浅谈如何提升企业档案资源的完整度

■付启明

浅谈如何提升企业档案资源的完整度

■付启明

随着社会各界档案意识的普遍提高，各类社会组织对档案的重视程度也逐步加强，主要体现之一就是越来越多的企业设立了职能明确、独立的档案管理机构，档案收集作为企业档案管理机构最基本、最重要的职能，虽然在法规和行业标准上已经有明确的执行依据和要求，但在实际工作过程中，受各种因素的影响，总会存在文件材料应归档而未归档的现象，造成企业档案资源的缺失，据此，笔者结合自身工作的实践从多方面进行了原因分析，并从人员、制度和技术实施的角度提出了相应的措施。

一、影响企业档案资源完整度的原因分析

1.文件材料归档范围的参考执行性不强。文件材料归档范围是各部门移交文件材料的重要依据，一般都是由各机构自行梳理后交档案管理部门汇总形成，但在此过程中，梳理人员受档案专业知识水平限制，存在对归档文件材料的归档价值判断不准的问题，而文档人员受相关专业知识的限制，在审查其合理性的过程中同样存在判断不准的情况，双重原因造成归档范围可能不准确；另一方面，文件材料归档范围具有随企业发展而动态更新的属性，需要不断补充或调整，这些补充或调整若未能及时更新至归档范围内，会造成应归档而未归档的问题。

2.各部门所移交归档文件材料的完整性无明确的评估依据。各部门虽然参考归档范围制定了年度归档计划，并按计划开展移交工作，但从档案管理部门的角度来看，档案人员未能介入各部门的日常业务，无法了解各机构实际文件产生情况，企业文档人员只能被动接收归档的文件材料，而无法主观评估归档计划的完整性以及是否移交了所有应归档的文件材料，这也正是很多企业档案管理部门一直沿用的被动接收而非主动搜集归档文件材料的模式，同样存在导致档案资源完整度低的潜在风险。

3.部门内部档案工作要求不明确，部分员工档案意识不够，对档案资源的重要性认识不足。要求不明确主要表现为部门内缺少日常档案工作开展的依据（如本部门的文档工作细则等）和必要的内部职责分工，导致内部管理混乱；意识不够和认识不足主要指部分员工实际工作中为便于自己利用将一些文件材料“牢牢掌握”在手中，造成部分应归档文件材料散落在各处而未能交由档案管理部门进一步开发其利用价值；还有一部分员工则过于重视实体工作成果的验收而忽视了工作过程中应形成的归档文件材料的收集，也造成应归档文件材料的流失。

二、提升企业档案资源完整度的措施分析

从上述影响企业档案完整度的原因分析来看，笔者认为应将“完善制度，化被动收集为主动搜集”作为核心思想纳入到企业的文件材料移交归档接收工作中，并据此提出以下建议措施。

1.建立覆盖全企业的的档案工作网络。档案工作网络是以档案管理部门为业务中心，各部门为业务点的企业档案工作模式，是将档案工作纳入到各部门日常业务的主要方式，其本质是档案管理部门在其它部门的业务延伸，即各部门设置兼职档案工作人员来处理本部门的日常文档管理，在业务上接收接受档案管理部门的监督和指导。档案工作网络的有效运行，是企业档案工作得以正常开展的重要组织保障，保证了各部门的档案工作有专人牵头负责，为档案管理部门了解、监督和指导各部门的档案业务开展情况创造了条件，对企业档案资源完整度有着较大影响。

2.加强档案管理部门的前端监控，从制度上做好对业务文件材料产生的管控。制度完善的企业，各项业务的开展都应有明确的程序、规章或相关文件作为依据，以笔者所在公司为例，所有业务活动遵循“一切以程序为依据”的原则，各部门均建立了完善的业务程序体系，更在程序中设定“记录”章节，以说明执行本程序应产生的记录，这些记录正是企业档案的第一来源。为了保证记录章节的有效和规范，公司在程序文件生效的流程中设定了文档审查的环节，由档案工作人员对程序文件的质量和“记录”章节所描述内容的完整性和准确性进行重点审查，以确保所有业务活动可能产生的记录能有明确的来源，并和执行中的文件材料归档范围进行筛查对比，确保所有应归档的记录都纳入文件材料归档范围。

3.积极关注并研读公司及各部门的重要文件，从文件中来验证、补充应归档文件材料的完整性。公司层面的重要文件如大事记、总经理部例会纪要等是公司层面业务活动的主要记录载体，各部门的重要文件如年度工作计划、工作总结和定期的例会纪要等都是了解其业务开展情况的重要途径，以大事记为例，其本身是公司档案全宗卷的重要组成部分，其所记录的公司活动一般都会产生相关的照片，因此档案人员在接收照片档案的时候，可以将大事记作为重要参考依据来判断照片档案是否完整；再比如，总经理部及各部门定期会议所形成纪要会对一定阶段内的业务开展情况进行汇报总结并在此基础上布置下一阶段的任务，而专项任务则可能会产生专项需归档文件，因此，通过研读文件能较好的了解公司及各部门业务开展情况，对掌握各机构可能产生的应归档文件材料有较大的参考意义。

4.建立由企业档案管理机构牵头、各职能机构配合的定期梳理机制。档案管理制度完善的企业基本都设立了由文档人员、各机构负责人及关键岗位人员组成的档案鉴定委员会或小组（其主要职能是对保管期满档案的价值鉴定和后续处理），结合第2、3条的措施的执行结果，档案管理机构可以将归档范围的定期梳理和调整作为该委员会的日常工作事项之一，档案管理机构与各业务机构人员进行面对面的交流、梳理和确认，及时更新企业的文档材料归档范围。

5.提升企业文档管理的信息化水平，实现文件全生命周期内的跟踪和管控。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，如果能通过信息管理系统实现对所有文件在其生命周期内的全流程跟踪和管控，且档案人员被授予了各系统的相应权限，那么档案人员则能全面、清晰、准确的了解整个企业的文件产生情况，在年度文件材料归档接收过程中就能有明确的评估依据，极大的降低文件材料应归档而未归档的风险。因此，较高的文档信息化管理水平是提升企业档案收集完整度的重要技术保障，实现文件管理精细至每一个流程、环节可跟踪的信息化管理亦可作为一个企业档案管理工作的重要目标之一。

6.建立应归档文件材料的跟踪机制。对于特定类型的文件，如移交范围明确或定期产生的文件材料，建立由文档人员进行定期跟踪的机制。以笔者所在的公司为例，公司档案主要来自内部各部门和外部合同单位，外部合同单位应移交的文件材料会在双方签订的合同中予以明确，为保证这类文件材料能系统、完整的移交到文档管理部门，文档人员为每一份合同建立了跟踪信息，包括应移交文件材料的名称、移交责任人、移交时间等，便于后续做好有针对性的跟踪工作。对于按期移交的，及时关闭跟踪信息；对于到期未移交的则主动催交，必要时双方进行专项沟通和协调，对移交内容、时间等进行适当调整。

7.对各机构的日常文件管理工作进行定期专项监查和指导。日常业务开展过程中有序、良好的文件管理才能保证各机构所产生文件材料的系统和完整，通过定期的专项监查和指导，一方面能有效监督各机构日常文件管理工作的有效性，发现存在的问题和良好实践，为其提供相应解决方案的同时在企业内部进行良好经验的推广应用，提升公司档案管理的整体水平；另一方面，这也是档案管理人员了解各机构文件产生情况，为后续文件材料的归档接收提供评估依据的有效途径。

8.加强档案宣传与培训，凸显档案资源和档案工作的价值，持续提升员工的档案意识水平。通过开展档案普法宣传教育、档案利用典型案例宣传等方式，使广大员工充分认识到档案资源开发利用在企业发展过程中的重要作用和地位，凸显档案资源的价值和档案工作的影响力，加深员工对档案工作的认识程度，提升员工的整体档案意识水平，最终为企业档案资源的搜集创造良好的工作环境。

三、结语

档案资源是企业发展所形成的最终成果之一，是企业在技术和管理上的积累和沉淀，也是一个企业档案事业的立业之本。档案工作可以总结为“管控、谋划、服务”三个方面，“管控”是通过前端控制来保证档案的系统、完整和准确，“谋划”是多方面、多途径开发档案资源的利用价值，“服务”则是一切档案工作的最终目的和最高宗旨，因此，提升企业档案资源的完整度是“管控”的目的，也是“谋划”的前提，更是“服务”的保障，档案工作不仅仅是档案管理部门的职责，更是企业所有部门的职责，唯有全体员工意识层面的真正重视和支持，才能从根本上提升企业档案资源的完整度，真正实现档案事业的良性发展。

（作者单位：中广核工程有限公司）