信息化视角下高校毕业生档案管理几点建议

■高建明

信息化视角下高校毕业生档案管理几点建议

■高建明

当前，信息化技术高度发达，信息化技术的广泛应用不仅提高了工作效率，更大程度上方便了我们的生活，使得我们的生活方式也得以改变。但在笔者工作的高校毕业生档案管理工作领域，许多环节还是依赖纯粹的人工处理，效率低、易出错，在信息化技术日益普及的今天，利用信息化技术做好高校毕业生档案管理是大势所趋。

一、高校毕业生档案管理工作呈现的特点及产生的问题

一是高校毕业生数量多且连年持续增加。1997年我国高校招生制度改革，各高等学校不断扩大招生规模，高校毕业生数量也随之逐年增加。据统计，2001年全国高校毕业生114万人，2016年高校毕业生高达765万人。高校毕业生总量多且数量的快速增长，使得高等学校的档案管理工作量瞬间加大，以至于不得不临时凑人手、拉队伍，不少高校疲于应付。

二是高校毕业生档案管理相关工作时间上相对集中。由于高校毕业生工作的特殊性，高校毕业生档案管理所涉及到的学校档案整理、转出，地方接收档案、整理入库等工作，从时间上看相对比较集中，高峰期大致从每年的6月中旬到10月下旬。高校毕业生的档案管理工作在时间上相对集中，阶段性工作量突然增加，这一特点也无形增加了高校和地方档案管理部门在档案管理工作方面的压力。

三是高校毕业生档案管理工作信息化水平偏低。其一，高校档案管理部门在整理档案时依然采取文字标注信息的方式进行，费时费力，容易出错。其二，大部分高等学校在毕业生档案转出后，都无法实时查询或跟踪档案去向，给急需用档的高校毕业生带来诸多不便。其三，地方档案管理部门接收高校毕业生档案整理入库时，亦多采用人工整理数据的形式，信息化水平不高，加之档案来源单位众多，工作量大且繁琐，效率不高。其四，虽然目前大多数地方档案管理部门都已支持网页查询毕业生档案去向，但查询方式较为单一，当前已广泛普及的微信公众号、手机APP查询等方式利用度还不高。

二、利用信息化做好高校毕业生档案管理的几点建议

（一）高等学校要提高档案管理信息化水平

高等学校要改善档案管理人员队伍结构，在不断提高现有工作人员信息化水平的同时，也要注重吸纳信息化专业技术人才加入档案管理队伍，加大专项资金投入，提高软硬件配备水平，有针对性的开发档案管理软件，本着有利于简化和规范毕业生档案管理的原则，探索推广使用条形码、二维码等信息化方式标注毕业生档案信息，逐渐改变毕业生档案信息标注方式。高等学校要畅通毕业生档案去向查询渠道，探索普及开通网站、微信公众号、手机APP等多种查询方式，以方便毕业生实时掌握其档案流向。

（二）地方要促进档案信息化建设提高服务水平

随着计算机技术、网络技术以及各类信息化设备越来越多的应用于我们的工作和生活，使得我们获取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活质量大幅度提高。在此大背景下，地方档案管理部门作为政府直接服务高校毕业生就业创业的窗口部门，为服务对象提供档案管理相关服务的质量和效率，直接关系着政府在人民群众中的形象，因此，地方档案管理部门提供相关服务的质量和效率尤为重要，以信息化技术为核心的档案管理智能化系统工程建设应为“必修课程”，从基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等方面入手，构建完善的档案管理信息化系统工程，实现硬件、软件以及人员的全面信息化。

（三）决策部门要大力推动档案管理信息化水平建设工作的开展

高校毕业生档案管理信息化水平的提升，不是高等学校或地方档案管理部门单一方面努力的结果，需要所有高等学校和地方档案管理部门在信息化建设方面都取得突破，只有这样全国才能够形成档案管理信息化大网，使得每一位高校毕业生不管在哪里都能享受到高效的服务。因此，不管是省级还是国家级决策部门都应在相应的职责范围内，以相关法律法规为依据针对档案管理信息化建设提出相关意见，要求相关部门切实将档案管理信息化建设提上议事日程。在鼓励引导的同时，也要采取典型示范、推广经验、督查督办等不同方式，大力推动相关部门的档案管理信息化水平建设工作，以期早日织就全国高校毕业生档案管理信息化大网。

（作者单位：潍坊市大中专毕业生就业指导中心）