企业科技档案标准化问题的应对之策

文/陈 寒

企业科技档案标准化问题的应对之策

文/陈 寒

“无规矩不成方圆”，这里所说的规矩，就是档案工作中的标准。对于科技档案工作来说，只有实行标准化，才能更好的管理科技档案，做好科技档案工作

科学技术的发展，随之产生的科学档案数量以几何倍数的速度在增多，而科技档案的内容、格式、载体形式等也复杂多样。对于科技档案工作来说，只有实行标准化，才能更好地管理科技档案，做好科技档案工作。

一、标准化对档案工作的影响

1.归档的效率与质量

科技文件（档案）产生于复杂多样的科技生产活动之中，因其产生领域复杂多样，其格式与载体形式也是多种多样，如果移交给档案部门的科技文件没有一个统一的标准，档案人员在面对这些科技文件时，因专业的限制，对其分类整理的难度加大，使得归档效率大大的降低，减缓科技文件转化为科技档案的速率，影响归档的科技档案质量。比如：与基建项目设计配套的一些纸质材料、光盘、模型等科技文件，如果没有加以标准化限制，每份科技文件的生产者都按自己的套路走，会产生形形色色的科技文件，这样就会加大科技文件（档案）的整理难度，减缓文件转化为档案的效率，影响归档的科技文件的质量。

2.信息的交流与共享

不同的科技文件产生于不同的技术与环境之中，某些科技文件对其产生时的技术和环境有着特殊依赖性，倘若不对这些科技文件施以标准化，那么，不论是在归档前的交流，亦或是归档后的共享，都是十分不便的。

比如：对于建筑设计单位来说，一张CAD图纸可能产生于较高版本的AutoCAD软件，在前期的交流中，持有低版本AutoCAD软件的用户就很难打开这张CAD图纸；同样是CAD图纸，某些人可能在其电脑上安装了个别其他人没有的字体，其他的人打开这张CAD图纸可能就会出现信息不全的情况，这就影响了归档之前科技文件的交流。这样的CAD图纸如果归档，之后利用时同样也是困难重重，只有还原当时CAD的产生环境以及相关技术需要，才可能完整的再现CAD图纸的原貌，否则就可能出现信息丢失的问题，不利于科技档案的共享。

二、标准化建设问题的应对策略

标准化，是科技档案工作基本的要求之一，做好科技档案的标准化，才能做好科技档案的收集、整理、鉴定、利用等工作。

1.做好标准化的制定和宣传工作

对于一个建筑设计单位来说，在其生产过程中产生的主要的科技档案就是图纸及其配套的文件资料，为了更好地做好档案的收集、整理等工作，就应该结合实际工作需要制定合理的标准化制度，并且要进行相应的宣传及培训，要让每一个生产设计人员以及归档人员都清楚归档的相关规定和流程，要求各个部门扎实地做好属于自己的基础工作,整个归档过程做到有规可行，每个环节紧扣在一起，这样才能更好地提高归档效率与质量。

再比如：对于一个建筑档案接收管理者来说，在接收生产过程中产生的文件资料时，就要求制定严格的实施归档的标准化制度。首先要求归档的文件资料,各工种计算书、质凭单、地勘报告、甲方提供的资料等必须齐全，按照规定整理，归类，并且相关负责人必须确认签字；其次统计员按照数量，工种，以及规定填写设计项目归档单，待接收管理员都核对无误后，才可以依次验收、签字、整理、归类、登账、系统录入。如果有特殊情况，也必须要有相关的负责人的说明签字，才能接收。这些标准化的制定，其实就是在日常的工作中，养成良好的归档习惯，踏踏实实做好自己的基础工作，为收集、整理、借阅档案奠定基础。

2.强化岗位人员素质，增强服务意识

目前,档案标准化管理工作的技术更先进，内容更丰富，分工更专业、更明确，这就为档案管理人员的素质又提出了新的要求。

档案管理人员要非常熟悉了解企业档案标准化工作的各项规章制度，只有自身掌握了标准化制度，才能更好地传递信息，才能更准确地接收各个生产过程中产生的科技档案，如果有不标准不合格的归档资料（特殊原因除外），应该直接拒绝，待归档人员重新完善后再接收；其次，要做好科技档案标准化工作，档案管理人员还必须要强化服务意识，提高服务水平，档案工作就是服务，以服务为核心，从而更好收集整理保管档案。在信息化发展的时代，要在工作中，不断地发现问题，解决问题，不断地尝试创新，一切以标准化制度为基础，做好科技档案的标准化建设，使科技档案工作水平更上一个台阶。

（作者单位：中国建筑西北设计研究院有限公司）