公证信息化建设的现状分析和发展方向

刘 崴（上海市卢湾公证处）

公证信息化建设的现状分析和发展方向

刘 崴（上海市卢湾公证处）

2015年3月5日，李克强总理在第十二届全国人民代表大会第三次会议政府工作报告中提出“制定‘互联网+’行动计划”。“互联网+”首次被提升到国家战略的层面。同年9月5日，国务院发布《关于印发促进大数据发展行动纲要的通知》（以下简称《通知》）指出：“大数据成为提升政府治理能力的新途径。大数据应用能够揭示传统技术方式难以展现的关联关系，推动政府数据开放共享，促进社会事业数据融合和资源整合，将极大提升政府整体数据分析能力，为有效处理复杂社会问题提供新的手段。建立‘用数据说话、用数据决策、用数据管理、用数据创新’的管理机制，实现基于数据的科学决策，将推动政府管理理念和社会治理模式进步，加快建设与社会主义市场经济体制和中国特色社会主义事业发展相适应的法治政府、创新政府、廉洁政府和服务型政府，逐步实现政府治理能力现代化。”同时强调，要“在依法加强安全保障和隐私保护的前提下，稳步推动公共数据资源开放。推动建立政府部门和事业单位等公共机构数据资源清单，按照‘增量先行’的方式，加强对政府部门数据的国家统筹管理，加快建设国家政府数据统一开放平台。①《国务院关于印发促进大数据发展行动纲要的通知》，新华网http://www.js.xinhuanet.com/2015-09/05/c_1116464577_2.htm。”

这两项重大决策的重要意义在于，互联网和大数据不再仅仅作为一种商业手段存在，而是可以参与社会治理，切实提升政府的社会治理能力。因此，对于承担着部分公共职能的公证机构而言，信息化是一个必然的发展方向。而公证行业很早就有了这样的意识，比较早地开展了信息化建设的实践，取得了一定的成果。但应当看到，随着公证行业信息化程度的不断深入，也出现了一些误区，亟待加以厘清，从而推动公证信息化建设朝着“有序、有度、可控”的发展方向稳步前进。

一、公证信息化建设的现状（以上海为例）

作为全国公证行业中最早开展信息化建设的省市之一，上海市公证行业很早就开始致力于行业的信息化建设。不仅在上海市公证协会的专门委员会中特设了信息化工作委员会，而且各公证处在信息化建设方面的实践也呈现出百花齐放的局面，主要可以归纳为内部建设和外部建设两个方面。

（一）内部建设

主要指的是公证机构内部的办公自动化系统（OA系统）和公证行业内部的信息共享平台。

办公自动化系统使得公证机构办理公证案件的全过程得以摆脱以往人工流转的模式，直接通过系统中的各个模块来实现公证案件的受理、拟稿、审批、送达和归档。这种做法实现了公证程序各个环节的可视化和远程化，极大地加快了公证案件的出证速度，也使得公证机构的业务发展不再受制于场地等客观因素。

随着OA系统在公证机构内部使用的常规化，大量的公证信息在公证系统中获得了沉淀和积累。在此基础上，由上海市公证协会牵头，开展了全市各公证机构相关信息的互联互通，其中最为成功的当属公证遗嘱信息库的建立。公证遗嘱信息库的成功建立不仅使公证信息化建设跳出了特定公证机构而提升到协会的层面，而且也深刻改变了以往继承案件办理过程中仅凭当事人自述有无遗嘱的办证模式，发挥了极大的效用性。如今，受理继承案件时查询公证遗嘱库已成为最基本的要求。同时，随着上海遗嘱库与全国遗嘱库的联网运行，中国公证遗嘱库在信息数量和查询次数方面都已跃居世界第一。可以说，这是公证信息化过程中最为成功的经验。

（二）外部建设

作为一个以服务民生、服务经济为己任的行业，公证行业的信息化建设必然要以便民、利民为主要导向。特别是李克强总理在今年的政府工作报告中提出要制定“互联网+”行动计划后，各公证处都在信息化方面加大了投入，取得一定的成果。目前上海市各公证处“互联网+”道路有四种类型：

一是官网论坛、微博、微信等社交平台。公证机构最早接触互联网的手段当属自建官方网站，主要作为公证机构对外宣传的一个载体，但网站宣传的单向性却使得宣传的效果不甚理想。然而在这个过程中，人们也逐渐发现网站中的论坛部分由于可以使业内外人士自由交流观点因而更受使用者的青睐，当时宝山公证处的网上论坛在全国公证行业中都负有盛名。而随着微博、微信等注册、使用都比较便捷的公共社交平台的出现，公证机构对外宣传平台的建设重心也逐步向这些方面进行了转移。以目前使用率更高的微信公众号为例，就有东方、杨浦、宝山、闵行、卢湾、长宁、静安、奉贤、普陀、徐汇、浦东、虹口等公证处开通自己的公众号，其中东方公证处更是开展了订阅号与服务号双号并行的模式。

二是网上预约办证平台。由于网上预约和办理是直接面对社会公众的，着力于解决人民群众的实际办证需要，最符合公证行业便民、利民的主旨，因此这类平台是目前各家公证处践行“互联网+”模式的主攻方向。随着社会信息化程度的不断推进，平台载体也由最初的官方网站逐步向整合于官方微信公众号转移，实现了从PC端到移动端的飞跃。服务内容也从单纯的咨询预约向公证办理和查询等方面全方位发展。

三是网络证据保存平台。基于《民事诉讼法》的规定，保全证据公证在诉讼中享有“证据之王”的地位，但网络时代证据的易于灭失性又使得如何及时保全重要证据成为一个新的课题。为了消除权利人从发现侵权到论证再到申办公证之间的“时间差”，各地公证机构广泛开展了基于云存储平台的“公证云”项目。2012年8月，由上海市东方公证处自主研发、自主管理的电子证据保全平台——“公证证据宝”开始对外提供服务。当用户安装并使用该平台登录QQ、MSN等聊天工具进行聊天，或者是收发邮件、浏览网页、进行网购、发布微博时，系统会在远程服务器端自动记录下用户的操作行为及显示器上的内容变化，并保存在远程服务器中。公证当事人在必要时可以向公证机构提取相关证据，极大提升了知识产权公证中保全证据的效率。

四是网络身份验证平台。互联网的飞速发展实际上带来了正反两个方面的特质。“正”方面是便利性，所有的需求和操作都可以在网上进行，减少了出门、交通和当面交流的时间，极大地提高了社会的运转效率。而“反”方面则是匿名性，网络上的每一个人都躲在面具后面，他人的真实身份难以获知，这也使得在网络环境下对知识产权权利人的认定存在着障碍。这就需要寻找一种大众认可的确定网络身份的途径。在这个方面，依据《民事诉讼法》《电子签名法》的有关规定，公证机构已迈出探索的重要一步。上海市卢湾公证处与上海数字认证中心有限公司合作，于2014年4月取得了数字证书授权受理点资格，可以向公证当事人制发经过公证和数字证书（电子签名）双重验证的“网络身份证”，极大提升了公证服务信息时代的能力和参与度。

二、公证信息化建设的几个误区

尽管公证信息化建设已经取得如此多的成果，但也应当清醒地认识到整个公证行业对于信息化至今仍然没有一个统一而深刻的共识。这种无序生长的状态导致公证行业在信息化过程中常常会陷入到以下这些误区之中。

（一）各自为战，重复投入

由于公证信息化、特别是“互联网”+“公证”模式中最容易着手的就是公证事项的网上申办，因此几乎所有开展“互联网+”建设的公证处都将网上公证受理平台作为首要的建设目标。目前，各家公证处都是自主进行信息化工作的运行和研发，缺乏相互之间的交流。这种闭门造车的结果导致了各个公证机构的成果大同小异。姑且不论这样的重复投入是否会造成资源浪费，仅就各家所采用的数据架构和建设标准不统一这个问题，就导致今后公证协会在牵头建立全市统一的网上受理平台时会困难重重，不利于在全行业的层面上达成共识，形成合力。

（二）重“互联网+”，轻“大数据”

相比较而言，在公证信息化的两个组成部分中，“互联网+”具有外向型、更易产生成果和建设周期短等特点，从而更受公证机构的青睐。但需要指出的是，网上受理平台也好，网上证据存证平台也好，只是一种服务平台或接入手段上的区别，其在本质上并没有改变当下的公证模式，也难以有效引导公证当事人转变办证的习惯，因此其效用在延展性上具有一定的局限。反观“大数据”，倘若公证行业能够建立起公证大数据库，那么一方面公证行业将掌握社会中相当一部分自然人和法人的身份信息和财产信息。这些信息一旦得到合法有效的利用将极大缓解李克强总理所提出的“证明难”的问题，同时极大提升公证的效用；另一方面又可以使公证行业在信息化社会中的未来发展有了坚实的基础，并通过与其他部门的信息交互真正融入到整个社会的信息化进程中。可以说，“大数据”才是化解公证目前所面临的种种危机的一剂良方，真正能够解决公证工作和社会生活的“痛点”。而由于在数据收集方面的欠债太多，导致公证行业缺乏足够的勇气去着手开展这项体量庞大的工作，去梳理过去30多年的卷宗材料。但假若现在不去做，那么每过一年，这样的欠债只会越来越多。

（三）整体建设缺乏体系性

目前并未所有的公证处都根据本处的实际情况构建了信息化建设的体系，甚至许多公证处对于信息化尚没有一个明确的概念，这就使得公证信息化建设缺乏系统性的问题较为突出。其一，某些公证处仅仅把信息化作为一种政绩工程，一味地在表面上去迎合“互联网+”。结果往往是发一篇信息、拍几张照片了之。至于投入能否产生实际成效则在所不问。其二，尽管现在很多公证处已经推出了自己的信息化服务，但由于公众接受度和服务效用度尚未达到理想状态，使得“出成果易，做推广难”成为公证信息化过程中常见的难题。如何使一项公证信息化服务让老百姓觉得能用、好用，这是公证行业下一步需要着重考虑的问题。作为一项系统工程，公证信息化建设应当至少包含前端平台建设、后端大数据库建设和宣传推广三个部分。这三部分互为表里、缺一不可。

（四）第三方互联网企业的威胁

作为一个法律服务部门，公证机构的专长显然不在于信息技术，因此在公证信息化过程中引入第三方互联网企业就其本身而言并没有问题，也是较优的选择之一。但需要特别注意的是，在公证机构和互联网企业之间究竟是哪一方占据着主导地位，哪一方掌握着关键的部分？第三方互联网企业固然在帮助公证行业了解信息化、建设信息化方面作出了一定的贡献，但也应当看到，作为一个商业企业，逐利性依然是它的主要目的。公证行业要防止为对方的商业行为背书，或者被其掌握核心的技术和构想。第三方互联网+“公证”的模式对于公证行业的危害在于，第一，将公证处隐藏在后台。整个存证过程都是由电子网络技术手段完成的，用户在使用过程中只看到互联网企业平台，而看不到公证处的参与。第二，偷换了概念。从互联网企业平台服务器将数据复制给用户的过程进行公证，使公证书的使用者误认为整个存证过程也在公证处的监督下完成。一旦第三方互联网作为一种技术手段所制成的证据可以直接被法院等权威部门作为证据使用，那么保全证据公证的前景就十分堪忧了。

三、公证信息化建设的发展方向

“信息化”+“公证”，还是 “公证”+ “信息化”，这是个问题。这个问题的实质在于，对于信息化我们究竟是仅仅想要搭一个便车，还是想要并且能够提出一个明确的构想、形成一个自主思索的结晶、取得一个自主开发的产品。

2013年，原载于俄罗斯《共青团真理报》上一篇题为《2020年后将要消失的职业》的文章经过网络传播在社会上引起了剧烈的反响。而在这些职业中，公证员也赫然在列。 文章指出：“公证人的工作将被日益发展的科技所取代。电子签名使远程办公合法化，链接数据库便可证明个人签字的真伪，了解其信誉以及有无前科等情况，不再需要中间人的参与。②《科技发展代替人力：俄媒体盘点20年后将会消失的职业》，环球网http://finance.huanqiu.com/view/2014-03/4873204.html。”这并非是杞人忧天式的危言耸听，而是实实在在正在发生的事情。倘若信息化所带给整个公证行业的不仅是便捷和高效，还带来了颠覆的危机，我们会否依然如此掉以轻心和首鼠两端呢？信息化的时代需要信息化的思维。这种思维就要求我们不能只做一个旁观者，而必须“身在此山中”，从信息化的主动参与者的角度来不断推进公证信息化建设在正轨上继续向前发展。

（一）着力解决网络身份验证问题

网络身份验证是信息世界最为重要的关键一环，也是最亟待解决的问题。公证行业应发挥自身社会公信力代表的优势，主动适用信息化的手段和形式，力争真正理解信息世界的游戏规则，在网络身份验证方面作出更大的贡献。

1.加大与数字证书认证机构的合作。公证行业可以参考之前的成功经验，与数字证书认证机构开展广泛的合作。由申请人向公证机构申请办理电子签名公证，公证机构对申请人的个人信息进行验证，然后向认证机构申请制发并下载电子签名。这种由公证机构颁发的电子签名中除了有认证机构的认证信息，还包括了公证信息，在获得双重公信力的同时也实现了公证行业与信息技术的高度融合。

2.加强行业对数字证书的学习。公证行业应当组织有专业背景或有兴趣的从业人员通过座谈、授课、现场参观等形式多样的活动开展对于数字证书这一“网络身份证”的学习，了解其运行的原理、模式和存在的问题。

3.开发公证行业自身标准的数字证书。在前期大量学习和积累的基础上，公证行业应当最终开发出具有自主知识产权的数字证书认证体系，摆脱对第三方机构的依赖。在全国率先形成一套自身的标准体系，进而向其他省市的公证机构进行复制和推广。

（二）信息化应用平台体系的构建

网络身份验证是公证行业踏入信息世界的第一步，而要保持其生命力，就需要不断开发基于电子签名的公证应用平台，并且使各个应用平台之间能够互融互通，形成体系。

1.公证网上申办及查询平台。网上咨询受理现在已经成为了现实，许多公证处都建立了自己的相关平台，用户凭借登录名和密码可以登录公证平台办理业务，也已获得了一定的成效。但引入电子签名公证的重大意义在于，经过公证的电子签名作为一个载体，将用户的个人信息、办证历史、公证内容、诚信记录等有机地结合为一体，从单一的身份验证发展为个人信息的归纳整理保存。而且，电子签名还可以融入到微信、手机APP应用软件等移动手段中去，让使用更加便捷，也使得电子签名公证可以潜移默化地为人们所普遍接受，最终创造出一种新的使用习惯，帮助传统的公证行业在信息时代获得新生。

2.电子合同签约平台。由公证机构构建电子合同的签约平台。合同方使用经公证的电子签名登录平台，根据公证机构提供的合同模板制作合同或提供自己准备好的合同范本，再由合同各方在同一电子合同文本上共同加注电子签名，并由公证机构加注自己的电子签名，完成签约和公证手续，并可根据当事人的实际需求出具合同公证书。从而解决异地企业主体之间在合同签署方面的不便。这种便利性可能激发合同方申办公证的意愿。

3.电子邮件往来中的电子签名应用。持证人在日常工作中发送邮件时就可以直接使用公证处颁发的电子签名。在电子邮件上加注此类电子签名的同时，电子签名的使用记录会将电子签名的使用时间以一个时间戳的方式发送至公证机构的服务器上，甚至在持证人许可的情况下可以将被签注的邮件内容一并发送副本至公证机构的服务器。倘若日后持证人因所发送的邮件所涉及的内容陷入纠纷或诉讼，就可以向公证处申请调取之前保存的使用记录来证明邮件内容的真实性。

4.网络著作权中的电子签名应用。经公证的电子签名既可以使持证人在对外正常使用笔名或假名的基础上清晰知晓其真实身份，又可以由持证人在作品完成时在电子文档上加注电子签名，发送文档副本和时间戳至公证机构服务器，从而确定了作品完成的时间，并提供了比对的依据。

（三）公证信息数据库的建设

公证行业过去30年的档案没有能够得到有效归纳和分析，价值也尚未获得充分地体现。未来，公证行业应当着力打造统一的公证信息数据库。

1.公证电子档案的录入。公证信息数据库的基础在于将以往和今后所有的纸质公证卷宗内容转化为在电脑上可调取可查询的电子文档。公证行业应当花费一定的时间和财力邀请有资质的电子档案制作公司将过去30多年的公证档案扫描入电脑。既利于档案的保存，又利于档案信息的查阅。

2.关键公证信息的分析。通过技术手段抓取和分析公证档案中包括个人信息在内的技术数据，将这些数据在后台进行关联，并可以与个人电子签名结合起来。一旦对持证人进行了身份验证，持证人就可以查询到与自身有关的公证记录，避免了证明材料的重复提供。

3.公证行业信息数据库的融通。目前，公证机构各自为战的局面仍然没有从根本上改变。公证机构之间在公证书查证、调阅等方面的沟通依然不畅。公证信息数据库的建设是事关整个公证行业未来走向的关键战役。通过整合公证信息数据库，可以在短时期内形成极大的集群优势，迅速扩大公证行业在社会中的影响力，对提升公证行业整体形象也有诸多的助益。

（四）与其他信息平台的对接

力争通过信息化的工作，将公证行业纳入到社会诚信体系建设中去，完成与征信系统的对接。在公证信息数据库的建成和不断完善的基础上，将公证信息在严格的保密规则之下向有关部门开放查询的端口。而且这种查询可以是有偿的。这一举措符合李克强总理所要求的各职能部门间大数据的联通。若公证行业借此真正融入了社会诚信体系，公证的价值就能得到更大的体现。

（责任编辑 赵海鸥）