县级综合档案馆文书档案重复的原因及对策

■　赵 品



县级综合档案馆文书档案重复的原因及对策

■赵 品

档案作为人类社会历史的真实记录，既反映着一个地域历史发展的全貌，也体现着当地经济、政治、科学、文化等各方面的历史状况，因此，档案资料的整理、保存、检索，必须严谨、科学、规范。《档案馆工作通则》也指出：“档案馆是永久保存档案的基地”，既然是永久保管档案的基地，我们在丰富馆藏档案时必须严把进馆档案的质量关。作为一名基层的档案管理服务人员，在日常工作中，深深感受到，随着档案数字化检索软件的广泛推广和应用，县级综合档案馆在检索查阅档案时，文书档案的重复性问题进一步凸显，一份档案会同时出现在不同的全宗，甚至一份档案重份多达数十件。这些重复进馆的归档文件，不仅占用档案馆有限的库存，而且造成大量人、财、物的浪费，增加了管理成本。就此问题，笔者谈谈自己的看法及建议。

一、县级综合档案馆文书档案重复问题的原因

《档案法》规定：“机关团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定定期向档案馆移交档案”。县级综合档案馆的档案都是由辖区内各个机关、团体、企事业单位或个人（后简称“立档单位”）移交而来的，县级综合档案馆文书档案的重复问题主要是各立档单位一些文件材料重复归档造成的。

（一）按照国家档案局8号令规定：“先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，受到县级（含）以上表彰、奖励的列为永久期限，受到县级以下表彰、奖励的为30年期限”。从县级综合档案馆的角度考虑，县级的表彰性文件同时涉及十几个甚至几十个单位，不仅制发文单位把此文件列为永久保存，受到表彰的各个单位也列入永久保存，这就造成了一份文件重复几十份进入县级综合档案馆永久保存。同时，按照《河北省档案工作条例》规定，永久和30年期限的档案，自形成之日起五年，会同时移交进县级综合档案馆。县级以下的表彰，制发文件的单位列为永久期限保存，受表彰的几十个单位存入30年期限保存，又形成了30年期限的大量重复文件。

（二）按照国家档案局8号令规定，上级机关制发的关于本机关机构设置、人员编制、人事任免等文件材料，应当列入永久保存。但有的任免令同时涉及若干部门，所涉及的部门都应列入永久保存，这样也会产生大量的重复任免令档案。

（三）各立档单位的归档文件有许多是其办理某些审批事项中形成的，因审批事项由申请单位提出后，要经过数个单位或数个级别单位审批，因此该审批材料会在申请单位和各审批单位按同样的保管期限归档保存并移交进馆，形成重复档案。

（四）因县级综合档案馆负责集中保管本级党委、政府的所有部门的档案，数量多，种类杂，有的部门在整理档案时对不同类别的档案保管期限和保管范围心中不明、把握不准。如：有的部门把涉及本地党委、政府行文的文件等本不在本单位保存范围内的资料，作为档案进行保存；有的部门把应当保存10年的档案列入保存30年或永久，这样势必造成同一份档案会在不同全宗中重复出现的问题。

二、解决文书档案重复归档问题的建议

笔者认为，对已经入馆保存的重复档案没必要进行重新整理，关键是减少以后进馆档案的重复问题。从县级综合档案馆的角度考虑重复率，以一个县级行政区域为整体，各立档单位之间的档案尽量避免重复。

（一）对受到县级以上表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，由受表彰单位列入永久保存。对县级及县级某一行业主管机关的综合性或行业性表彰，由文件制发机关列入永久保存，受表彰部门做为10年期限保存。

（二）县（区）委、政府及组织人事部门印发的干部任免令，制发文机关永久保存，被任免单位涉及主要领导的永久保存，涉及内部科室领导的任免令列入10年保存。

（三）县（区）委、政府关于某个事项的批复文件，批复单位永久或30年保存，请示单位按所申请事项的重要程度列入30年或10年保存。

（四）要加强各部门档案管理人员的培训指导和在岗锻炼，使它们不断提高业务水平，能够准确把握文件材料的保存范围和保管期限。防止在实际工作中，将不需保存的文件材料列入保存范围，或者错误地将保管期限延长。

（五）要通过加强教育、管理、培训等方式，提高广大档案管理人员的思想觉悟和工作责任心，使他们转变工作作风，强化责任担当，真正塌下心来，带着感情仔细甄别每一份档案，确保每一份档案准确归档，无遗漏、无错误。

（作者单位：石家庄市鹿泉区档案馆）