有整个系统的反馈。整个系统为多重反馈系统，完全遵循质量管理学的“PDCA”循环和“过程方法”。所以，以上也可以称之为定制件采购质量控制“过程方法”模式。

1. 定制件信息获取阶段

在对定制件策划质量控制前，必须对整个背景信息充分了解，要注重收集定制件的技术和质量需求，全面了解定制件的采购进度要求，掌握定制件采购的大概运作流程，明确定制件采购实施中有哪些资源可以利用。这其中就涉及到跨部门协同和提前参与的要求，甚至采购、质量控制人员可以提前介入项目的投标环节。在充分、全面和完整收集这些信息后，才能更加客观、有效地对定制件进行采购质量控制策划。该阶段收集到的信息是具体实施定制件质量控制过程的前提。

2. 技术规格书的制定阶段

在技术部门与客户开始定制件的技术联络时，专门负责定制件供应商开发的工程师就需要尽早参与进来，协同技术部门共同选型，并协同制定技术规格书。

由于行业间的差异，企业定制件产品存在种类多样性，某些技术、质量要求的提出有一个持续明确和完善的过程。这样在进行定制件质量控制时就会存在或多或少的风险，为了避免或减少这种情况，需要在技术规格书的制定阶段就要尽量全面、具体地提出技术和质量需求，建议可考虑采取多部门评审和专家评审的方法。

3. 供应商现场考察阶段

在技术部门确定定制件的采购技术规范或技术规格书后，按照企业对于供应商管理制度和流程要求，如果是首次合作的定制件供应商，企业必须组织技术、质量、商务等人员对新供应商开展现场考察工作。

主要从供应商资质、产品应用业绩、质量保证体系、生产能力、试验能力、履约能力、售后服务保障机制和技术支持能力等各方面对供应商进行全方位、多角度的综合评估，确保供应商有能力参与定制件的试制和批量生产。通过现场考察，可以将技术、质量和商务要求明确具体地传递给新供应商。如果是现有供应商，也可考虑以适当形式及时、有效地向其强调技术、质量要求。

4. 首件试制阶段

在首件试制阶段主要是依照技术、质量要求(书面依据是定制件的采购技术规范或技术规格书)，敦促供应商据此制订一套定制件试制方案并开始首件试制，对样机展开相关型式试验，根据型式试验的结果来验证定制件的技术、质量要求是否已经得到实现以及供应商的研制能力。这可能是个长时间反复的过程，直至确定最终的技术和质量要求（定制件的采购技术规范或技术规格书）。在这个重要阶段，企业的技术、采购、质量团队需要重点关注并全过程跟踪定制件的首件试制过程，及时协调和解决首件试制过程中出现的相关问题，以加强该阶段的质量控制。

5. 编制检验规范阶段

结合客户的具体交付要求，需事先联系项目组和客户，确定定制件是直发客户还是按照入库检验流程进行常规交付。

如果是直发客户，需要督促供应商按照客户的包装运输规范、交付凭证和合格证明等要求进行相应的安排，并对产品交付质量进行跟踪，在这个过程中需要注意与供应商一起对相关事项进行书面约定。若是常规交付的入库检验定制件，则联系项目组和客户搜集有关产品规格、尺寸和其他质量要求等信息，编制入库检验规范、包装作业指导书等，并及时有效地向供应商传递公司的入库检验要求。对于编制的入库检验规范须做到以下几点：

① 规范有效。检验规范中的检验方法、检验项（点）和检验标准必须准确有效，能在一定程度上对定制件的产品质量起到监控把关作用。

② 完善条件。检验规范的制定必须结合自身的检验条件，对有条件检验的检验项（点）进行检验，对自身不具备检验条件的检验项（点）可以考虑进行前端控制或采取其他有效方式等予以解决。

6. FAI阶段

在FAI阶段，企业需要组织客户、设计、工艺、商务、质量和供应商等人员一起对定制件首件进行质量鉴定，主要关注以下几个方面：

① 供应商的项目管理水平，包括项目组织结构、项目进度控制和批量发货计划等。

② 供应商的技术响应程度。

③ 供应商的质量控制能力，包括质量保证计划、生产工序流程图和关键工序工艺文件等。

④ 特殊过程控制，包括特殊工艺清单、特殊工艺人员资质、特殊工艺控制方法等。

⑤ 其他一些必须予以关注的重要项点，如型式试验、例行试验、安装接口尺寸检查、油漆色标和厚度检查、无损检测等。

在FAI阶段，需要对供应商的定制件首件产品质量情况进行客观公正的评价，作出FAI是否通过和是否允许启动批量生产的结论，对不合格项（点）应要求供应商在约定时间内整改到位，并需要予以关闭和验证。同时，需要向供应商明确：供应商有责任不断控制并改善产品质量，持续稳定地提供合格产品，保证后续产品质量不低于首件产品。

对于FAI的过程检查记录和结果（如FAI报告）应该以书面形式保存下来，以备后续追溯。公司可根据自身产品性质和行业特点，有针对性地制定具备一定的可操作性并能体现出自身定制件采购质量控制特点的FAI模版。

7. 批量生产监控阶段

批量生产阶段是定制件质量控制过程中需要重点关注的阶段，也是检验和监控前续各阶段质量控制效果优劣的重要阶段。批量生产监控阶段的质量控制可以从以下几个方面着手：

① 供应商质量控制能力的持续跟踪。由于资源和成本等限制，定制件采购质量控制相关人员不可能经常性亲临供应商现场，这时可以在此阶段持续收集定制件相关质量信息，找到不合格项（点），及时反馈给供应商，并随时关注后期批次对于前期不合格项（点)的实物质量改善效果。

② 供应商相关工艺、质量文件的落实。可以从文件的充分性、可执行性和有效性这三个方面入手，其中需要重点把握的是：关键的质量控制项（点）须有相关工艺、质量文件和记录作为支撑；文件内容表述需要具体、明确，不能模棱两可、泛泛而谈，甚至互相矛盾，最好辅以相关的现场操作照片和图表等；定制件采购质量控制相关人员可以采取到供应商现场进行抽查、相关记录对比等来确认文件是否真正得到有效执行。

③ 和其他（技术、商务、项目管理、客户等）部门相关人员建立有效的沟通渠道。只有建立有效的沟通渠道，才能在问题出现后及时、有效地获得相关方面的帮助和支持。

④ 及时和有效地给予供应商帮助。对于供应商因为各种原因在质量控制上很难完全到位的情况，需要及时、有效地给予供应商帮助，如培训、指导、质量监造等。

三、需要着重关注的几个重要方面

笔者参与和组织过数十个重要市场项目的定制件物料采购质量控制工作，对定制件采购质量控制有一些深刻的实践经验和切身体会，结合IPD理念和“过程方法”模式，现归纳了需要着重关注的几个方面：

1.提前做好调查和计划

对定制件进行质量控制，要事先对自己将要开展的工作制订具体工作计划。避免因为对时间和控制要点把握不准确、不全面，导致工作上的相互冲突，在工作中抓不住重点。

2.虚心向专家请教

需要虚心地向具有相关工作经验、对定制件比较熟悉的设计和工艺方面的行家请教。

3.主动介入

需要在定制件采购之初就对定制件展开质量控制工作，尽早地、主动地介入到工作中去。

4.关注重点

对于定制件质量控制，要把握住关注的重点，在重点问题点上要坚持原则，严格控制产品质量。

5.注意质量方法的应用

可采取与供应商签订质量保证协议、关于工程等变更的PCN协议、组织质量交班会、质量监造等措施来解决具体质量问题。

6.注重持续跟踪

对于定制件质量控制过程中出现的问题，要注意跟踪问题发生的原因、处理措施和效果验证情况，必要时，在客户、供应商和项目组和公司内外加强沟通。

四、结 语

本文基于IPD对定制件的产生原因进行了介绍，分析了定制件的采购背景，对定制件的采购质量控制方法进行了比较详细的论述，总结归纳出了定制件采购质量控制“过程方法”模式，并指出了在具体工作的实施过程中需要着重关注的方面，希望对于开展定制件物料采购质量控制工作有借鉴意义。

Based on the concept of IPD and the “process approach” from quality management, this paper discusses specific content and key points of each stage during the custom parts quality control process from the aspects of the customized parts’ procurement background, quality control features and ideas and so on, summarizes a set of quality control methods on customized parts, and exchanges some of their own practical experience for reference.

IPD; Customized parts; Purchase quality control

（作者单位：株洲中车时代电气股份有限公司）